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Digitale Kollaboration in Non-Profit-Teams. Effektiver Arbeiten in Organisationen

Vereinsarbeit basiert auf Teamwork. Heutzutage gibt es einige digitale Helferlein, die die Zusammenarbeit erleichtern. In diesem Beitrag lernst du drei Tools kennen, mit denen Kommunikation, Projekt- und Dateimanagement leicht von der Hand gehen.

Wie können wir digital zusammenarbeiten?

In Teamsitzungen arbeitest du mit deinem Team vermutlich ziemlich analog zusammen: Protokolle, Notizen, To-Do-Listen auf Papier… Der Umstieg auf digitale Tools für die Kollaboration bringt daher einige Vorteile mit sich:

  • alle können mitarbeiten: Jedes Teammitglied wird eingebunden, auch wenn es nicht zur Versammlung kommen kann.
  • personenunabhängig: Essentielle Informationen stecken nicht mehr ausschließlich im Notizbuch des Verantwortlichen.
  • zeit- und ortsunabhängig: Nutzt das Meeting für die wirklich wichtigen Dinge und lagert organisatorisches auf die Tools aus.
  • Speicherung in der Cloud: Eure Informationen sind immer aktuell und synchronisiert.
  • Wissensmanagement: Informationen gehen nicht mehr verloren, wenn jemand das Team verlässt.

Digitale Tools für Kollaboration

E-Mails mit Dokumenten im Anhang hin- und herschicken? Das geht viel unkomplizierter und effizienter! Im Folgenden lernst du drei verschiedene digitale Kollaborationstools und mögliche Anwendungsfälle kennen. Das Beste? Alle vorgestellten Tools sind in der Basisversion kostenlos!

1. Slack

Wie kommunizierst du mit deinen Teamkollegen? E-Mail, WhatsApp, Facebook-Nachricht, SMS, Brief? Eine Vielzahl an Kommunikationskanälen gleichzeitig zu benutzen, schadet der Übersichtlichkeit und strapaziert letztendlich die Nerven.

Eine Lösung ist das Tool Slack: Es dient als Kommunikationszentrale für alle Gespräche rund um den Verein. Damit macht es nervige E-Mail-Konversationen überflüssig. Mit Slack sind alle Unterhaltungen an einem Ort. Neue Nachrichten verschwinden nicht im Postfach und der Kontext ist immer auf einen Blick erkennbar.

Optisch erinnert Slack an einen Chatroom mit verschiedenen Räumen, genannt Channels. Man kann verschiedene Channels anlegen: sowohl offene, die für alle Teammitglieder zugänglich sind, als auch geheime, die dann nur vom Vorstand oder bestimmten Teams benutzt werden können.

Alles rund um die Planung des Sommerfests landet dann also im Channel #sommerfest, eine wichtige Nachricht für alle im Channel #allgemein. Auch Privatnachrichten können Nutzerinnen und Nutzer zudem miteinander austauschen, ohne dass diese im Channel für andere sichtbar sind.

Man kann Slack im Browser nutzen, oder sich die App für verschiedene Geräte herunterladen. Besonders praktisch: die Einstellungsmöglichkeiten für Benachrichtigungen. Die Nutzerinnen und Nutzer können beispielsweise einstellen, dass sie nur zwischen 8 und 17 Uhr Benachrichtigungen erhalten möchten. So lässt sich die Vereinsarbeit besser von der Freizeit abgrenzen.

Slack ist jedoch nicht nur ein Chat, sondern verfügt über die Möglichkeit, sich mit anderen Tools (z.B. Trello, siehe unten) oder Apps zu verbinden. In diesem Video bekommst du einen Eindruck von Slack als Kommunikationstool für deinen Verein:

Anwendungsfälle für Slack:

  • Gespräche und Planungen innerhalb eines Teams, z.B. die Planung des Sommerfests durch das Eventteam
  • Privat- und Gruppennachrichten schreiben
  • Über einen Vorschlag oder Entwurf abstimmen
  • Blogs oder Nachrichten via RSS abonnieren

2. Trello

Trello ist eine multifunktionale Projektmanagement-Anwendung. Um mit Trello loszulegen, erstellt man ein Board. Darauf kann man dann verschiedene Listen anlegen, und den Listen wiederum Karten zuweisen. Klingt abstrakt? Ist es zugegebenermaßen auch. Dafür ist Trello unendlich flexibel. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wofür man Trello nutzen kann.

