E-Mail Archivierung

Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige Belege werden vermehrt per E-Mail versandt. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben Unternehmen vor, alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufzubewahren. Dies trifft vor allem auch auf E-Mails und deren Dateianhänge zu. Das docuvita DMS stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Hiermit kann darüber hinaus auch gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.

Mit dem docuvita.EMailArchiver archivieren Sie E-Mails bequem und sicher in Ihrem docuvita DMS. Die zentrale Speicherung erfolgt dabei postfach- bzw. benutzerbezogen. Dadurch erhält der Benutzer standardmäßig nur Zugriff auf seine E-Mails. Durch die Unterstützung beliebiger Mail-Systeme ist der EMailArchiver universell einsetzbar. Ausgelegt auf eine vollautomatische E-Mail-Archivierung mit minimalem Administrationsaufwand, erfolgt die Anlage neuer Benutzer in der „Enterprise“-Version sogar automatisch mittels Active Directory Abgleich.

Support-Ende für Version 1.9

Zum Jahresende 2016 geht die docuvita Version 1.9 in ihren wohlverdienten Ruhestand. Ab dem 1.1.2017 werden Patches und Updates nur noch für die aktuelle Version 2.0 bereitstehen. Der Produktverkauf der Version 1.9 wird zu diesem Datum ebenfalls eingestellt.

Seit April 2014 steht die Version 2.0 zur Verfügung und hat sich in zahlreichen Kundeninstallationen bewährt. Das neue, bedienungsfreundliche Layout fand von Anfang an breite Zustimmung, und die neue Technologiebasis erweitert u.a. die Möglichkeiten, das DMS mit unterschiedlichen IT-Anwendungen interagieren zu lassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter www.docuvita.de/funktionen/schnittstellen.

Steigen Sie um auf die aktuelle Technologie! Wir beraten Sie gerne bezüglich des Versionswechsels auf docuvita 2.0.

Mobiler Web-Client

Den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Dateien haben docuvita-Anwender schon immer geschätzt, hat er ihnen doch eine enorme Flexibilität speziell unterwegs ermöglicht. Mit der neuen Erweiterung des Web-Clients ist das docuvita DMS nun noch ein Stück mobiler geworden: Was per Notebook immer schon möglich war, steht jetzt auch Nutzern von Smartphones und Tablets zur Verfügung.

Nutzer von Mobilgeräten müssen natürlich nicht auf den gewohnten Komfort der Volltext-oder der Eigenschaftensuche (Metadaten) verzichten. Auch die Bearbeitung von Workflows (z.B. für Freigaben von unterwegs) ist möglich.