PRESENTACIÓN, PROMOCIÓN Y CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA AL EVENTO "BANCO AL PARQUE". MARZO 2017

SOMOS VIAPIN

Por más de 12 años hemos ofrecido soluciones virtuales, enfocadas en apoyar estratégicamente a las empresas en aquellos procesos que son intensivos en tiempo/recursos y que no son precisamente core de su operación.

Nuestra cultura de trabajo está enfocada a COMPRENDER LA VISIÓN DE NUESTROS CLIENTES Y COMPROMETERNOS CON SUS METAS.

OBJETIVO GENERAL

Comunicar a los micro empresarios convocados al evento "Banco al Parque" realizado por el Banco Caja Social toda la información respectiva a las diferentes fases del proyecto (invitación al desayuno, confirmación de asistencia como expositor y recordación de asistencia al evento).

Objetivos específicos:

  1. Confirmar los datos de los asistentes al desayuno, entre los 1.400 micro empresarios seleccionados entre las localidades de Bosa, Meissen y Restrepo.
  2. Comunicar a los micro empresarios si fueron seleccionados o no para ser parte del grupo de expositores del evento "Banco al parque".
  3. Recordar a los expositores seleccionados su debida asistencia al evento junto con todos los requisitos.

ESTRATEGIA

FASE 1: CONFIRMACIÓN DE DATOS Y ASISTENCIA AL DESAYUNO

En esta fase inicial Viapin llevará a cabo una gestión outbound a los 1.400 micro empresarios convocados en las localidades de Bosa, Meissen y Restrepo con el fin de reforzar la importancia y relevancia de asistir al desayuno que se va a realizar en cada una de las localidades, asimismo se confirmara los datos de las personas que afirmen su asistencia durante la llamada.

Con base en la información compartida por Bee Group, se estima que la duración de las llamadas puede tener un promedio de 3 minutos, es decir que diariamente nuestra operación podría llamar hasta 117 registros diarios.

Las bases de datos se recibirán en las siguientes fechas:

  1. Jueves 6 de abril: Recepción de 420 registros. Estos se contactaran en 3 días hábiles (6, 7 y 10 de abril).
  2. Martes 11 de abril: Recepción de 560 registros. En 3 días hábiles se realizara la gestión (11, 12 y 17 de abril).
  3. Martes 18 de abril: Recepción de 420 registros. Por solicitud de Bee Group se contactara toda la base de datos en 1 día hábil.

Una vez finalizado este primer contacto con los convocados al evento, enviaremos un SMS a la base de datos con el fin de recordar la asistencia. Con base en los resultados de nuestra plataforma de SMS identificaremos cuáles números no recibieron el mensaje y volveremos a llamar para recordar la asistencia a un máximo de 500 micro empresarios (En dado caso de que los SMS lleguen al 100% de los contactos, este tiempo lo vamos a invertir en reforzar la asistencia de algún segmento en particular definido por Bee Group).

Durante esta fase inicial nuestro equipo de calidad estará enfocado en el constante control del lenguaje y manejo de la información por parte de nuestro equipo operativo.

FASE 2: CONFIRMACIÓN DE LOS EXPOSITORES SELECCIONADOS

El día Jueves 20 de abril se espera recibir una base de datos compuesta por máximo 800 registros, los cuales se gestionaran ese mismo día con el fin de comunicarle a los asistentes al desayuno quienes fueron seleccionados para ser parte del grupo de expositores el día del evento. En dado caso de que no hayan sido seleccionados se les comunicará un mensaje de agradecimiento y se realzará la importancia de su asistencia al evento como parte del público general.

Viapin estima que la gestión durante esta fase puede tener una duración promedio de 2 minutos, esto permite llevar a cabo 175 llamadas diarias. Esta fase se realizará en 8 días hábiles.

FASE 3: RECORDACIÓN DE ASISTENCIA A LOS 40 EXPOSITORES

El día martes 2 de mayo como parte final del proyecto se espera recibir una base de máximo 100 registros de los cuales se llamará a los 40 expositores que fueron seleccionados en la fase anterior para recordar los requisitos y confirmar su participación en el evento.

LINEA INBOUND

Habilitar un número de teléfono al que los micro empresarios se puedan comunicar para corroborar la información que recibieron en campo es una estrategia muy útil para generar confianza y realzar la importancia del evento que se va a desarrollar. Así mismo este canal de comunicación permite la presentación y promoción de todas las oportunidades a las que los convocados van a tener disponibles, lo que finalmente aumentará la tasa de asistencia.

Esta gestión tiene como requisito el análisis de su capacidad diariamente, ya que inicialmente será cubierta por la misma operación outbound pero si se llega a presentar un exceso de llamadas entrantes se debe definir un recurso fijo para que no se pierdan llamadas. Esta estrategia se presenta de forma opcional y como soporte a toda la estrategia outbound.

Aspectos a Considerar:

  • Es vital que las bases de datos enviadas por Bee Group tengan números de teléfono previamente validados al momento de capturar dicha información.
  • Las bases de datos enviadas por Bee Group deben cumplir con la ley 1581 de 2012 referente a Habeas Data.
  • Si por solicitud del cliente es necesario reducir el tiempo en el cual se van a ejecutar las fases del proyecto, los tiempos de la fase 1 y 2 se podrían realizar hasta en la mitad del tiempo estimado, sin embargo nuestra propuesta económica actual se incrementaría en un 25%.

CRONOGRAMA

PERFIL DE NUESTROS AGENTES

El área de telemercadeo lleva más 10 años en nuestra compañía, esta experiencia nos ha permitido identificar y formar agentes con un perfil avanzado comercialmente y con un óptimo desempeño enfocado al servicio al cliente; lo que garantiza un personal apto y capacitado para el presente proyecto. Todos nuestros colaboradores cumplen con las siguientes características del Agente Viapin:

Apasionado por el servicio

Profesional

Innovador

PROPUESTA ECONÓMICA

Nuestra propuesta económica contempla la ejecución completa de todas las fases del proyecto para 1 evento, este valor es el mismo sin importar la ciudad en la que se lleve a cabo.

www.viapincolombia.com.

Av. Carrera 45 (Autopista), #122-56. Piso 5.

Teléfono: 1 5082030. Ext 1013. diego.morales@viapin.com

Credits:

Created with images by SPakhrin - "Hyde park" • stevepb - "coins currency investment"

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