Chapitre 1D La gestion du temps

I Qu'est ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps se caractérise par l'organisation de nos activités. Elle permet un acheminement au travail, plus rigoureux ainsi que plus professionnel. Différents outils permettent la mise en place de cette gestion du temps comme l'agenda ou bien le calendrier.

II Les résultats et analyses sur la gestion du temps

"Les principaux "pièges à temps" sont les imprévus et les sollicitations des collaborateurs." 485 personnes ont répondu à une sondage, et pour eux, le temps a beau être une valeur relative, il n'en reste pas moins gérable.

43.3% d'entre eux considèrent gérer leur temps de manière correcte. Les imprévus, urgences, les réunions et rendez-vous sont les facteurs les plus fréquents à l'encontre de notre organisation.

Pour éviter de mal gérer son temps de travail, il faut penser à hiérarchiser ses tâches, planifier et bien évaluer le nécessaire de chaque travail.

Pour plus des trois-quart des 485 personnes interrogées, l'utilisation d'un agenda est primordiale.

III Quelles sont les astuces afin de gérer leur temps

Il faut savoir qu'il existe différents principes pour mieux gérer son temps.

Le premier est celui de prévoir, hiérarchiser et planifier ses activités comme évoqué précédemment. Ensuite grâce à la matrice d'Eisenhower*, les tâches doivent être triées selon ce qui est "important et urgent", "urgent et non important", "non urgent et important" et "non urgent et non important".

Le second est celui de chasser les "voleurs de temps" comme par exemple, l'urgence, qui est l'un des plus fréquents. Ces parasites peuvent venir de l'exterieur comme de l'intérieur de l'entreprise.

La visite d'un collaborateur non prévu, qui s'accompagne d'un nouveau problème, fait parti de ces parasites. Pour remédier à cet exemple-ci, vous pouvez tout simplement planifier des horaires de visite que vous communiquerez à vos collaborateurs.

Ensuite prendre du recul, sur votre travail ou autre est important. Pour cela vous pouvez prendre par exemple 10 minutes pour souffler, relativiser entre deux réunions ou projets.

Lorsque vous devez prendre une décision, ne soyez pas impulsif, réagir à chaud est très mauvais et cela peut l'influencer. Si vous en avez la possibilité, repoussez cette décision pour la fin de journée ou encore au lendemain.

IV Gérer son temps au mieux : Mode d'emploi

Mode d'emploi

Gérer au mieux son temps, c'est prendre en compte cinq principes :

  • Prévoir, hiérarchiser et planifier
  • Chasser les voleurs de temps
  • Bien gérer ses documents (e-mails)
  • Etre un "stratège du temps"
  • Savoir prendre du recul

Il existe plein de petites choses qui permettent d'améliorer sa gestion du temps au sens général du terme, comme celle de la "porte" qui consiste à fermer la porte de son bureau, pour signaler aux collaborateurs, que vous ne voulez pas être déranger à l'exception d'une urgence.

L'agenda ou calendrier (rétro-planning), a pour rôle de planifier les tâches à effectuer ou rendez-vous par exemple, ce qui se défini par un gain de temps crucial.

Le téléphone lui regroupe cette fonctionnalité de pouvoir planifier ses tâches, et dans le monde du travail, il est devenu l'un des outils les plus utilisé dans la gestion du temps.

Le but de ces astuces est de pouvoir "prévoir" l'arrivée de perturbateurs comme l'urgence, les e-mails en masse etc...

Pour plus d'informations, une vidéo instructive démontrant différents aspects de la gestion du temps, est disponible ci-dessous.

Created By
Charles Baricault
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Credits:

Created with images by epicantus - "clock time hour" • Couleur - "watches old antique" • Monoar - "clock wall clock watch" • Couleur - "clock pocket watch movement" • kelseyannvere - "time clock watch" • martingreffe - "What time is It ?" • DariuszSankowski - "old retro antique" • Pexels - "accessory analog watch chain"

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