Tres pasos para acabar con una mala gestión de tiempo. Por: Iria R. Suárez

Recordemos que el estrés es una respuesta que tenemos a nivel físico y psicológico ante una situación que sentimos que nos sobrepasa. Entonces el primer paso para disminuir nuestro nivel de estrés es modificar las condiciones cuando podemos hacerlo.

Así que lo primero que hay que hacer es administrar mejor nuestro tiempo y tomar el control de aquello que sí podemos controlar.
¡Administra mejor tu tiempo en 3 pasos y disfruta de la vida!

Recuerda que los seres humanos manejamos un aproximado de 45 minutos de atención en la misma tarea. Planea tu agenda pensando en que cada acción debe tomar máximo 45 minutos de lo contrario deberás hacer una pausa programada para recuperar tu atención y enfoque.

Toma recesos cada 45 minutos.

Paso 1: Separa lo urgente de lo importante:

Toma tu lista de pendientes y 3 hojas más. Si eres del tipo visual, te sugiero que uses colores diferentes de papel para la lista uno y dos:

Lista 1: "Acciones de Poder": Enlista las acciones que son clave para el desarrollo de tu trabajo. Elige aquellas acciones que corresponden al 20% de las acciones que te generará el 80% de los resultados. Debes elegir bien porque es ahí en donde centrarás tus esfuerzos.

Lista 2: "Lista de Pendientes": Anota ahí todo lo que tienes que hacer en algún momento y que deberás programar.

Lista 3: "Lista para quemar": Anota en esta lista todo lo que tenías en tu lista de pendientes y que al revisarlo te das cuenta de que no tienes que hacerlo. Una vez que termines de escribirlo ahí, rómpela y tírala a la basura. Esto te ayudará a decirle a tu subconsciente que no lo requieres más.

Paso 2: Delega.

Revisa las dos primeras listas y aquellas que son urgentes pero no importantes márcalas para que sean delegadas, elige quien lo realizará, define una fecha y hora para revisar primer avance, manda un correo a esa persona y agenda una entrevista para explicarle dicha tarea y sus objetivos precisos.

Muchas veces lo abrumados que nos sentimos en el trabajo es por no saber soltar y querer controlar todo lo que hacemos. Confía en tu capacidad como líder para capacitar a tu gente y delegar responsabilidades.

Si trabajas por tu cuenta, considera proveedores de servicios que te apoyen con tareas como la administración de tus redes sociales o la administración de tu negocio.

Paso 3: Agenda.

Una vez que tengas la lista de acciones agéndalas de acuerdo al paso número 1 y considera los consejos que te damos aquí. Si agendas tus acciones pendientes mentalmente te liberas de cargarlas porque ya fueron atendidas de alguna manera, ya les diste un lugar y un espacio y esto disminuirá tu nivel de estrés.

- Define un horario para revisar tu correo. Si no puedes contener el impulso de contestar todos tus correos de inmediato entonces al iniciar tu día empieza con las acciones de poder que tengas agendadas para dicho día y cuando hayas concluido al menos una, puedes darte 15 minutos para revisar y contestar correos importantes, los no importantes déjalos para el cierre de tu día. Fuera de ese horario: NO ABRAS TU CORREO! si lo haces es probable que caigas en la tentación de contestarlos y cuando lo notes, habrá pasado una hora o que te aparezcan como leídos y olvides revisarlo y contestarlo cuando tienes destinado a hacerlo.

- Al iniciar tu día concluye una tarea de principio a fin. Esto te dará una sensación de logro. Recuerda tachar de tu lista lo que vayas terminando.

- Agenda un tiempo para las interrupciones: Cuando tengas una interrupción pídele a esa persona que te busque a la hora que tienes agendada para atenderle mejor (tu hora para las interrupciones). Así sabrá que le estas dando un tiempo especial para apoyarle y no te verás envuelto en la urgencia de atenderle y parar lo que estas haciendo.

- Apaga tus conversaciones de grupo de whatsap: Lo ideal es que mantengas en silencio tu celular y agendes un tiempo para regresar las llamadas. Sobre todo cuando estás realizando alguna de tus acciones de poder. Si no te es posible por lo menos puedes apagar el sonido de tu wtsp para evitar la tentación de estar saliendo de concentración por pequeñas interrupciones. Revisa tu teléfono en tus recesos agendados y verás como te rinde el tiempo.

Siempre cierra el día revisando tus dos listas y haciendo ajustes. Programa tus acciones de poder para el día siguiente.

Todos los Derechos Reservados © México, 2014 | Iria F. Rodríguez Suárez

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Iria Rodríguez Suárez. Consultora en desarrollo organizacional, liderazgo y habilidades gerenciales, con más de 14 años de experiencia en el manejo de recursos humanos y desarrollo de talentos.
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