Organizacije nositeljice Erasmus akreditacije u području obrazovanja odraslih za prijavu projekta u Ključnoj aktivnosti 1 trebaju ispuniti online obrazac KA121-ADU. Obrazac je dostupan na sljedećoj poveznici. Budite pažljivi pri odabiru, kako biste izabrali ispravan obrazac koji odgovara području i aktivnosti za koju se vaša organizacija prijavljuje.
Jednom kada započnete s procesom ispunjavanja uneseni podaci se automatski spremaju, a obrazac je dostupan za uređivanje sve do konačnog podnošenja, najkasnije do 19 veljače 2023. u 12:00 sati po briselskom vremenu. Obrazac je u svakom trenutku moguće preuzeti u PDF formatu.
SAVJET!!! Zbog velikog broja prijava moguće su poteškoće u pristupu online sustavu pa je preporuka podnijeti prijavu što ranije, svakako prije krajnjeg roka za podnošenje. Preporuka je da započnete s radom na prijavi što ranije kako biste imali dovoljno vremena za uređivanje prijave i podnijeli je prije krajnjeg roka.
Nakon što otvorite relevantni prijavni obrazac KA121-ADU, krenite redom s ispunjavanjem prijave, slijedeći izbornik na lijevoj strani obrasca u kojem su vidljivi svi dijelovi prijave koje je potrebno ispuniti. Određeni ispunjeni dijelovi obrasca uvjetuju otvaranje novih dijelova, a određeni segmenti automatski se popunjavaju unosom podataka u neki od prethodnih dijelova prijave. Sva polja označena crvenom zvjezdicom obavezna su za unos traženih podataka. Kada dio obrasca ispunite u cijelosti u izborniku će se pojaviti zelena kvačica.
ACCREDITATION
U prvom dijelu prijave potrebno je upisati OID-broj organizacije, nakon čega će se ostala polja s podacima organizacije automatski popuniti. Unosom OID-broja, sustav će prepoznati radi li se o akreditaciji za individualnu organizaciju ili o koordinatoru konzorcija, što će utjecati na polja za unos podataka u dijelu Participating Organisations.
Sustav će vam automatski odrediti trajanje projekta od 15 mjeseci, od 1.6.2025. do 31.8.2026., budući da je to početno trajanje svakog projekta koji se prijavljuje u okviru akreditacije. Također, automatski će se odrediti šifra hrvatske nacionalne agencije (HR01-Agencija za mobilnost i programe EU) te jezik na kojem ćete ispunjavati obrazac (hrvatski).
PARTICIPATING ORGANISATIONS
Odabirom rubrike Participating Organisations, u slučaju akreditacije za individualnu organizaciju, naći ćete već popunjena polja Applicant details, a obavezni ste unijeti ime zakonskog zastupnika koji potpisuje Izjavu časti (Declaration on Honour).
U slučaju akreditacije dodijeljene konzorciju, sve se organizacije članice konzorcija trebaju prije podnošenja prijave registrirati putem Erasmus+ and European Solidarity Corps portala - dio Organisations - Register my organisation kako bi im bio dodijeljen OID-broj koji se unosi u prijavni obrazac.
Kako biste registrirali organizaciju, potrebno je najprije kreirati EU Login račun. Registracija organizacija izvršava se samo jednom i nije ju potrebno ponavljati pri budućim prijavama projekata, stoga već registrirane organizacije mogu na portalu provjeriti točnost informacija i preuzeti OID-broj.
U obrazac je potrebno unijeti podatke za sve organizacije članice konzorcija: koordinatora konzorcija (Applicant organisation), članice konzorcija (Consortium members) te ukoliko ih planirate uključiti u projekt, organizacije koje pružaju potporu (Supporting organisations).
Ako ste pozitivno odgovorili na pitanje planirate li uključiti i Supporting organisations, otvaraju se nova polja za unos podataka. Vrlo je važno da proučite informacije iz Vodiča koje se tiču uloge Supporting organisations i zadataka koje one smiju provoditi. Uloga Supporting organisations vezana je isključivo za praktične aspekte provedbe i ne može preuzeti provedbu projekta, sudjelovati u pisanju projekta ili imati pristup alatima EK u ime prijavitelja. Sve odluke koje se tiču sadržaja, kvalitete i rezultata provedbe (izbora aktivnosti i organizacije domaćina, trajanja aktivnosti, definiranja i evaluacije ishoda učenja) mora donijeti organizacija prijavitelj kojoj su odobrena financijska sredstva. Preporuka je da se uključivanje Supporting organisations planira u iznimnim situacijama koje u odgovorima na pitanja treba jasno opisati. Naime, i organizaciju logističkih aspekata provedbe treba razumjeti kao priliku za učenje.
