Erfolgreiche Zertifizierung des docuvita DMS

Wir möchten Sie heute über den erfolgreichen Abschluss des TÜV/VOI-Zertifizierungsverfahrens für das docuvita DMS informieren.

Die Zertifizierung erfolgte gemäß den Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen (PK-DML) des „Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V.“ (VOI) sowie der „TÜV Informationstechnologie GmbH“ (TÜViT, TÜV GROUP NORD).

Das erteilte Zertifikat bescheinigt, dass das docuvita DMS alle Compliance-Anforderungen für einen revisions- und manipulationssicheren Einsatz in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen erfüllt.

GoBD-konforme Archivierung

Faktisch fallen heute in allen Unternehmen elektronische Belege und andere digital aufbewahrungspflichtige Unterlagen an - angefangen von Geschäftsbriefen, die per E-Mail eingehen bis hin zu elektronisch versandten Rechnungen.

Aber wie steht es mit der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung solcher Unterlagen, wie sie in den GoBD beschrieben sind? Greifen wir aus der Fülle dieser Anforderungen exemplarisch die der Unveränderbarkeit heraus: Ist es zur revisionssicheren Archivierung beispielsweise ausreichend, Belege auf dem Fileserver zu speichern? Die GoBD geben hierzu eine klare Antwort:

„Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“ [GoBD 110]

Dies bedeutet, dass eine GoBD-konforme Archivierung im Dateisystem nur mit erheblichem technischen Aufwand und entsprechenden Risiken erreicht werden kann. Ein zertifiziertes DMS dagegen unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, indem es sämtliche technischen Maßnahmen hierfür zur Verfügung stellt.

Das docuvita DMS ist daher die richtige Lösung für mittelständische Unternehmen, die Wert auf die Sicherheit legen, alles technisch Erforderliche getan zu haben.

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