Masterclasses voor de Raad festival van de ruimte 2 februari, 2017

Het ruimtelijke domein is in ontwikkeling. Hoewel het transitieproces een gezamenlijke opgave is van zowel leden van de gemeenteraad als medewerkers van de gemeentelijke organisatie, blijken de twee actoren vaak onbekenden voor elkaar. Dit is zonde, immers: onbekend maakt onbemind. Met een ochtend masterclasses wilden we beide werelden bij elkaar brengen. De masterclasses kenden een hoge opkomst en vonden plaats in een goede vertrouwde sfeer, waarbij het delen van wensen, verwachtingen en inzichten centraal stond. Tijdens de masterclasses stonden tevens drie werkvormen centraal welke in kleiner verband parallel plaatsvonden. Dit impressieverslag is een weergave daarvan.

De opening

De dag begon in de trouwzaal in het Stadhuis. De raadsleden en de ambtenaren werden, onder het genot van een kopje koffie of thee, welkom geheten door Martine Sluijter. Martine trapte de bijeenkomst af met het verhaal dat de Raad inzicht wil in de samenhang tussen verschillende projecten die erg op elkaar lijken; UPP, Beter Bestemmen, de Omgevingswet en de moties 99/155.

Lex van Eijndhoven krijgt als aanstichter van de ochtend een aantal korte vragen
Lex: ''We moeten elkaar beter begrijpen. als je dat kunt, dan wordt het beter!''
Lex: ''Voor de bewoners zijn we gewoon de gemeente.''
Lex: ''We zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit en het proces daarvan.''

Na de korte, maar krachtige speech van Lex, vond er een kahoot quiz plaats over de kaders van het duale stelsel én de spelregels met betrekking tot de samenwerking tussen ambtenaren en leden van de gemeenteraad. Iedereen kreeg na elke vraag de mogelijkheid om het antwoord toe te lichten.

Winnaar

En natuurlijk kan er maar één de winnaar zijn: Peter van Corler!

Wim van Gelder en Annechien de Gast hebben na afloop van de quiz ter voorbereiding van de masterclasses minicolleges gegeven over de Omgevingswet, Beter Bestemmen, Utrechts Plan Proces, motie 99 en 155. De verschillende onderwerpen dienen in samenhang bekeken te worden.

Komt een initiatiefnemer bij de gemeente...

Waar klop je aan als je als initiatiefnemer een idee hebt? Bij een raadslid of toch bij een ambtenaar? En nog belangrijker, wat gebeurt er daarna? Hoe leggen de raadsleden en ambtenaren contact met elkaar? Hoe zou de samenwerking verbeterd kunnen worden? Allerlei vragen die gedurende de masterclass naar voren kwamen. Dit riep de nodige reacties op bij de aanwezigen.

De masterclass begon met een fictief verhaal van Annemarie, een initiatiefneemster die vertelt hoe zij het contact met de gemeente over het realiseren van haar initiatief heeft ervaren. Tijdens het traject zou ze tegen behoorlijke drempels zijn opgelopen: het draagvlak bij direct omwonenden, uiteenlopende belangen en bestemmingsplannen die aangepast moesten worden. Kortom, het initiatief was niet 1,2,3 met de gemeente geregeld. Annemarie zocht vervolgens steun bij een raadslid, wat de vraag opriep hoe raadsleden met een dergelijke situatie omgaan. Bij wie halen ze verhaal? Halen ze eerst meer informatie op bij een ambtenaar? Hoe doe je dat en wat zijn hierin de grenzen van je rol als volksvertegenwoordiger? Ook werden perspectieven over en weer uitgewisseld, want wat lijkt je nou zo lastig in het werk van een ambtenaar? En wat lijkt je als ambtenaar complex aan het werk van een raadslid? Er was voldoende stof tot uitwisseling, een mooie opmaat voor toekomstige samenwerkingen.

Annemarie: ''Ik had meer support van de gemeente verwacht.''
Annemarie: ''Utrecht maken we samen toch?''
Marleen van Dalen en acteur Emmy van Wijk (Annemarie)
Aantekeningen gemaakt door Julia Reymond