Za dodavanje članice konzorcija kliknite na plavu ikonu Add a consortium member.
ERASMUS PLAN
Dio prijave Erasmus plan koji se sastoji od ciljeva (Objectives) i planiranih aktivnosti (Planned activities) automatski se popunjava podacima iz inicijalne prijave za Erasmus akreditaciju, sukladno odobrenoj prijavi, odnosno Obavijesti o rezultatima koju su akreditirane organizacije zaprimile te njihovoj Izjavi o prihvaćanju Erasmus akreditacije.
ACTIVITIES
U ovom dijelu prijave dajete informacije o aktivnostima mobilnosti koje planirate organizirati i iznosu EU financiranja koje tražite za njihovu provedbu. Na samom početku izbornika u dijelu Activity Type iz padajućeg izbornika odaberite jednu ili više vrsta aktivnosti koje planirate provesti projektom. Možete odabrati niz različitih vrsta aktivnosti, s obzirom na sudionike mobilnosti koje planirate uključiti u projekt: osoblje i/ili odrasle polaznike s manje mogućnosti (uključujući nižu razinu vještina).
Moguće vrste aktivnosti za osoblje su tečajevi i osposobljavanja, praćenje rada i/ili aktivnosti poučavanja i osposobljavanja, dok vrste aktivnosti za odrasle polaznike s manje mogućnosti obuhvaćaju individualne i/ili grupne mobilnosti. Također postoje ostale aktivnosti u okviru kojih je vaša organizacija domaćin te možete pozvati stručnjake i/ili primiti sudionike koji se školuju u nastavnom području ili su nedavno diplomirali (do 12 mjeseci od stjecanja diplome). Skrećemo pozornost na izmjenu u Vodiču kroz Erasmus+ program za 2025. godinu: Najviše tri osobe iz iste organizacije pošiljateljice i najviše deset osoba iz istog konzorcija za mobilnost mogu primiti financijska sredstva za zajedničko pohađanje istog tečaja. Svaka osoba može sudjelovati samo u jednom tečaju po projektu. Sve aktivnosti se moraju odvijati u inozemstvu, u državi članici EU-a ili trećoj zemlji pridruženoj programu. Aktivnosti se moraju odvijati u zemlji u kojoj organizacija primateljica ima sjedište. Svaka aktivnost mobilnosti može se odvijati samo u jednoj zemlji. Detaljnije informacije o vrstama aktivnosti i polaznicima u području obrazovanja odraslih pronađite u relevantnom poglavlju Vodiča kroz Erasmus+ program.
Kako funkcionira potraživanje sredstava u akreditiranim projektima? Brojke koje ovdje navedete koristit će se kod procjene zatraženog budžeta te služe kao vaše zadane vrijednosti u provedbi projekta. Ako Agencija za mobilnost i programe EU nije u mogućnosti dodijeliti budžet svim zatraženim aktivnostima, vrijednosti uključene u vaš Sporazum bit će prilagođene. Na kraju razdoblja određenog Sporazumom vaši rezultati bit će evaluirani temeljem vrijednosti potvrđenih Sporazumom. Stoga je vrlo važno što realnije zadavanje vrijednosti i potraživanje troškova u prijavi, nasuprot planu.
Istovremeno, fleksibilnost je važna karakteristika sistema akreditacije. Tijekom provedbe projekta, broj sudionika i trajanje aktivnosti može se promijeniti i prilagoditi. Temeljni princip koji trebate imati na umu jest da uvijek trebate ponuditi jasno obrazloženje vaših izbora koji trebaju biti u skladu s ciljevima vašeg Erasmus plana.
U dijelu Activity type iz padajućeg izbornika odaberite vrste aktivnosti koje planirate provesti i popunite sva polja u tablici brojem sudionika i trajanjem svake aktivnosti koju ste odabrali (ukupan broj dana za sve sudionike). Dodatno, možete odabrati broj osoba u pratnji (npr. asistenti osobama s invaliditetom, kvalificirano osoblje organizacije u slučaju grupnih mobilnosti odraslih polaznika i sl.) kao i pripremni posjet kada je to potrebno. Pripremni posjet može se održati u organizaciji primateljici prije početka mobilnosti. Međutim, imajte na umu važne napomene u Vodiču kroz program Erasmus+: pripremni posjet mora biti jasno obrazložen i služiti tome da poboljša uključivost, raspon i kvalitetu mobilnosti. Na primjer, pripremni posjet može biti organiziran da bi se bolje pripremile mobilnosti sudionika s manje mogućnosti, počelo raditi s novom partnerskom organizacijom ili pripremile mobilnosti dugog trajanja. Pripremni posjet ne može se organizirati za pripremu tečaja ili treninga za osoblje. Aktivnosti možete dodavati pritiskom na plavu ikonu Add an activity.
