Loading

Grote werken

Hoe werk je een samehangende, efficïente en realistische communicatiestrategie uit voor alle partijen die bij grote werken betrokken zijn?

UITGAANDE VAN ZIJN ERVARING INZAKE HET COMMUNICATIEBEHEER MET BETREKKING TOT GROTE WERKEN, REIKT DIALOGIC GRAAG ENKELE TIPS EN DENKPISTES AAN.

Om de drie werven voor de uitbreiding en de renovatie van de Light Rail van Charleroi te ondersteunen is een communicatiecel opgericht die wordt begeleid door ons bureau. Hetzelfde geldt voor de toekomstige tram van Luik. Ook daar is rond de aanleg sinds 2013 een specifieke communicatiecel aan het werk. Voor dit webpagina is volop gebruik gemaakt van de werk van de beide teams.

SLEUTELS TOT HET SUCCES: DE EERSTE STAPPEN ZIJN DOORSLAGGEVEND

Kennis van het lokale dossier en het terrein zijn bepalend voor het welslagen van een communicatieopdracht rond grote werken. Die kennis moet het immers mogelijk maken om een zeer goed inzicht te krijgen in de context waarbinnen het project past. Een project waar een grote meerderheid achter staat, vereist immers een heel andere communicatieaanpak dan een contro- versieel dossier dat veel stof doet opwaaien.

Dankzij die kennis van de lokale context kan men ook de belangrijkste doelgroepen van de opdracht identificeren: buurtbewoners, handelaars, scholen, bedrijven,... al die groepen hebben hun specifieke verwachtingen en daar moet de communicatie duidelijk op afgestemd worden. Aangepaste boodschappen en zorgvuldig gekozen communicatiekanalen staan garant voor correct verspreide informatie.

Het is tevens belangrijk dat het communicatieteam bekend is bij - en erkend wordt door - de belangrijkste partijen van het project. Hoe beter de relatie met de bouwheer, de aannemers, de studiebureaus en de architecten, hoe beter de informatie kan circuleren en verspreid kan worden naar de doelgroepen toe.

En last but not least is ook de keuze van de persoon of personen die het project gestalte geeft/geven belangrijk. Inlevingsvermogen en veelzijdigheid zijn twee essentiële kwaliteiten!

Voor de communicatie rond grote werven en werken is de inrichting nodig van een specifieke ‘communicatieplek’ zoals de cel Beaux-Arts in Charleroi of jet Maison du Tram in Luik. Het betreft een fysieke locatie, toegankelijk voor het publiek

Maison du tram (Luik)
VOORBEREIDING ANTICIPEREN

Grote werken zorgen per definitie voor overlast. De communicatie vervult dan ook een cruciale rol om het einddoel van de werken duidelijk te maken, om te anticiperen op eventuele crisissituaties en om met die crisissituaties om te gaan als ze zich voordoen.

De voorbereiding omvat dus de volgende elementen:

Een persoonlijkheid geven aan het project van het team: naam, baseline en logo zorgen voor een duidelijke identificatie van degene die de boodschappen uitdraagt.

Een communicatiestrategie opstellen, een communicatieplan uitwerken en... bereid zijn om daar indien nodig van af te wijken.

Crisissituaties voorbereiden door te luisteren naar de buurtbewoners, deel te nemen aan technische vergaderingen en de sfeer op de bouwplaats op te snui- ven. Antwoorden en argumenten voorbereiden als men een crisissituatie verwacht. Breekt de crisis daadwerkelijk uit, verdoezel dan niet de waarheid maar zoek naar standpunten om ze zo aanvaardbaar mogelijk voor te stellen.

Contacten leggen, banden smeden, in alle richtingen ! Met de vertegenwoordigers van bedrijven, de bouwheer, de buurtbewoners, de schooldirecties, de politici, de lo- kale, regionale en/of nationale pers afhankelijk van de omvang van de bouwplaats.

BEGELEIDING: GEEN SPRINT. EEN MARATHON!

Een werf is een werk van lange adem dat onderhevig is aan wijzigingen in de planning, weersomstandigheden, externe beperkingen,...

Communicatie moet zich weten aan te passen aan al die veranderingen. Daar- om is het van essentieel belang om het communicatieteam te betrekken bij de werfvergaderingen. Het communicatieteam heeft de taak om de daar vergaarde informatie te ver- spreiden, maar moet ook de reacties die het ontvangt van buurtbewoners, han- delaars en politici doorspelen aan de betrokken partijen op de bouwplaats.

