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IMPACT DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION Rapport annuel 2020-2021

INTRODUCTION

Songez un peu à votre quotidien à l’Université d’Ottawa, au rôle que joue la technologie dans vos activités et aux changements majeurs que vous avez récemment vécus sur le plan numérique.

Au cours de la dernière année, les Technologies de l’information ont mis en place des solutions pour bien vous servir. Nos innovations ont enrichi l’expérience utilisateur de notre communauté, et nous avons travaillé avec vous à construire l’Université de demain.

Nous avons relevé des défis qui nous paraissaient auparavant impossibles. Nous vous avons outillés pour travailler, apprendre et découvrir différemment. Pratiquement du jour au lendemain, toute la communauté de l’Université d’Ottawa est passée du présentiel au virtuel. Si vous avez :

  • Utilisé Microsoft Teams pour garder le contact avec vos collègues...
  • Participé à une assemblée publique virtuelle du recteur...
  • Assisté à un cours sur Teams ou Zoom...

... alors vous avez fait l’expérience de nos solutions technologiques.

équipe des Technologies de l'information

En adoptant ces technologies, vous nous avez permis d’introduire de nouveaux outils et processus – des solutions qui alimentent nos communications et nous permettent de nous épanouir dans notre nouvel environnement en ligne.

UN MESSAGE DU DIRIGEANT PRINCIPAL DE L’INFORMATION

Les deux dernières années ont été synonymes de défis, de possibilités, de changement. Nous avons assisté à une véritable transformation numérique, transformation qui se poursuit d’ailleurs encore aujourd’hui. Les TI ont mené la charge informatique en proposant des stratégies éclairées en appui aux priorités universitaires.

Groupe de discussion “Better and Stronger Men as Allies" AVEC le DPI, Martin Bernier, organisé par le groupe Femmes en innovation d'uOttawa

Ce genre de travail ne se fait pas en vase clos. Aujourd’hui plus que jamais, notre équipe collabore avec vous, vous apporte son soutien et vous aide à réaliser vos objectifs. Le campus tout entier se rallie autour des mêmes priorités organisationnelles afin de donner corps à notre vision collective pour l’avenir.

Je suis fier du travail qu’accomplit la communauté des TI pour faciliter ces transitions. Le présent rapport fait état de certains des progrès que nous avons réalisés en vue de bâtir l’Université de demain.

CHANGER NOS FAÇONS DE FAIRE EN RÉPONSE À LA PANDÉMIE

Nous naviguons tous en mer inconnue. Devant la pandémie mondiale, nous avons dû nous adapter rapidement pour stabiliser la situation et assurer le maintien des activités universitaires. Nos partenaires ont fait appel à nous pour qu’on puisse, ensemble, instaurer de nouvelles façons de travailler. Main dans la main, nous avons rapidement conçu des solutions et amélioré les capacités informatiques pour nos communautés en ligne et en personne.

La plupart d’entre nous n’ont pas pu réintégrer le campus en 2020. Or, notre équipe s’est attaquée de front à la menace de la COVID-19 pour quiconque devait s’y rendre. Notre outil d’évaluation quotidienne pour le dépistage de la COVID-19 nous permet d’évaluer les tendances sur le campus afin de mieux planifier la suite des choses. Notre communauté bénéficie aussi d’un accès simplifié aux tests de dépistage de la COVID-19; il suffit de réserver en ligne, puis de consulter les résultats à même notre système de dossiers électroniques.

Nous savons à quel point la distanciation physique contribue à limiter la propagation du virus. Conçue pour la population étudiante, la plateforme de gestion des files d’attente et de prise de rendez-vous élimine les longues périodes d’attente sur le campus. Les membres du personnel sur le campus peuvent quant à eux utiliser un outil de réservation des ressources pour réserver et administrer les ressources et les espaces partagés.

Ce n’est là qu’un aperçu des nouveaux services et nouvelles ressources visant à assurer la santé, la sécurité et le mieux-être de notre communauté universitaire.

“Le plaisir de donner un sens à notre travail éclaire le chemin de l’innovation qui mène à la transformation. Tout commence par les gens. Ce sont eux qui font bouger les choses.”

– Le recteur et vice-chancelier, Jacques Frémont

Augmentation de l'utilisation de Microsoft Teams

Le nombre d'utilisateurs actifs a plus que triplé depuis l'année dernière

CONSTRUIRE L’UNIVERSITÉ DE DEMAIN: LE PLAN DE TRANSFORMATION NUMÉRIQUE DU CAMPUS

Ce virage, vous avez réussi à le négocier, et vous nous avez inspirés en cours de route. Nous avons évolué du jour au lendemain. Ce changement de cap majeur a préparé le terrain en vue de nos orientations à venir. On nous a accordé le nécessaire pour établir une stratégie et une vision qui détermineront comment concrétiser nos aspirations futures.

