Il y a cinq astuces afin de mieux gérer leur temps:

1/Prévoir, hiérarchiser et planifier: chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse "to do list", doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée. "Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément

2/ Chasser les voleur de temps: Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites. "Ce qui dérange le plus, c'est la visite d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires." Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone. "Le téléphone portable doit être considéré comme une boîte vocale, et rien de plus.

3/Bien gérer ses e-mails: Rien de pire que la messagerie pour s'installer dans une situation de passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur arrivée peut donner l'impression de travailler et d'être très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s'avère être une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. Jean-Louis Muller pratique une méthode bien précise pour limiter ce phénomène : "J'utilise des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en interne qui me sont adressés à moi seulement, les messages où plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients que je connais. Je gère en priorité ces derniers, puis les e-mails internes qui me sont destinés. Si j'ai le temps, je consulte les copies. De plus, j'ouvre ma messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner et le soir. Le reste du temps, elle est fermée. Enfin, je réponds toujours en mode déconnecté.

4/ être en stratège du temps: N'allez pas croire que le temps est uniforme. le temps se décompose en "calories" : la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la capitalisation des expériences, l'efficience probable et le plaisir. "Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers ingrédients et à maximiser les derniers", explique-t-il. Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Être un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.

5/ Prendre du recul: compare le manager à un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. "Tout le monde a l'impression d'être complètement aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion", estime-t-il. Pour résister à l'urgence, il faut donc cultiver le recul. "Les managers doivent se mettre en situation de lenteur interne , en régulant notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix." Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer le temps, mais aussi savoir prendre de la distance. Entre deux activités à haute intensité, dix minutes de "sas" s'imposent pour envisager la suite. "Lorsqu'on doit prendre une décision importante, il ne faut pas agir à chaud mais prendre connaissance de tous les éléments avant le soir et attendre le lendemain."

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