U dijelu Activity type upišite planirani broj sudionika s manje mogućnosti, broj sudionika koji sudjeluju u tzv. blended mobilnostima (aktivnosti koje kombiniraju fizičke mobilnosti i virtualnu komponentu) i broj sudionika koji koriste opciju okolišno održivog načina putovanja (Green travel). Zeleno putovanje (Green travel) definira se kao putovanje na kojem se veći dio puta koriste prijevozna sredstva s niskom razinom emisija (npr. autobus ili vlak). Kad je putovanje kraće od 500 km, sudionik će u pravilu putovati prijevoznim sredstvima s niskom razinom emisija. Ove informacije također će se koristiti kod procjene zatraženog budžeta te služe kao vaše zadane vrijednosti u provedbi projekta i postaju dio Sporazuma.
U dijelu Exceptional cost and inclusion support for participants, ako je navedeno primjenjivo s obzirom na vaš projekt, iz padajućeg izbornika izaberite kategoriju troška i tip aktivnosti te navedite broj sudionika za koji se traži izvanredni trošak, opis i pojašnjenje potrebe te procjenu troška. Novu kategoriju troška, ako je potrebna, dodajete pritiskom na plavu ikonu Add a cost item.
EU VALUES
U ovom dijelu prijavnog obrasca potvrđujete da ćete se pridržavati vrijednosti koje promovira Europska unija.
ANNEXES
U ovaj dio prijavnog obrasca (Privitci) obavezno prilažete dokument naziva Declaration on Honour (Izjava časti), a u slučaju konzorcija i Accession forms (Pristupne obrasce). Izjavu časti i Pristupne obrasce (ako je primjenjivo) najprije preuzimate na svoje računalo pritiskom na pripadajuće ikone Download, a nakon što ih ispunite sukladno uputama, potrebno ih je skenirati i učitati u sustav pritiskom na plave ikone Add Declaration on Honour odnosno Add Accession Forms.
Izjava časti mora sadržavati potpis zakonskog predstavnika organizacije, datum i mjesto potpisa te pečat organizacije.
Svaka članica konzorcija treba potpisati Pristupni obrazac s koordinatorom konzorcija, a dokument potpisuje zakonski predstavnik organizacije članice konzorcija. Pristupnim obrascoom se, između ostalog, daje privola koordinatoru konzorcija da u ime članice konzorcija prijavi projekt, potpiše Sporazum o financiranju i raspolaže dodijeljenim sredstvima koja raspodjeljuje među članicama konzorcija, sukladno predviđenom planu i realnim troškovima projekta.
Moguće je, iako nije obavezno, priložiti dodatne dokumente koje smatrate relevantnima za prijavu. Pri tome jasno imenujte dokumente, izbjegavajući kratice i šifre. Sustav podržava učitavanje najviše 6 privitaka. Pojedini privitak može biti veličine do 15 MB, dok ukupna veličina svih učitanih privitaka može biti najviše 100 MB.
CHECKLIST
Na kraju, prije nego što predate prijavu, označite polja u check-listi koja vas podsjeća da provjerite sljedeće: 1. prijava ispunjava kriterije prihvatljivosti navedene u Vodiču kroz program Erasmus+; 2. sva relevantna polja u prijavi su popunjena.
Pažljivom provjerom prijave koja je u cijelosti ispunjena (sve kategorije u izborniku označene su zelenom kvačicom) i označavanjem polja u check-listi došli ste do kraja online obrasca te možete predati projektnu prijavu pritiskom na plavu ikonu Submit u gornjem desnom kutu online obrasca.
Još jednom podsjećamo: dobro je predati prijavu prije zadnjeg dana roka za predaju, zbog mogućih tehničkih poteškoća online sustava kao posljedice povećanog online prometa istodobnim slanjem prijava većeg broja prijavitelja.
DODATNE INFORMACIJE
U slučaju potrebe proučite dodatne tehničke upute vezane za ispunjavanje online obrasca.
Online obrazac KA121-ADU za prijavu projekta u Ključnoj aktivnosti 1 u području obrazovanja odraslih za organizacije nositeljice Erasmus akreditacije dostupan je ovdje.
Vodič kroz program Erasmus+ dostupan je na engleskom i hrvatskom jeziku. U slučaju razlike, prednost pred informacijama iz ovih uputa imaju informacije objavljene u Vodiču.