Loading

Yolina a testé pour vous... CM pour Cap'Com by Yolina et sarah

Les 4 et 5 décembre, a eu lieu le 31ème Forum de la communication publique et territoriale à Bordeaux : Cap’Com. À cette occasion les étudiants du master “Communication et Territoires” de l’Université Paul Sabatier étaient conviés. Certains étudiants s’étaient portés volontaires pour devenir les CM d’un séjour : moi-même, Yolina, en étais.

Je vais avoir 23 ans dans quelques jours. Depuis plus de quatre ans j’étudie la communication territoriale. Dans quelques mois j’aurai terminé mon Master et je serai donc lancée sur le marché du travail.

J’ai actuellement un train de vie plutôt calme… à un détail près. Dans quelques jours je vais devenir une des Community Manager (plus communément appelés « CM ») pour un événement majeur dans le domaine de la communication publique : le forum Cap’Com.

Je vais vous raconter mon histoire…

Là où tout a commencé…

C’est une matinée de novembre plutôt agréable, assise au fond de la classe comme à mon habitude, je suis ce matin-là un peu distraite par le bruit émanant du couloir. Toutefois, le mot « Cap’Com » prononcé par l’enseignant réussit à réveiller tout mon intérêt. Nous allions avoir l’opportunité de participer au grand forum de la communication publique qui se déroulait un mois plus tard à Bordeaux.

Il n’y a plus un bruit dans la classe, c’est alors le moment pour lui d’expliciter le programme : du mercredi 4 au jeudi 5 décembre 2019, nous allions assister à de multiples conférences et ateliers afin d’en apprendre plus sur les stratégies de communication des collectivités et plus globalement sur tous les sujets touchant à la communication publique.

Ces trois jours n’allaient pas être uniquement une partie de plaisir selon ses dires. Nous allions devoir produire un compte rendu de conférence mais aussi, pour certains, participer d’encore plus près en se transformant en : super CM pour Cap’Com.

Les mains peinent à se lever pour se porter volontaire. La tâche semble compliquée. C’est alors que dans un élan de bravoure je décide de me porter volontaire. Je n’avais jamais porté ce titre de toute mon existence, toutefois j’étais la reine des stories sur mon Instagram privé, alors pourquoi douter de mes capacités à lever des communautés ?

Mais bien sûr, ça c’était avant de comprendre les réelles attentes du métier… Parce que oui, comme vous allez le découvrir, CM est un métier de passion mais aussi et surtout de pression.

J-7 : Vous avez un nouveau message.

Une semaine avant le grand jour, je reçois un nouveau message sur ma boîte mail : « LETTRE DE CADRAGE CAP’COM ». Tous les apprentis CM de Cap’Com en sont destinataires, on peut y lire les consignes à respecter. Le nombre de tweets à publier chaque jour, les hashtags à utiliser, les types de stories à publier, boomerang, photo, interview… La liste est longue et surtout, un élément me chagrine quelque peu : nous allons devoir utiliser nos propres smartphones. Le mien a malheureusement été victime d’une chute il y a peu et est donc dans un état plus qu’inquiétant… La mission se corsait, serait-il mon allié dans cette mission?

Au milieu de ces informations, nous apprenons que nous serons en charge de l’animation des réseaux sociaux numériques avec des étudiants de l’Université Bordeaux Montaigne, mais comment nous organiser ? Allions nous les rencontrer auparavant ? Une organisation était-elle mise en place à ce sujet-là ? Nous décidons donc de contacter directement par téléphone la chargée de communication. Rapidement, nous convenons d’un rendez-vous la veille du forum afin de pouvoir bénéficier de plus d’informations et surtout, d’être un “chouia” plus rassuré concernant la mission.

J-1 :Réunion de présentation

Cap’Com est prévu sur trois jours, toutefois la première est dédiée à la visite de certains grands lieux bordelais comme la Cité du vin.

Nous-même, en tant qu’étudiants, ne sommes conviés qu’aux deux prochaines journées de conférences. Nous avons néanmoins la chance de nous y rendre un jour avant pour visiter les alentours de nous-même.

