1. UVOD - OPĆE SMJERNICE
Projekt je odobren, sporazum potpisan – ŠTO DALJE?
- Prenesite sve informacije članovima projektnog tima kako bi ključne osobe u projektu bile upoznate sa svom relevantnom dokumentacijom i obavijestima koje primate od Agencije, ali i da u slučaju nepredviđenih okolnosti (primjerice, odlazak kontakt osobe projekta s radnog mjesta; bolest i slično) postoji upućena osoba koja će doći na mjesto projektnog koordinatora.
- Upamtite tko je iz Odjela za opće obrazovanje zadužen za praćenje vašeg projekta. Pripazite – imate li više projekata, vjerojatno imate više kontakt osoba u Agenciji. Pohranite kontakt podatke, ime i prezime, mail adresu i broj telefona. Imajte na umu da naš odjel prati provedbu velikog broja projekata pa kad navedete samo svoje ime, nećemo znati iz koje ste ustanove i na koji se projekt vaše pitanje odnosi – poduzmite sve što možete kako bi naša komunikacija bila što učinkovitija.
- Čuvajte dokumentaciju - Redovito pratite naše obavijesti i dijelite ih s cijelim timom. Neki su odgovori na vaša pitanja i nedoumice dostupni u dokumentaciji koju posjedujete – sporazumu o dodjeli sredstava ili prilozima, poslanim materijalima s uvodnog sastanka, na mrežnim stranicama Agencije).
- Proučite još jednom Vodič kroz program Erasmus+ kako biste bolje razumjeli i koristili primjerenu programsku terminologiju u komunikaciji i izvještavanju (primjerice, zajednička osposobljavanja osoblja nisu projektni sastanci; redovni projektni rezultati nisu intelektualni rezultati jer njihovo financiranje nije predviđeno u ovom formatu Ključne aktivnosti 2).
Razmislite, osmislite, podijelite, primijenite: Koliko je članova vašeg projektnog tima? Jesu li svi upućeni u projekt? Koliko se često sastajete? Kako su podijeljeni zadaci unutar tima?
Rad na projektu uključuje sljedeće kategorije poslova:
- planiranje, praćenje ugovornih obveza, rokova, briga o kalendaru aktivnosti
- logistika - organizacija prijevoza, smještaja, osiguranja sudionika; dogovori s partnerskim organizacijama.
- komunikacija s Agencijom - isključivo osoba koja je u projektnoj prijavi navedena kao kontakt osoba za projekt - putem e-maila (odgovor u većini slučajeva dobivate u roku od 48 sati) ili telefonski (radnim danom od 10 do 12 sati i od 14 do 15 sati), uz navođenje projektnog broja i naziva ustanove.
- diseminacija - što je kvalitetnija diseminacija, vaš će projekt dulje živjeti
- unos u Mobility Tool – unosi osoba za kontakt koja je navedena u projektnoj prijavi (koordinator projekta). U ispunjavanju alata neka joj se pridruži bilo koji član tima iskusniji u radu s on-line alatima.
- evaluacija – mjerite, bilježite, ispitujte, uspoređujte. Jednom uspostavljene metode evaluacije mogu se i mijenjati i dodavati.
Suradnja i komunikacija s partnerima
- Vaš koordinator treba Vam omogućiti pravo na uvid u projektnu prijavu, kao i svim ostalim partnerima (prijevod prijave).
- Vodite računa o tome da provodite redovitu komunikaciju sa svim partnerima u vašem projektu. U slučaju neuspješne komunikacije postoji veća mogućnost javljanja poteškoća prilikom provedbe projekta. Ako već niste, važno je jasno definirati raspodjelu zadataka za svakog od partnera u projektu. U slučaju da se neki od partnera ne pridržavaju dogovora planiranih projektnim prijedlogom, savjetujemo da to prvo pokušate riješiti na razini partnerskih ustanova, a u slučaju većih problema kontaktirate svoju nacionalnu agenciju (AMPEU).
- U slučaju odustajanja projektnih partnera od projekta, obavezno se trebate javiti svojoj nacionalnoj agenciji. Također, nacionalna agencija partnera koji odustaje od projekta dužna je poslati službeni mail nacionalnoj agenciji koordinatora.
- Ako vaši partneri ne izvršavaju svoje obaveze prema planiranom, raspravite to sa svojim partnerima na način da im ukažete na potencijalne probleme koji bi mogli utjecati na vaš projekt u cjelini. Nemojte zaboraviti da se vaša završna izvješća kvalitativno ocjenjuju po principu dodjeljivanja bodova. Ako kvaliteta projekta ne bude u potpunosti zadovoljena, postoji mogućnost smanjivanja financijske potpore pri završnoj isplati vaših financijskih sredstava.
2. MOBILNOSTI
Priprema
- Izbjegnite potencijalne rizične situacije: U slučaju više sile i spriječenosti ostvarivanja određene mobilnosti, kontaktirajte Agenciju. Naša je preporuka kupovati karte preko turističkih agencija kako bi se karte mogle zamijeniti u slučaju neočekivanih događaja te predvidjeti za sve sudionike mobilnosti putno osiguranje.
