Uso de documentos e processos eletrônicos na Administração Pública

Informatização dos processos judiciais

Iniciativa Processo Administrativo Digital (e-Processo) da Receita Federal é implementada.

Isso acaba com o uso do papel nos processos para os contribuintes que possuem certificação digital. Eles podem entregar documentos, peticionar, apresentar pedidos, recibos, tudo de forma eletrônica.

Processo Eletrônico Nacional (PEN) é formalizado, por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico

Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é ofertado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) como solução para o PEN

O PEN é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público.

A Portaria Conjunta nº 3/2014 institui o modelo de governança do SEI, no âmbito do PEN.

Cenário da Prefeitura:

• Problemas no arquivo municipal
• Necessidade de lidar com papéis existentes
• Parar de gerar novos arquivos

Prefeitura de São Paulo assina o acordo de cooperação técnica para uso do SEI

O evento contou com a presença do prefeito Fernando Haddad, da secretária de Planejamento, Orçamento e Gestão (Sempla), Leda Paulani, do presidente da Prodam, Márcio de Andrade Bellisomi, e do desembargador Tadaaqui Hirose, presidente do TRF4.

Implantação do Processo Eletrônico na Prefeitura de São Paulo

Decreto 55.838 institui o SEI na Prefeitura

Entre as disposições estão: os documentos digitalizados preservam a mesma força probante do documento que os originou; a utilização do SEI é obrigatória para as Secretarias Municipais, Controladoria Geral do Município, Subprefeituras, Autarquias, Fundações e Empresas Públicas Municipais; a gestão e a manutenção do SEI ficam a cargo da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão (SEMPLA).

Portaria SEMPLA 04/2015 prevê a migração de alguns processos orçamentários

O prefeito Fernando Haddad inaugura o SEI, assinando o primeiro decreto eletrônico, que se refere a um crédito adicional

Entra no ar, acessível pelo portal da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (hoje Secretaria Municipal de Gestão), a página do processo eletrônico, com explicações sobre o sistema, histórico, legislação pertinente, capacitação, notícias e o link para o SEI

Início da utilização para fiscalização tributária e movimentação orçamentária de todos os órgãos

“As primeiras ações a serem realizadas dentro do SEI são aquelas referentes a algumas atividades de movimentação do orçamento, por terem fluxo padrão, relativamente simples, e envolverem todas as instâncias da prefeitura”, declara Danilo Bertazzi, coordenador de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação (CGTIC).

Portaria SEMPLA 05/2015 prevê a migração de alguns processos de fiscalização tributária

Os processos da Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico (SF) começam a ser atuados pela via eletrônica nas Praças de Atendimento: todos os processos administrativos referentes a recursos de autos de infração do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), da Taxa de Fiscalização de Estabelecimentos (TFE) e da Taxa de Fiscalização de Anúncios (TFA).

Curso de capacitação é totalmente reformulado, ganhando novo material didático, composto de um plano de ensino e uma nova apresentação de slides

Também foi desenvolvido um novo manual do usuário, um recurso fundamental de apoio aos usuários após a conclusão da capacitação.

A reestruturação possibilita aos servidores participar mais ativamente da implantação do Processo Eletrônico, opinando e sugerindo mudanças na capacitação a partir de avaliação eletrônica.

“Dentre as principais novidades, está a inserção de informações que orientam o servidor em como a realidade dele muda. De que maneira difere o processo em papel do eletrônico. Nesse aspecto, desloca-se o sentido de um curso de SEI para curso de Processo Eletrônico na prefeitura”, explica Pedro Henrique Campos, coordenador do projeto.

Todo material foi elaborado pela equipe do Processo Eletrônico com base nos dados de suporte e monitoramento do SEI entre janeiro e março de 2015, e avaliações feitas pelos instrutores responsáveis pela capacitação.

Com a ampliação do número de vagas para os cursos de capacitação para a utilização do SEI, chega-se ao marco de 3 mil servidores qualificados pela Emasp

A capacitação dos servidores públicos teve início em 10/12/2014 e as vagas foram ampliadas de 40 para 80 por dia. O curso realizado pela Prodam é presencial e, desde 15/4, passou de 8 para 4 horas duração.

“O curso é fácil e interativo e seu conteúdo foi compactado, diminuindo a parte teórica”, explica Salatiel Ribeiro, gerente de Treinamento a Clientes (GVT).