Les futurs CM doivent toutefois assister à une réunion de présentation à 15:00. Alors que les autres étudiants partent donc dans Bordeaux centre, je me dirige avec les trois autres CM de la classe vers le lieu de rendez-vous.

C’est l’agitation totale, ils sont encore en train d’installer la décoration, tester l’éclairage et les micros… Une personne nous reçoit et nous renvoie vers une autre personne, Andréane, qui nous installe par terre dans un couloir pour faire le point. Elle nous distribue le programme des 2 jours, relis les consignes envoyées par mail, on lui demande de clarifier le nombre attendu, le ton employé, si on peut employer des emojis ou pas…

Une fois avoir répondu à toutes les questions, elle part et laisse la place à une autre femme. Il s’agit de son binôme, Lucile, qui prendra des photos pendant l’événement. Elle nous prévient qu’elle nous a donné les droits Twitter et Facebook et qu’en cas de problème, on peut la contacter directement par téléphone.

Elle nous laisse toutefois carte blanche pour nous organiser entre étudiants : les étudiants de Bordeaux préfèrent qu’on décide le lendemain matin de la répartition, mais ils nous laissent toutefois comprendre qu’ils ne sont pas intéressés par le Facebook. Tout laisse donc présager que le Facebook sera pour nous…

J’avoue être un peu anxieuse, Facebook n’est vraiment pas un des réseaux avec lequel je suis la plus à l’aise et je voudrais vraiment bien réussir cette mission. Heureusement, je suis en binôme avec Simon, à deux nous avons donc plus de chances de réussir, enfin je l’espère.

Nous repassons ensuite par l’hôtel puis partons profiter de la fin de la journée avec nos camarades de classe.

Jour J : L’expérience commence.

Mercredi matin, je me lève avec appréhension. Je prends mon petit-déjeuner tout en discutant des derniers détails avec Sarah, qui prendra image et notes tout au long de cette aventure.

MERCREDI 09:00

À 09:00, nous faisons notre entrée dans les lieux : tout est très bien organisé, on nous accueille à l’entrée où on nous remet des badges avec nos prénoms, nos noms et institutions d’appartenance. Le petit déjeuner nous est ensuite offert puis nous partons à une réunion d’accueil spéciale étudiants.

Nous, CM, nous retrouvons avec les étudiants de l’Université de Bordeaux pour nous mettre d’accord sur la répartition des tâches.

Après quelques minutes de discussion, il est décidé que Simon et moi serons en charge de l’animation du Facebook pendant que les autres étudiants, dont deux de notre promotion, s’occuperont ensemble de l’animation du Twitter. Et la mission peut commencer…

MERCREDI 09:10

Malheureusement, tout ne commence pas sereinement pour notre binôme.

Petit problème pour nous : on veut publier la première story Facebook mais cela paraît impossible.

On commence à stresser : on va rater la retransmission de la grande conférence d’ouverture.

Ne sachant pas quoi faire, on regarde des tutos sur Youtube mais rien n’y fait. On demande alors aux autres étudiants mais personne ne comprend le problème.

Finalement, après 30 minutes de recherche, tout finit par devenir très clair : on ne nous a pas donné les bons droits, ceux qui nous permettent de publier avec le compte Cap’Com.

On appelle donc la chargée de communication, Lucile, qui nous donne rendez-vous directement dans le hall. Nous devons donc nous lever et déplacer toute une rangée en pleine conférence d’ouverture pour aller la retrouver. On peut dire que les CM d’un jour sont loin d’être passés inaperçus…

On finit par la retrouver dehors mais elle nous annonce que pour rectifier les droits elle a besoin de son PC. Il lui faudra donc environ 15 minutes. On en profite pour lui montrer la première story qu’on voudrait publier : elle nous conseille de la rendre plus fun avec des gifs et de la musique. Pour autant, il faut trouver le parfait juste milieu entre convivialité et professionnalisme mais surtout les gifs et musiques appropriés. Tant mieux, nous disons-nous, il nous reste donc 15 minutes pour l’améliorer. Mais autre problème : impossible de mettre des gifs et de la musique avec nos deux téléphones. Serait-ce seulement possible avec un autre téléphone ?