In dem Blogartikel von erzähl davon werden fünf Möglichkeiten für Trello in der Vereinsarbeit vorgestellt. In dieser Sammlung gibt es außergewöhnliche Trello-Boards zum Nachmachen. Trello eignet sich besonders gut für die Zusammenarbeit im Team, weil Aufgaben an einzelne Teammitglieder übertragen und mit Deadlines und Erinnerungen versehen werden können. Plant man etwa in der Teamsitzung (oder in Slack, siehe oben) das Sommerfest, so können die Aufgaben direkt in Trello übertragen und zugeordnet werden.

Der aktuelle Stand ist dann für alle einsehbar und To-Dos werden nicht in den Kalendern von Einzelpersonen vergessen. Trello bringt viele verschiedene Funktionen mit und lässt sich mit sogenannten Power-Ups sogar noch erweitern.

Integration anderer Tools in Trello

Aber lass dich davon nicht einschüchtern! Picke dir die Funktionen raus, die du wirklich brauchst. Ebenso wie Slack kannst du Trello einfach im Browser aufrufen, oder dir die App für verschiedene Plattformen herunterladen.

Anwendungsfälle für Trello:

  • Ein einzelnes Event (z.B. Feier, Turnier, Ausflug) planen
  • Vorlagen und Checklisten für wiederkehrende Aufgaben speichern
  • Einen Redaktionsplan für die Vereinskommunikation (Newsletter, Social Media, Blog, Postaussendungen, …) anlegen
  • Den Überblick über die Jahresplanung behalten
Trello Board

3. Google Drive

Der IT-Riese Google stellt mit Google Drive allen Non-Profits kostenfrei 30 Gigabyte Cloud-Speicher für Dateien zur Verfügung. Mit dabei sind vier weitere Apps: Google Docs (für Texte), Tabellen, Präsentationen und Formulare. In den Funktionen ähneln die Google-Apps den bekannten Microsoft-Programmen Word, Excel und PowerPoint. Am Computer kann man die Apps einfach über den Browser aufrufen und benutzen. Für mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets gibt es Apps in den jeweiligen App Stores. Alle Änderungen werden in der Cloud gespeichert. Man kann problemlos zwischen Geräten wechseln.

Anwendungsfälle für Google Drive:

  • Mit mehreren Personen einen Förderantrag mit Google Docs schreiben
  • Anmeldungen zu Veranstaltungen per Google Formular entgegennehmen und per Google Tabellen verwalten
  • Wichtige Dateien (z.B. Leitfäden, Protokolle oder die Vereinssatzung) per Google Drive für alle Mitglieder freigeben
  • Einen Blogbeitrag von anderen Mitgliedern korrigieren und kommentieren lassen

Nächste Schritte zur digitalen Kollaboration

Hast du nun Lust bekommen, auf digitale Kollaborations-Tools umzusteigen?

Super! Die hier präsentierten Tools Slack, Trello und Google Drive sind nur ein Ausschnitt Eurer Möglichkeiten.

Für den Umstieg geben wir dir noch drei Tipps:

1. Nicht Hals über Kopf anmelden, sondern erst prüfen: Welche Funktionen brauchen wir? Passt dieses Tool zu uns?

2. Kommuniziere den Umstieg auf das Tool in deinem Team frühzeitig. Bereite die Einführung vor, damit alles reibungslos klappt.

3. Alle Mitglieder sollten im Umgang mit dem Tool geschult werden, z.B. bei einem gemeinsamen Workshop oder indem du eine Anleitung als Video oder PDF bereitstellst.

Denke daran: Das Tool soll eure Arbeit unterstützen und vereinfachen, nicht unnötig kompliziert machen!

Möchtest du mehr darüber lernen, wie du Slack und Trello für die interne Kommunikation in deinem Verein einsetzen kannst? Im kostenlosen Onlinekurs „Digitale Teamkommunikation“ auf erzaehldavon.de lernst du diese beiden Tools besser kennen.

unsere Gastautorin:

Ich bin Katrin und beschäftigte mich damit, wie man mit Kommunikation die Welt ein bisschen besser machen kann. Non-Profits können auf meiner Plattform erzaehldavon.de Onlinekurse zu Kommunikation besuchen und für alle, die ihr Herzensprojekt starten wollen, gibt's Inspiration auf heulnichtmachdoch.de

Credits:

www.unsplash.com www.erzähldavon.de

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