Processo Eletrônico é apresentado à Escola Superior de Gestão de Contas Públicas do Tribunal de Contas do Município de São Paulo

No encontro, esteve presente o coordenador da CGTIC da Secretaria de Gestão da prefeitura, Danilo Bertazzi, o coordenador de tecnologia da Secretaria de Finanças (SF), André Tomiatto, e a chefe de gabinete de SF, Kélvia de Albuquerque.

Portaria SMG 44/2015 prevê a migração de um processo de repasse da SME e a migração de compras, contratações e pagamentos decorrentes

Portaria nº 61/2015 regulamenta os procedimentos para a utilização do SEI pelos órgãos da Administração pública municipal e definiu os parâmetros para a migração

As novas regras oferecem segurança jurídica adicional em casos como de guarda e digitalização de documentos e de assinatura e vista dos processos, entre outros, em comparação com o sistema tradicional.

O novo regulamento ainda estabelece como se dará a vista eletrônica dos processos, que é muito mais ágil e econômica. No novo sistema, a parte interessada tem assegurado direito a vista de um processo e pode pedir vista diretamente ou por meio de seu representante legal.

A portaria também institui o Boletim Eletrônico de Serviço, um veículo para a publicação exclusiva de documentos gerados pelo SEI. A página do boletim na internet é pública e disponível para acesso por qualquer cidadão sem o cadastramento prévio.

Decreto do Governo Federal estabelece a tramitação eletrônica de documentos como regra para o governo e o prazo de dois anos para a completa adesão ao novo modelo

“Esse decreto trouxe segurança jurídica à expansão do Processo Eletrônico Nacional (PEN) que já tem causado uma verdadeira revolução na forma como se tramitam documentos e processos administrativos nos órgãos e que agora pode ser expandido para alcançar toda a administração federal”, afirma Cristiano Heckert, secretário de Logística e Tecnologia da Informação do MP.

Publicada a Portaria SMG 01/2016 que prevê a migração de 13 processos da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico, processos de Recursos Humanos, entre outros

Os novos processos de Recursos Humanos da Prefeitura que tratam de autorização para abertura de concurso público, autorização para contratação emergencial de pessoal, pedido de autorização de nomeação de aprovados em concurso público, nomeação para cargo em comissão e desligamento de cargo de comissão passam a ser autuados exclusivamente pelo SEI.

Portaria nº 26/2016 prevê a migração de 15 novos tipos de processos da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico (SF)

A Portaria marca um esforço conjunto de SMG com a SF para transferir para o ambiente eletrônico todos os processos administrativos desta última secretaria.

Evento de comemoração do primeiro aniversário da implantação do Processo Eletrônico

O evento, organizado pela Equipe do Processo Eletrônico, contou com a presença de representantes das Secretarias Municipais de Educação e da SF, do Secretário Municipal de Gestão, Valter Correia da Silva, da Secretária-Adjunta de Gestão, Cristina Kiomi Mori, e do Prefeito Fernando Haddad.

Mais de 130 servidores municipais que já utilizam o sistema acompanharam as discussões, bem como conselheiros do Tribunal de Contas do Município e representantes de Secretarias Municipais.

Prefeitura ultrapassa a marca de 100 mil processos tramitados no SEI

Migram 109 tipos de processos em todas as 27 secretarias e 32 subprefeituras, além das autarquias, fundações e empresas públicas municipais.

Somente em 2016, aproximadamente 25% de todos os processos administrativos da Prefeitura são gerados no SEI, mais que o dobro da proporção do ano anterior.

Novos procedimentos para conceder acesso aos órgãos de controle interno e externo a processos no SEI são publicados na Portaria SMG Nº154/2016

Os órgãos de controle devem enviar solicitações por escrito e devidamente justificadas para a chefia da unidade detentora do processo, que deve digitalizá-la. Posteriormente, a unidade deve tramitar o processo em até dois dias úteis para a unidade indicada no SEI.

Depois de tramitado, os agentes de controle terão acesso permanente ao processo. O perfil de acesso concedido aos agentes de controle permitirá somente o acesso aos processos específicos e a visualização integral das informações de tramitação dos processos auditados e do conteúdo dos documentos a eles juntados, mas não permitirá a inclusão, a assinatura de documentos nem a tramitação do processo para outras unidades.