On abandonne donc cette idée et publions tout de même la première story après une énième vérification des fautes mais surtout après avoir replacé une bonne dizaine de fois le titre, le sous-titre, les hashtags mais aussi les gifs sur la photo. On va dire qu’on était très TRÈS pointilleux à ce moment-là et surtout très excité lors de cette première publication.

Conséquence : nous n’avons pu écouter la conférence.

MERCREDI 10:30

À peine la première story publiée, il faut penser à la deuxième. Cette matinée devient un véritable marathon.

On a une idée : aller à la fin du débat, poser des questions à une des intervenantes.

Toutefois, là encore, rien n’est simple : le micro-cravate ne fonctionne pas, après plusieurs tests on décide donc d’utiliser uniquement le microphone de nos deux téléphones, qui je le rappelle, sont en fin de vie. On va donc lui poser des questions en espérant que le bruit alentour n’interfère pas trop avec le son de sa voix. Au final, le rendu est satisfaisant même si évidemment, cela aurait pu être beaucoup mieux.

MERCREDI 11:50

Lors d’une courte pause, on apprend que les autres étudiants s’occupant du Twitter ont eux aussi quelques soucis : au nombre de sept, ils sont trop nombreux et des doublons sont présents sur le réseau social numérique mais surtout de nombreuses fautes de grammaire sont commises… Aïe…

MERCREDI 12:00

Midi sonne l’heure du grand repas pris en commun. On nous a donné une directive : ne pas nous mettre entre étudiants, cela est l’occasion de rencontrer des professionnels et de nous faire en réseau.

Toutefois, Simon et moi avons encore du travail : nous devons monter la vidéo avant qu’il ne soit trop tard pour la publier. À table, nous sommes donc peu sociables avec les autres participants : nous mettons nos écouteurs pour re-écouter la vidéo et choisir les commentaires qui l’accompagneront. On est quasiment sur nos téléphones tout le repas pour la création de cette vidéo. Si ma mère me voyait, elle aurait vite jeté mon téléphone à la poubelle !

Hop, on finit enfin le montage et la mise en forme, c’est publié. On aurait presque respiré un instant s’il n’y était l’heure de publier une autre story du repas, les commanditaires ayant insisté pour qu’on mette en avant la convivialité du forum. En plein milieu, nous sommes donc obligés de nous lever et de prendre des photos de la salle : moi qui aime être discrète, c’est raté!

On ne peut pas dire que nous avons été des plus agréables… Les discussions étaient compliquées à suivre mais surtout nous n’avons pas eu le temps de toucher à nos assiettes… Un cannelé et c’est fini.

MERCREDI 13:00

Nous ne nous sommes d’ailleurs pas attardés à la fin du repas puisque nous devions aller aux micro conférences organisées par les villes. Les autres étudiants s’occupant du twitter n’étant pas présents, et constatant l’absence de tweets sur cette conférence, on décide d’en publier un. Un verbatim, une photo, quel plaisir de ne pas avoir à arranger chaque information sur une photo !

MERCREDI 14:00

A 14:00, nous décidons de nous rendre à la conférence sur la communication de crise.

D’autres CM sont déjà présents, nous devrions donc être à d’autres conférences pour pouvoir couvrir au maximum le forum. Toutefois, on décide qu’on a bien le droit de profiter nous aussi du séjour…

Du coup, on arrive en retard et on se retrouve assis par terre au fond de l’amphithéâtre.

On arrive néanmoins à prendre un cliché intéressant qu’on publiera avec une photo et une citation. C’est une fois de plus une grande épopée, le téléphone de Simon n’ayant pas une bonne qualité de photo, on utilise le mien mais mon tactile ne me permettant pas de publier sur Facebook, on transfère continuellement les photos que je prends sur son téléphone. Nos professeurs avaient donc bien raison quand ils nous disaient qu’être un communicant c’était avant tout être un grand bricoleur.

On finit l’après-midi par un atelier. Après avoir hésité dix bonnes minutes sur le hashtag le plus adéquat parmi la liste fournie, on publie une dernière story avant de rentrer à l’hôtel et de réfléchir de nouveau à quelle story publier pour annoncer le gala de ce soir. N’ayant pas d’idée sur le moment, on décide de voir ça ce soir sur les lieux…

Nous ne le savons pas encore à ce moment là mais cette décision va nous porter préjudice.