- Ne zaboravite važnost kvalitetne i redovite komunikacije s partnerima.
Učenici
- Odabir učenika – načelo transparentnosti - neka uspjeh učenika ne bude glavni kriterij odabira učenika za pojedinu mobilnost; ispitajte interese i sklonosti učenika te u skladu s tim odaberite učenike koji će imati najviše koristi od pojedine mobilnosti.
- U slučaju Aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja, vodite računa o tome da svi učenici dobiju financijsku potporu koja im pripada (bez obzira na koji način će im ona biti isplaćena). Budući da su ovi projekti osim na školu i nastavno osoblje prvenstveno orijentirani na učenike kao krajnju ciljnu skupinu, vrlo je važno da učenici ne budu oštećeni i zakinuti u provedbi projektnih aktivnosti, osobito kad je u pitanju financiranje njihovih mobilnosti.
Uloga eTwinninga u različitim fazama mobilnosti
PRIPREMA ZA ODLAZAK NA MOBILNOST
- uključivanje učenika u Twinspace projekta, mogućnost sudjelovanja u videokonferencijama i forumima s učenicima partnerskih ustanova
- komunikacija i dogovor s partnerima putem foruma ili chata
NAKON MOBILNOSTI
- evaluacija provedene mobilnosti putem kvizova, anketa i slično – evaluacijski alate možete sami ugraditi u Twinspace Vašeg projekta
- pohranjivanje materijala (planova i programa pojedinih mobilnosti, fotografije, projektni rezultati kao što su, primjerice, vodiči, videomaterijali i slično) na Twinspace projekta - javnom objavom projektnih rezultata omogućavate svom projektu europski doseg, odnosno diseminirate ga na međunarodnoj razini
- Nacionalna služba za podršku eTwinningu objavila je e-vodič pod nazivom Web alati u nastavi i eTwinning projektima. U vodiču je predstavljeno 15 web alata za poticanje angažmana učenika u procesu učenja, za suradničko učenje te dobivanje učeničkih povratnih informacija, važnih elemenata u provedbi eTwinning projekata. Pogledajte Vodič:
eTwinning je sastavni dio Ključne aktivnosti 2, stoga se njegovo korištenje preporučuje u svim projektnim fazama; pregledni prikaz korištenja eTwinninga u svim projektnim fazama pogledajte na Youtube stranici eTwinning Hrvatska
- Mogućnost uključivanja učenika i učitelja koji nisu sudjelovali na mobilnostima – razradom ili nadogradnjom neke teme obrađivane na mobilnosti i prenošenjem iste na Twinspace ili prenošenjem cijelog projekta na Twinspace - pogledajte kako su to napravili djelatnici OŠ Pantovčak iz Zagreba:
- Prenošenjem pojedinih aktivnosti iz Vašeg KA2 projekta na eTwinning jačate njegov učinak putem: privlačenja novih partnera (možete putem eTwinning Livea pozvati i uključiti u projekt i nove partnere koji možda nisu sudjelovali u Vašem aktualnom KA2 projektu; potencijalni ste dobitnik nacionalnih i europskih eTwinning nagrada; diseminirate projekt na europskoj razini; doprinosite internacionalizaciji Vaše ustanove.
3. Ostale projektne aktivnosti
- Vodite računa o tome da projekt ne bi trebao biti skup izoliranih mobilnosti, već da provodite aktivnosti koje odgovaraju temi i ciljevima projekta i prije i nakon fizičkih mobilnosti.
Uključite učenike u osmišljavanje aktivnosti!
Učenici kao sukreatori, a ne samo primatelji naredbi za izvršenje zadataka (posebice za diseminacijske aktivnosti, primjerice, osmišljavanje izgleda Erasmus+ školskog kutka; režiranje radioemisije o projektnim aktivnostima i slično).
Uključite što veći broj korisnika u ostale projektne aktivnosti – roditelje, učenike i učitelje koji nisu sudjelovali na mobilnostima, lokalnu zajednicu (i u fizičkom obliku, putem raznih događanja na razini ustanove ili lokalnoj razini, ali i u virtualnom obliku, putem eTwinninga).
Neka "ostale projektne aktivnosti" ne budu samo objave fotografija i tekstova na mrežnoj stranici škole i društvenim mrežama :-)
Učinak projekta povećava se u skladu s brojem ostalih projektnih aktivnosti i brojem korisnika uključenih u te aktivnosti.
4. Evaluacija
Evaluaciju provodite redovito (u svim projektnim fazama) kako biste vidjeli stvaran učinak projekta na učenike, ali i na matičnu ustanovu u cjelini.