Om die informatiemarathon te kunnen winnen, moet het communicatieteam of de communicatieverantwoordelijke uiteraard vertrouwd zijn met alle tools die nodig zijn om de opdracht tot een goed einde te brengen, zoals blijkt uit het schema op de vorige sectie.

Net zoals de werktuigen op de werf moet het communicatieteam op alle terreinen thuis zijn en zich aan alle omstandigheden kunnen aanpassen. Het team moet te al- len tijde de meest geschikte middelen inzetten voor een goede verspreiding van de informatie in de verschillende stadia van de werken.

Het communicatieteam is tevens de bemiddelaar tussen de buurtbewoners en de wer- fleiders. Het kan door de buurtbewoners worden aangesproken, via de werfpermanentie en in het geval van Luik ook in het Maison du Tram. In crisissituaties bestaat zijn taak er dan in de dialogen te objectiveren en de partners tot bedaren te brengen om alles zo sereen mogelijk te laten verlopen.

Een efficiënt communicatieteam moet snel zijn. De huis-aan- huisfolders moeten zo gauw mogelijk bij iedereen in de bus vallen en de verschillende communicatiemiddelen zijn altijd up-to-date, zodat de buurtbewoners de situatie van dag tot dag kunnen volgen.

EEN GEHEEL VAN COMMUNICATIETOOLS
OPLEVERING: DE FAKKEL DOORGEVEN

Communicatie rond grote werken heeft uiteraard tot doel om te informeren over de voortgang van de werf, de overlast die ermee gepaard gaat enz.

Maar als de laatste rechte lijn in zicht komt, dan moet de communicatie ook de fakkel doorgeven aan de bouwheer met het oog op de eindbestemming van het bouwwerk.

Als de werken het dagelijkse leven van de buurtbewoners ernstig verstoren en er permanent contact is met hen (zie het schema op de vorige pagina), dan is het ook de rol van het communicatieteam om de buurtbewoners te betrekken bij het einde van de werken.

Afhankelijk van het soort bouwwerk kan dat vele vormen aannemen: een open- deurdag voor een nieuw gebouw of een groots evenement voor een nieuw station of lange en ingrijpende wegenwerken.

De fakkel doorgeven is ook een manier om de buurtbewoners te bedanken voor hun geduld. En de bouwheer wint dankzij dergelijke evenementen ook de sympathie terug die hij tijdens de werken min of meer is kwijtgespeeld. Ook hier zal het communicatieteam dikwijls als ‘boksbal’ of buffer hebben gediend, een rol waarop het uiteraard was voorbereid.

DE WERKEN VAN DE "MÉTRO LÉGER" IN CHARLEROI IN CIJFERS
BEWIJSMATERIAAL: EEN VERPLICHT GEHEUGENSTEUNTJE

Onze ervaring op het terrein maakt dat we veel belang hechten aan het verzamelen van beeldmateriaal over de werken (foto’s, 360°-virtuele bezoeken, video’s), en dit om diverse redenen :

De impact van een beeld is erg belangrijk in communicatie, en op openbare vergaderingen is het zoveel efficiënter om de voortgang van de werken voor te stellen aan de hand van 360°-virtuele bezoeken, dan te zeggen: “op die plaats gaan de werken goed vooruit”. Wie zoiets zegt, krijgt altijd kritiek. Dat is niet het geval met een fotoreportage of een virtu- eel bezoek!

Een video (met verhoogde realiteit) biedt volgens diezelfde logica de mogelijkheid om een project in 5 minuten voor te stellen, terwijl u met een lange uiteenzetting niet kunt garanderen dat alle aanwezigen het snappen.

Maakt u ook gebruik van sociale netwerken, dan zijn foto’s bijzonder geliefd en een garantie voor veel bezoekers. Dat geldt ook voor een traditionele web- site: fotogalerijen zijn vaak de meest bezochte pagina’s.

Met een professionele fototheek kunt u hoogwaardige documenten en presenta- ties maken die een grote overtuigingskracht hebben. Door al dat beeldmateriaal beschikken ook de volgende generaties over een volledig overzicht van de werken en de evolutie ervan.

Web-TV biedt de mogelijkheid om de voortgang van de werken aanschouwelijk te maken. Wie de fragmenten bekijkt blijft op een aangename manier op de hoogte van de activiteiten.

Created By
Dialogic Agency
Appreciate

Report Abuse

If you feel that this video content violates the Adobe Terms of Use, you may report this content by filling out this quick form.

To report a Copyright Violation, please follow Section 17 in the Terms of Use.