Customer journey Omgevingsvisie

De Omgevingsvisie is een nieuw verplicht instrument uit de Omgevingswet. Het lijkt op huidige gebiedsvisies die we in Utrecht maken, maar kent een bredere en meer integrale inhoud en een ander proces. Aan de voorkant worden belanghebbenden in het gebied betrokken. We zijn hier in Utrecht mee aan het experimenteren en komen er achter dat ook de rol van de raad bij het maken van een omgevingsvisie anders kan worden ingevuld, dan nu bij gebiedsvisies. Tijdens deze masterclass zijn Mariken Gaanderse en Martine van Rijn met de leden van de gemeenteraad en ambtenaren in gesprek gegaan over de rol van de raad en elk stap die wordt doorlopen bij het maken van een omgevingsvisie. Wat houdt die rol in? Waar zien zij verbetering in? Op wat voor manieren kan daar ambtelijk in ondersteund worden? Met behulp van post-its wordt de input vanuit de groep op customer journey-prints geplakt. De input van de deelnemers is indrukwekkend. Wat vooral opvalt is dat er ruimte wordt gegeven aan het verhaal en dat beide partijen (zowel de raadsleden als de ambtenaren) daarin gehoord worden.

Jony Ferket: ''Ik vind het vervelend dat ik niet word uitgenodigd. Tegenwoordig is alles afhankelijk van toeval, wanneer de bewoners er bijvoorbeeld over spreken.''
Maarten Koning: ''Als raadsleden werden we overladen met informatie. Aan het begin was het moeilijk om te filteren, maar ik denk dat we daar beter in zijn geworden. Daarom is er nu de behoefte aan meer informatie.''

Escaperoom Omgevingswet

Samenwerken is belangrijk. Hoe stressbestendig is de samenwerking tussen raadsleden en ambtenaren? Door het interactieve bordenspel, opgezet door de twee heren van Gajes in de Bajes, worden de raadsleden en ambtenaren genoodzaakt om gezamenlijk binnen 30 minuten een stad te bouwen. Ondanks de enthousiaste deelname, slaagde slechts één van de drie groepen erin om de perfecte stad te bouwen. Niet iedereen realiseerde zich meteen dat samenwerking vereist was.

Lunch!
Afsluiting

Reflectie

Martine Sluijter, Julia Reymond en Mariken Gaanderse sloten de bijeenkomst af met een korte samenvatting van de dag. Wat hebben zij als rode draad ervaren door de drie masterclasses? Uit hun verhaal kon worden opgemaakt dat er gesproken kan worden van een succesvolle dag, waarin iedereen heeft kunnen waarnemen op welke vlakken de samenwerking tussen raadsleden en ambtenaren beter kan. Om er zeker van te zijn dat alle aanwezigen een belangrijke les hebben getrokken uit de bijeenkomst, heeft iedereen de opdracht gekregen een actiepunt op te schrijven.

Welke actiepunten nemen we mee?

Wat we morgen (anders) gaan doen:

  • Meer gemeenschap, minder politiek
  • Raad eerder betrekken in het proces
  • Beter communiceren
  • Collega's oproepen raadsleden altijd te informeren of uit te nodigen voor bijeenkomsten
  • Vaker informatie opvragen
  • Een bijpraatsessie inlassen één keer in de twee maanden
''We worden gezien als de gemeente Utrecht''

Lijst wijkregisseurs

  • Andrea Berghuizen (BS) - 0646220864
  • Frits Velthuijs (Zuid)
  • Ina Massop (Wijken LRU) - 0651534751
  • Jacolien Rutten (Wijken Oost en NO)- 0624999948/ 030-2869833
  • Kaat Smulders (NW)- 06-13394799/ tst: 69030
  • Louke Vissers (VdM) - 0651864755
  • Marjan Wertwijn (Overvecht) - 0613536652
  • Rik Kors (Zuidwest) - 0610290133/ tst: 69011
  • Wim Goedvolk (West) - 0623244597/ tst: 69944
  • Wim Goedvolk (Zuid) - 0641560333/ tst: 60170

Lijst gebiedsmanagers

  • Carla Mesman (Zuid) - 06 - 51 87 64 83
  • Karin Diederen (Overvecht) - 06 - 20 03 72 17
  • Karin Sam Sin-Vos (Oost en Noordoost) - 06 - 51 66 83 78
  • Kim de Leeuw (Noordwest) - 06 - 41 15 08 09
  • Marcel Janssen (Merwedekanaalzone)
  • Marjon van Caspel (Binnenstad) - 06 - 34 20 46 85
  • Martine Sluijter (USP) - 06 - 41 54 54 87
  • Wim Beelen (Zuidwest) - 06 - 34 20 46 99
  • Wim Greijn (West) - 06 - 34 20 46 91

Lijst raadsleden

Made with Adobe Slate

Make your words and images move.

Get Slate

Report Abuse

If you feel that this video content violates the Adobe Terms of Use, you may report this content by filling out this quick form.

To report a Copyright Violation, please follow Section 17 in the Terms of Use.