- Vodite računa o tome da redovito provodite kvalitativnu evaluaciju uspješnosti projekta (to se odnosi na sve projektne aktivnosti). Pokušajte u anketama i upitnicima ne postavljati načelna pitanja (jeste li zadovoljni?, ili slično) i ne ispitujte samo zadovoljstvo. Budite maštoviti kada je o izboru područja i metode mjerenja riječ, ali konkretni i usmjereni na ciljeve i rezultate.
- Što je više metoda i područja mjerenja, to je evaluacija uspješnija. U postavljanju ciljeva važno je biti konkretan, a rezultati trebaju biti mjerljivi – upravo ćete ovdje objasniti kako ćete to mjeriti (savjet vrijedi i obratno – nemojte postavljati ciljeve koje ne možete mjeriti!). Naravno, područja mjerenja trebaju biti povezana s ciljevima.
Ne zaboravite iskoristiti mogućnosti eTwinninga pri evaluaciji
- Praćenje uspješnosti provedbe projekta olakšajte si upotrebom eTwinninga.
- Primjerice, evaluaciju projektnih aktivnosti na razini cijelog partnerstva možete provesti na Twinspaceu vašeg projekta - anketom, upitnikom, videokonferencijom i slično.
Pratite li, primjerice, poteškoće u socijalizaciji učenika s teškoćama, osmislit ćete načine mjerenja njihova snalaženja u razredu, pod odmorima i slično. Uzet ćete u obzir njihova zapažanja (zabilježena kroz upitnik, anketu, intervju..), procjene nastavnika (kako ćete ih bilježiti?), roditelja, drugih učenika (što ćete ih pitati i na koji način?), razrednika, ocjene… i drugo.
5. Diseminacija
- Nastojte provoditi diseminaciju projekta na svim razinama, tijekom i nakon završetka projekta, koristeći što veći broj dostupnih medija (TV, web, radio, tisak).
- Budući da diseminacija podrazumijeva prijenos znanja i iskustava, pokušajte ju ostvariti ne samo na razini ustanove, već na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj te po mogućnosti, europskoj razini. S obzirom na to da imate mogućnost diseminiranja na stručnim skupovima, savjetujemo da iskoristite tu priliku kako bi vaš projekt bio vidljiviji što širem krugu dionika iz struke.
- Također pripazite na vidljivost financiranja projekta prilikom diseminacije.
- U svrhu kvalitetne diseminacije, preporučujemo korištenje mogućnosti portala eTwinning. Na njemu možete i sami kreirati online event (eTwinning Live), putem kojeg ćete odabranu publiku informirati o nekim specifičnostima vašeg KA2 projekta.
- Omogućavanjem javnog pristupa Vašim projektnim aktivnostima i objavljenim rezultatima na Twinspaceu Vaš projekt dostiže europsku dimenziju te se na temelju toga može reći da provodite diseminaciju i na međunarodnoj razini.
6. Online alati
Mobility Tool
Završno izvješće podnosi se u alatu Mobility Tool+, na hrvatskom ili engleskom jeziku, 60 kalendarskih dana od datuma završetka projekta.
- Koordinator vašeg partnerstva treba omogućiti u Mobility Toolu svim partnerskim organizacijama unos podataka o mobilnostima.
- Izbjegavajte podnošenje završnog izvješća u zadnjim danima koji prethodne roku kako biste spriječili moguće tehničke poteškoće, odnosno nemogućnost podnošenja završnog izvješća u sustavu Mobility Tool (mogu se dogoditi uslijed istodobnog podnošenja završnih izvješća od strane većeg broja korisnika).
- Ako su sve aktivnosti realizirane, unosite iznose koji su ugovoreni (paušali).
- Unos podataka o provedenim aktivnostima učenja, podučavanja i osposobljavanja te zajedničkim osposobljavanjima osoblja treba omogućiti koordinator svim projektnim partnerima – poželjno je nakon svake mobilnosti unositi tražene podatke u Mobility Tool kako biste lakše pratili potrošnju budžeta, ali i olakšali si posao pri podnošenju završnog izvješća nakon završetka projekta.
- Koordinator je dužan ispuniti sveobuhvatno završno izvješće o provedbi projekta.
- Partnerske ustanove su dužne unijeti podatke za izradu izvješća za financijski dio projekta za koji su odgovorne – POJEDNOSTAVLJENJE u odnosu na prijašnja izvješća.
- Savjet koordinatorskim ustanovama: pri izvještavanju poželjno je ne iznositi subjektivne dojmove s mobilnosti (primjerice, opisivanje izgleda zemlje/grada koje ste u sklopu moibilnosti posjetili, dojmovi o hrani, putovanju, osim ako to izravno nije utjecalo na kvalitetu provedbe projekta); iz odgovora na pojedina pitanja treba se vidjeti u kojoj mjeri je projekt dostigao planirane ciljeve.
Vodič kroz Mobility Tool u provedbi Erasmus+ projekata
Diseminacijska platforma
- Koordinator je dužan postaviti projektne rezultate na diseminacijsku platformu.
- Partnerske ustanove dužne su koordinatoru dostaviti sve potrebne informacije za objavu rezultata.