Vos besoins

• Classement de documents par dossier suivant arborescence de type windows
• Droits de consultation, modification, suppression, création dans les répertoires selon organisation interne
• Workflow de validation des documents
• Notifications automatiques
• Commentaires tracés
• Possibilité de signature électronique pour validation de documents
• Ouverture des dossiers à l’extérieur pour consultation, dépôt ( MOE, BE…)
• Transfert des documents vers le serveur interne après la GPA
• Plus de 100 utilisateurs potentiels

Aspects techniques

3 modes d’installation :

• Mode Cloud chez Oodrive
• Mode Licence chez le client
• Intégrée dans votre infrastructure avec l’aide de consultant Oodrive
• Mode licence chez un hébergeur spécifique pour respecter les spécificités CERA.
• En mode licence, une nouvelle version par an gratuite est déployée.
• Application disponible sur appareils mobiles, compatibles IOS et Android.
• Tous les formats de fichiers peuvent être téléchargés.
• Il est cependant possible d'interdire l'import de certains formats de fichiers.
• Il n'y a pas de limitation de taille des fichiers.
• Un assistant de transfert basé sur Java permet l'upload / le download de fichiers volumineux et de dossiers complets avec une fonction de reprise en cas de coupure durant le transfert.

Les profils utilisateurs

• Le Superviseur (Administrateur)
• C’est généralement un membre de la direction informatique et/ou AxeoFM.
• Il fixe les niveaux de sécurité et les paramètres généraux de la plateforme.
• Il peut contrôler l’activité de la plateforme mais n’a pas accès aux fichiers.
• Les Gestionnaires
• Ils administrent la solution, gèrent une arborescence, créent les Contacts et gèrent leurs droits d’accès et leurs droits d’action sur les dossiers partagés.
• Ils disposent d’outils d’administration et de logs leur étant propres.
• Les Gestionnaires Suppléants
• Un gestionnaire suppléant permet de palier/remplacer ou d’assister un gestionnaire dans l’exploitation de son environnement. Plusieurs gestionnaires peuvent autoriser un même gestionnaire suppléant à agir sur leurs différents environnements.
• Un gestionnaire agit en son nom propre avec les mêmes privilèges que le gestionnaire d’origine et toutes ses actions sont loguées.
• Les Contacts
• Ils accèdent aux documents mis à leur disposition avec les droits que leur aura attribués le Gestionnaire.

Chaque Gestionnaire définit les droits d’action des utilisateurs et des groupes.

Ces droits sont modifiables à tout moment et peuvent être restreints par un système d’affinage des droits au niveau des dossiers leur étant partagés.

Chaque gestionnaire peut créer/organiser ses propres groupes d’utilisateurs. Les droits d’un groupe d’utilisateurs peuvent être plus restrictifs que les droits de ses membres.

Les fonctionnalités

Ergonomie

• Page d’accueil personnalisable
• Bandeau intérieur personnalisable

Contacts

• Partage des contacts d’un gestionnaire à un autre
• Interface avec l’annuaire LDAP
• Import/export des contacts par Excel

Fonctionnalités de base

• Iextranet aujourd’hui : liste des dernières activités sur son arborescence
• Des notifications sont envoyées par email:
• Lors de l’accès à un nouveau partage
• Lors de l’ajout, de la modification, de la suppression d’un élément
• Prévisualisation de la majeure partie des documents
• Versionning des documents
• Drag&drop des fichiers
• Déplacement de documents d’un dossier à un autre selon habilitations
• Moteur de recherche par mots clés

Partage

• Partage des dossiers par groupe et ou utilisateurs
• Habilitations personnalisables
• Partage à l’extérieur pour télécharger les documents
• Matrice des droits visualisable et exportable

Autres fonctionnalités

• Workflow de validation
• Statut de validation
• Envoie par mail
• Rappel si ‘en attente’
• Mémos attachés aux documents
• Traçabilité des évènements (flux d’activités)
• Outil intégré dans votre explorateur windows (EasyDrive)
• Signature électronique avec ajouts de texte, graphiques (flèches…)
• Copie d’arborescence complète et fichiers depuis un poste de travail
• Copie d’arborescence complète et fichiers depuis la plateforme web (déplacer/copie)