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Usages de diverses applications de l'ENT Monlycée.net Apprendre à se servir des applications messagerie, casier, espace documentaire et pages

L'ENT Île-de-France, Mon lycée. net, offre de nombreux outils qui facilitent les interactions avec collègues et élèves. Si tout n'est pas encore au point - loin de là même... - les possibilités offertes proposent une alternative sécurisée et non commerciale aux suites des grands groupes du numériques.

Même si plusieurs tutoriels très bien faits existent, nous vous proposons ici de vous présenter certaines des applications intégrées à l'ENT, en vous en suggérant certaines usages et en essayant de résoudre les difficultés qui peuvent se présenter et que nous avons nous-mêmes rencontrées. Nous évoquerons la messagerie, le casier, l'espace documentaire et les "pages".

Messagerie

Il s'agit de l'application de base de l'ENT. Elle vous permet de communiquer avec l'ensemble de la communauté de l'établissement. À ce titre, elle remplace avantageusement la communication de son adresse, même professionnelle et permet de totalement compartimenter la communication liée à la vie de l'établissement pour peu que l'ensemble des équipes jouent le jeu.

L'interface propose différentes listes déjà établies qui facilitent grandement la communication Vous pouvez ainsi envoyer des messages à l'ensemble des élèves d'une classe, à l'ensemble des collègues de l'établissement, à ceux de telle ou telle section ou encore individuellement. La recherche des groupes ou personnes s'y révèle très efficace.

Où l'on voit le menu déroulant affichant groupes ou individus quand on tape dans la barre des destinataires

L'ensemble fonctionne ainsi correctement. Il faut toutefois se méfier: il demeure parfois des bugs au niveau de l'affichage lorsque l'on atteint une grande quantité de messages dans ses boîtes de réception ou d'envoi. Tous les messages n'apparaissent pas lorsque l'on déroule la liste des messages reçus ou envoyés. Il faut donc dans certains cas plutôt passer par la fonction de recherche pour retrouver le message de tel ou tel correspondant.

Casier

Le casier permet le dépôt et l'envoi de documents (texte, image, vidéo, son...) bruts, sans message. Pour les travaux réalisés sur Internet, sur Spark Adobe Page par exemple, je demande aux étudiants de m'envoyer le lien dans un document texte.

Le casier permet d'abord d'alléger la boîte mail si vous l'employez régulièrement: dans la messagerie les informations et demandes d'information, dans le casier les travaux réalisés (à la maison ou en classe pour ceux menés en salle informatique).

Le principal inconvénient du casier réside dans son caractère a priori non hiérarchisés. Les travaux arrivent les uns derrières les autres chronologiquement. Avec plusieurs classes, cela devient rapidement difficile de s'y retrouver.

La première chose à faire est donc d'imposer aux étudiants un canevas de titrage de leurs travaux afin de mieux les identifier. Personnellement, je leur demande de titrer de la sorte: "Classe - NOM Prénom - titre de l'exercice"

Exemple d'exercices rendus via l'ENT: des intitulés qui permettent d'identifier les travaux

Mais il faut comprendre que cette application demande à être combinée avec une autre, celle de l'espace documentaire. Les travaux doivent y être copiés dans des dossiers soit préalablement créés, soit créés sur le moment même. Le plus simple étant de créer un dossier par classe, à l'intérieur duquel on créé des sous-dossiers par exercice.

On coche les documents que l'on veut copier dans l'espace documentaire puis on choisit l'option "copier dans mes documents"
Ensuite, soit on choisit un dossier déjà existant, soit on en crée un nouveau

Espace documentaire

Il s'agit donc de l'espace de stockage qui vous est propre sur l'ENT. Vous pouvez y déposer vos cours, des messages que vous souhaitez conserver ou encore les travaux rendus par les élèves comme nous venons de le voir.

Cet espace à l'avantage de pouvoir être hiérarchiser en dossiers et sous-dossiers. Il faut donc s'organiser pour en faire un outil de travail performant et efficace.

Où l'on voit dossiers et sous-dossiers

Mais c'est aussi et surtout un espace potentiellement collaboratif puisque vous pouvez partager avec étudiants et/ou collègues vos ressources. Soit des documents pris séparément, soit l'ensemble d'un dossier ou d'un sous-dossier.

On sélection un dossier en le cochant. Les options du dossier apparaissent en bas sur la bande orange. C'est là qu'on trouve la possibilité de partage.
Une fenêtre s'ouvre alors pour que nous inviter à sélectionner les personnes ou groupes de personnes avec qui l'on veut partager de document ou le dossier.

Les limites actuelles de l'outil me semble résider dans son ergonomie encore approximative. Ainsi, le choix d'affichage que vous pourrez faire de vos dossiers ou documents ne s'enregistre pas et l'on revient toujours à l'affichage par icônes même si l'on préfère, par exemple, un affichage de type liste, plus pratique pour les partages, notamment à la racine de l'espace documentaire.