Prefeitura passa a autuar mais processos eletrônicos que em papel: 53,5% são gerados no SEI

O valor é o dobro da proporção de 2016, ano em que a Prefeitura teve 25% dos seus processos administrativos autuados no SEI. Desde 2015, são gerados mais de 182 mil processos no SEI.

Projeto de implantação do SEI na Prefeitura é escolhido como um dos 24 finalistas do 12° Prêmio Mario Covas

Dentre as 212 iniciativas inscritas, o projeto concorre com outras 11 iniciativas inovadoras na categoria Melhoria da Gestão Governamental na Administração Pública do Estado e do Município.

O Prêmio, que existe desde 2004 e é realizado pela Escola de Governo e Administração Pública (Egap) da Secretaria Estadual de Planejamento e Gestão, tem como objetivo incentivar e reconhecer as boas práticas de gestão promovidas por servidores públicos, que aprimoram processos governamentais ou de prestação de serviços aos cidadãos.

70% dos Processos da Prefeitura são autuados no SEI

São quase 240 tipos de processos autuados em meio eletrônico e mais de 21 mil servidores capacitados para utilizar o sistema.

A marca de 70% é a mais alta desde a implementação. Desde 2015, foram gerados mais de 280 mil processos no SEI.

Assuntos migrados ao SEI começam a ser desativados no Simproc

Mais de 10,4 milhões folhas em formato A4 são economizadas, o equivalente a 90 campos de futebol profissional ou à altura de 8,7 prédios do Banespa

Como a autuação do processo deixa de ser feita em papel e passa a tramitar exclusivamente por meio eletrônico, um dos maiores benefícios do SEI está na redução do volume de papel gasto pela prefeitura na impressão de documentos.

Além da preservação de árvores, a diminuição do volume de papel gasto nos processos administrativos colabora também para a redução do gasto público na compra, transporte e armazenamento, bem como dá celeridade, e transparência e segurança para as informações dos processos.

Lançamento do Painel de Evolução dos Processos Eletrônicos (PEPE), que fornece relatórios sobre a evolução e o andamento dos processos gerados no SEI

O início da utilização representa o cumprimento de uma das três linhas de ação do Projeto 58 – São Paulo Digital, do Programa de Metas 2017-2020.

Os painéis de dados fornecem tais informações:

• Indicadores gerais
• Evolução do projeto
• Controle de estoques
• Análise de dados

Portaria Conjunta SMG-SMIT Nº 8/2017 prevê que a tramitação de ofícios seja realizada exclusivamente pelo SEI

Caso o ofício recebido seja de um órgão ou unidade da administração direta ou indireta da Prefeitura, o ofício deve ser recusado e devolvido à unidade de origem, de acordo com os termos do Art. 52 da Portaria 61/15 da SMG.

Caso o ofício recebido seja de um órgão ou entidade externa à Prefeitura (Câmara dos Vereadores, Ministério Público, Tribunal de Contas etc.), o documento em papel deve ser digitalizado e tramitado dentro do SEI para a unidade responsável.

Aplicativo do SEI está disponível para download nos celulares e tablets

Com uma interface amigável, o software proporciona eficiência na consulta, tramitação e assinatura dos processos; sem a necessidade de utilização do navegador padrão do dispositivo móvel, que não permitia a operação de todas as funções do sistema.

Com o aplicativo, o usuário pode:

• Assinar documentos
• Pesquisar e tramitar processos
• Consultar e gerir grupos de acompanhamento especial
• Visualizar o conteúdo de documentos internos e externos

Publicadas as novas regras para o uso do SEI, através da Portaria Conjunta nº 1/SMG/SMIT/2018, revogando a Portaria SMG nº 61/15

As atualizações buscam alinhar o uso do SEI com outras medidas e ações da administração pública, como os esforços de transparência ativa e economicidade sobre os processos administrativos e a reestruturação da Política de Gestão Documental do Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017.

As principais novidades são o requerimento eletrônico, o nível de acesso e os procedimentos para vista de processos. Além disso, há melhorias no credenciamento e perfis de acesso, na tramitação e instrução dos processos, nos procedimentos de migração de processos e os casos de indisponibilidade do SEI.

Compra e distribuição de scanners Kodak pela SMIT a cada praça de atendimento

Última Portaria de migração de processos para o SEI é publicada (Portaria Conjunta SMG-SMIT nº 03/18)