MERCREDI 20:00

Une fois apprêtés, nous partons en tramway avec les autres étudiants de la classe vers le lieu du gala : le palais de la bourse. Arrivés, la longue file d’attente nous fait rater l’intervention sur les combats de robots. Le commanditaire nous avait pourtant demandé de la filmer mais sans nous informer de l’heure de son déroulée…

On décide de se rattraper en faisant une story boomerang où on voit le monde autour de la scène ainsi que les nombreux buffets. Simon et moi nous sommes ensuite séparés et avons chacun profité de la soirée. Les stories ont été alors quelque peu oubliées…

J+ 1 : Dernière matinée en tant que CM.

Ce jeudi matin, je me réveille avec des douleurs aux jambes. Cela s’explique sûrement par les allers-retours à piétiner que j’ai endurés hier.

Je retrouve Simon dans l’entrée de l’hôtel, on se demande alors si on a fait assez de stories hier soir… Je suis personnellement rentrée assez tôt et lui me dit ne pas y avoir pensé du tout le reste de la soirée.

JEUDI 09:00

Nouveau matin, nouvelle story. On prend le téléphone de Sarah pour mettre des gifs, le mystère fait qu’il est possible d’en mettre avec le sien. Combien de téléphones allons nous devoir utiliser pour une simple story ? Enfin “simple”… On s’entend !

Pour publier, on lui transfère donc les photos déjà prises sur mon téléphone afin de pouvoir en sélectionner une et l’agrémenter avant de poster la publication.

Alors que nous sommes assis dans l’amphithéâtre, on croise une étudiante de Bordeaux qui nous dit qu’elle a parlé à la chargée de communication qui est plutôt contente du travail de tous… sauf du nôtre hier soir. Selon elle, on n’a pas assez fait de stories. On s’en doutait… On se re-motive tout de même et reprenons les stories pour la conférence matinale.

JEUDI 10:30

A la pause, on décide de se rattraper en faisant quelques interviews. La mission se trouve plutôt complexe à mener : peu de personnes se prêtent au jeu.

On trouve un premier groupe d’étudiants mais le résultat n’est pas au rendez-vous : elles répètent avant qu’on les interroge ce qui ne paraît pas du tout naturel. À nouveau groupe, nouvel échec : on entend très peu à cause du monde dans le hall.

On décide donc d’aller mener cette mission dehors : un professionnel du Grand Paris Sud se montre volontaire. On décide de garder cette vidéo. Une nouvelle fois, il faut recadrer, couper, réécouter, ajouter des hashtags et mentions, emojis etc.

L’enthousiasme du premier jour disparaît peu à peu, on prend moins de temps à vérifier l’orthographe où les emojis utilisés… J’ai quelques peu honte d’avouer à Simon que cette mission commence à m’agacer, que bien que proche de mon téléphone au quotidien, je souhaiterai pouvoir l’éteindre un instant, ne pas avoir à respecter un planning de publication,… Je suis facilement rassurée quand il m’explique, que lui aussi, a hâte de terminer cette mission, qu’il aimerait lui aussi pouvoir simplement profiter comme tout le monde de ce forum.

JEUDI 11:00

Une fois la pause terminée, on a encore du travail… On doit trouver comment annoncer la cérémonie des prix qui aura lieu cet après-midi. On fait plusieurs vidéos mais nous ne sommes pas d’accord sur laquelle utiliser. Le point positif quand on est à deux, c’est de se faire valider ses idées et surtout une double correction des fautes mais ça a aussi ses inconvénients, deux fois plus de temps de validation et deux personnalités avec deux styles de stories bien différents ! Au bout de dix minutes de débats, on se retrouve finalement à faire des prises du haut du premier étage, debout, puis assis et à genoux, presque allongés même, on s’entortille dans tous les sens pour avoir le cadrage idéal, et cela sous les regards intrigués des participants au forum… On discute encore dix minutes du gif et de la musique à utiliser puis finissons par publier. Qui croirait que derrière une simple publication, que l’on visionne en trente secondes, il y a trente minutes de préparation ?