"Pages"

L'appli "Pages" offre la possibilité de créer des simili pages web que l'on peut partager en interne ou de manière public. Elle se présente d'abord sous la forme d'un répertoire des différents "projets", ou pages ou dossiers de pages, que l'on a soi-même développés, qui ont été partagés spécifiquement avec nous ou qui ont été diffusés de manière publique

Mes projets: une page par classe, chacune organisée en différentes pages regroupant cours et travaux à dimension collective

Lorsqu'on choisit de créer un projet, l'application nous offre le choix - ou pas, selon les paramètre d'utilisation de l'ENT par notre établissement - de créer un projet interne, qui ne sera donc consultable que par les gens de l'établissement avec lesquels vous partagerez votre ressource, ou de créer un projet public que vous pourrez de même partager de manière privilégiée mais qui sera également consultable par quiconque disposera du lien et qui apparaitra dans les "projets publics".

Où l'on voit que dans mon établissement, il n'est pas encore possible de créer un projet public...
Comme pour le reste de l'ENT, cliquer une fois sur un dossier ou un contenu permet d'ouvrir en bas dans la bande orange les options de partage (avec classes et/ou collègues).

"Pages" s'ouvre alors sur une première page Internet que vous allez structurer à l'aide de "sniplets", c'est-à-dire de contenants divers qui vont des simples textes que l'on va taper et mettre en forme aux images, vidéo, ressources sonores ou éléments provenant des autres applications de l'ENT comme l'espace documentaire ou les blogs.

Comment apparaît la première page, avec à gauche l'élément de navigation qui permet de passer d'une page à l'autre et à droite le titre de la page actuelle
le volet des sniplets, à droite, que l'on peut ouvrier ou refermer. Il faut saisir les éléments pour les insérer dans la page.

L'intérêt de "Pages" réside d'abord dans le fait de proposer aux élèves une ressource unique dans laquelle il retrouveront fiches techniques, cours et documents divers produits par l'enseignant.

On voit ici les fiches méthodologiques importées depuis l'espace documentaire ainsi que les premiers cours sous Spark Page intégrés directement dans Pages

Mais il constitue surtout un formidable support de compilation des travaux collectifs et mutualisables des élèves et étudiants. Ainsi, en BTS, je fais réaliser des exposés et fiches de lecture/visionnage mis à disposition de l'ensemble de la classe sur les thèmes au programme et les divers compte-rendus sont également communiqués au groupe et travaillés et repris en tant que tels

Des exposés sur le corps réalisés par des BTS 2e année
Page de fiches de lecture/visionnage partagée via l'appli à tous les étudiants de la classe
Comptes-rendus d'une sortie réalisés par des étudiants de 1e année de BTS NDRC

"Pages" permet également d'héberger des contenus vidéo et/ou sonores que l'on peut stocker ou diffuser, en interne. Ici, des enregistrements sonores de discours.

Quelques uns des enregistrements des étudiants, directement hébergés par l'ENT

L'appli "Pages" permet d'introduire également des éléments extérieurs à l'environnement de l'ENT. Les contenu multimédia nous invitent ainsi à insérer des vidéos provenant des grandes plateformes du secteur: Youtube, Dailymotion ou Vimeo.

Fenêtre qui s'ouvre lorsque l'on a placé un élément multimédia dans notre page puis que l'on clique sur "sélectionner une vidéo".

Il est également possible d'insérer des contenus en dehors de ces plateforme, pour peu que l'on utilise les bons codes informatiques. Il suffit pour cela, la plupart du temps, de récupérer les codes dits "embed" des autres supports d'origine, et/ou de les aménager à la marge.

Par exemple, utilisant beaucoup la suite Spark Adobe, j'utilise le code récupéré sur mes propres Spark pour ensuite l'adapter pour les travaux rendus par mes étudiants sur le même support.

Dans Spark Page, il y a un lien "embed" dans l'onglet "Share" de ses productions
Il apparaît ensuite sous la forme d'un code qu'il faut coller dans l'espace prévu dans l'ENT
Le résultat du code collé dans le contenu multimédia de "Pages"

Au final, le code aménageable est le suivant:

<script id="asp-embed-script" data-zindex="1000000" type="text/javascript" charset="utf-8" src="https://spark.adobe.com/page-embed.js"></script><a class="asp-embed-link" target="_blank" href="https://spark.adobe.com/page/XXX/"><img src="https://qa.adobeprojectm.com/page/XXX/embed.jpg?buster=YYY" alt="Adobe Spark Page" style="width:100%" border="0" /></a>

Dans lequel il faut remplacer "XXX" par la suite de chiffres et de lettres qui identifie la page Spark et que l'on peut nommer en remplaçant "Adobe Spark Page" par le titre que l'on souhaite. Les "YYY" n'ont pas vraiment d'importance.

Le code qui identifie la page Spark Adobe

"Pages" constitue donc un support précieux qui offre un alternative à des supports extérieurs privés du même genre.

Restent quelques soucis d'ergonomie non réglés à ce jour, notamment avec les contenus multimédia. Des problèmes d'affichages apparaissent qui demandent d'actualiser la page Internet régulièrement et de faire attention à ajouter dans un premier temps les contenus en bas de page, quitte à les remonter plus tard, pour éviter que certains éléments n'en écrasent d'autres.

Created By
aurélien pigeat
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