Nous nous dirigeons ensuite vers une conférence au hasard, il s’agira de la dernière du séjour.

JEUDI 12:00

À midi, nous nous retrouvons encore à une table avec des professionnels. Cette fois, je ne suis pas avec Simon, je me suis mise avec Sarah pour lui emprunter son téléphone et ainsi faire la dernière story du séjour. Je prends une photo, la fait valider par Simon en allant le retrouver à sa table, puis publie. À l’inverse de la veille, celle-ci ne nécessitera qu’un court instant à être créée. On est moins soucieux, on ne change pas trente fois chaque emoji et hashtags de place, on est surtout lassés oui. Une fois fait, nous voilà rassurés : c’était la dernière!

JEUDI 14:00

À 14:00 la chargée de communication de Cap’Com reprend la main sur tous les réseaux sociaux. Elle nous retire les droits et se charge donc seule de la retransmission de la cérémonie des prix.

Pour la première fois depuis le séjour, je peux enfin profiter réellement des interventions et j’ai le plaisir de ranger mon téléphone au fond de mon sac. Quel plaisir de ne pas avoir à rédiger chaque début de phrase qui peut potentiellement être le verbatim idéal d’une publication mais qui s’avère avec du recul peu pertinent. On souffle enfin !

Notre mission terminée, nous n’aurons pas eu de retour de la chargée de communication. Nous sommes donc rentrés sans vraiment savoir ce qui avait été pensé de notre travail.

J+15 : L’après Cap’Com.

C’est au final le 20 décembre que nous avons reçu un retour de Cap’Com. Ainsi, nous avons été remercié pour notre participation et invités à faire nos possibles remarques sur cette expérience mais surtout leur partager les enregistrements audios et vidéos que nous avons pu effectuer pendant le 31e Forum.

Mon bilan de l’expérience

Au final, cette expérience était très enrichissante mais m’a surtout permis de comprendre que oui, CM est un vrai métier.

Moi ainsi que les autres étudiants n’étions pas prêts à relever une telle mission sans réelle préparation. En effet, cela demande une grande organisation. Mais surtout le matériel adéquat, l’alternance entre les trois téléphones utilisés ne nous a pas facilité la tâche, tout comme l’échec avec le micro-cravate. Bien heureusement, notre faculté nous avait prêté des batteries portatives qui nous ont été plus qu’utiles.

Parallèlement, il nous aurait fallu mieux maîtriser les sujets présentés, se renseigner au préalable sur qui étaient les intervenants, quel était le moment clé de leur intervention… Aussi, nous aurions dû mieux nous répartir le travail. Savoir qui allait s’occuper de quel réseau n’était pas suffisant. Nous aurions plutôt dû nous partager bien à l’avance les conférences et les ateliers, cela aurait évité les doublons et aussi permis de ne rater aucun moment du forum.

De plus, nos posts manquaient d’homogénéité. Nous avions chacun notre propre style de post. Cela manquait de cohérence. Il nous aurait fallu préparer à l’avance un certain type de visuels par exemple. Et pourquoi ne pas avoir une plus grande liberté d’interaction avec les autres Twittos traitant de Cap’Com sur leurs réseaux personnels ?

Mise à part ces quelques « préconisations » que j’aurai envie de donner à mes successeurs pour la prochaine édition, cela m’a apporté une vraie expérience en la matière. J’ai eu l’impression d’être en constante activité durant ces trois jours, ce qui m’a d’ailleurs donné une toute autre expérience que celle qu’ont vécu mes camarades de classes non-CM. Cela avait donc ses avantages (participation à un grand événement dans mon domaine d’étude) mais aussi ses inconvénients puisque je ne pouvais pas profiter pleinement des moments pendant les conférences ou autres rencontres avec des professionnels.

De manière plus personnelle, cette expérience m’a apprise que j’étais capable d’être en charge de l’animation des réseaux sociaux lors de grands évènements mais que j’étais plus à l’aise à effectuer cette tâche au quotidien, quand il n’y a pas un nombre de publications à respecter, que je peux prendre le temps d’être créative et surtout sans ce stress du timing. Un apprentissage sur moi-même qui me servira par la suite dans mon orientation professionnelle.