En adoptant ces technologies, vous avez renforcé un principe clé : c’est vous qui êtes au cœur de cette stratégie. Nous avons consulté la population étudiante, le corps professoral et le personnel de soutien à l’échelle du campus. C’est à l’issue de ces conversations qu’est né le Plan de transformation numérique du campus.

Consultations sur le Plan de transformation numérique du campus

En innovant, nous préparons l’avenir. Notre plan détaille en grandes lignes les changements concrets prévus au cours des cinq prochaines années. L’avenir s’annonce prometteur. Des « chatbots » donneront vie au Web, et nos immeubles intelligents nous rendront plus efficaces. Les possibilités sont infinies !

“En mars, nous avons dû transformer tous nos cours en ligne et à distance très rapidement, ce qui nous a beaucoup rapprochés de notre objectif de Transformation 2030, soit de devenir une université plus numérique.”

- La provost et vice-rectrice aux affaires académiques, Jill Scott

PlUS AGILES : se préparer aux défis d’aujourd’hui et de demain

À quoi ressemblera la prochaine étape de vos études, de vos recherches, de votre travail ? Nous vivons dans une période de perpétuels changements. Pour notre Université, être plus agile signifie être en mesure de saisir les occasions qui s’offriront à elle.

Parfois, il s’agit de miser sur les solutions existantes, comme ce professeur qui a utilisé Microsoft Teams pour garder le contact avec sa classe. D’autres fois, il s’agit de matérialiser de nouvelles idées. Cette approche équilibrée a permis d’accélérer la réalisation de différents projets de TI. L’innovation devient alors une question de semaines et non de mois.

Pour tisser des liens de confiance avec le personnel et mieux faire adopter les changements, il faut pouvoir travailler dans un milieu ouvert. Que ce soit en favorisant l’inclusion, les alliances ou l’amélioration des communications interpersonnelles, nous tenons à valoriser les idées et les contributions de tous les membres de notre communauté.

L’agilité et les changements concrets reposent sur des partenariats et des collaborations. Nous travaillons de concert avec des dirigeantes et dirigeants à l’échelle du campus pour moderniser les services administratifs et introduire des initiatives qui bénéficient à l’ensemble de la communauté universitaire. Un exemple parmi tant d’autres, notre partenariat avec ORION et CANARIE illustre nos liens stratégiques avec l’industrie pour bonifier notre infrastructure de recherche.

Implémentations agiles : # de semaines pour mettre en œuvre les initiatives informatiques

« Il [ point de présence ] s'agit d'un excellent exemple de collaboration. Nous sommes heureux de travailler avec l'Université d'Ottawa ainsi qu'avec nos partenaires nationaux de la recherche et de l'éducation afin d'améliorer la performance du réseau pour nos institutions connectées. La pandémie a clairement montré que nous devenons encore plus dépendants d'une infrastructure numérique robuste. »

- David Smith, directeur de la technologie, ORION

PLUS interconnectéeS : Accroître l'engagement par des moyens novateurs

Vous êtes au cœur de notre transformation numérique : c’est pourquoi nous renforçons nos liens avec vous, nous intensifions notre rapport à la technologie et nous nous branchons sur le monde pour vous offrir des ressources axées sur vos besoins.

Notre communauté se connecte à l'uOttawa à travers plus de 170 pays

Nous mettons tout en œuvre pour écouter, innover et améliorer les choses. Grâce à notre environnement en ligne, il est plus facile que jamais d’entrer en contact, de partager, de collaborer. La transformation d’uOttawa.ca fera de notre site une plateforme plus propice au partage de renseignements utiles.

Nous avons aussi travaillé avec les membres de la communauté universitaire pour recueillir leurs idées et mieux comprendre leurs besoins. Il en est ressorti de nouveaux outils et de nouvelles ressources qui aident l’Université à venir à votre rencontre et à celle du monde qui l’entoure. Vous songez à vous inscrire à l’Université et voulez visiter le campus à distance ? Vous cherchez des ressources de mieux-être ou de soutien scolaire en ligne, ou souhaitez participer à un salon de l’emploi virtuel ? Nous voulons vous voir interagir avec l’Université sur des plateformes qui vous interpellent.

L'outil « Easy Virtual Fair »

En mettant au point notre architecture d’entreprise, nous plaçons l’Université en bonne posture pour tirer le maximum des investissements en TI qui visent à nous rapprocher, et ce, sur le campus comme à distance.

« La transformation numérique est essentielle pour façonner et soutenir une expérience universitaire optimale, tant pour les étudiants de premier cycle ou des cycles supérieurs que pour le corps enseignant et le personnel. »

- Le vice-doyen des études supérieures à la Faculté de génie, Liam Peyton.

plus influents : savoir saisir les meilleures occasions

Nous voulons vous aider à sortir de cette crise en force. Lorsqu’il existe des technologies conviviales à notre portée, nos activités peuvent en bénéficier.

Notre entente avec CANARIE pour accueillir des spécialistes en logiciels de recherche favorise l’innovation scientifique; elle saura stimuler la recherche à forte incidence et les partenariats porteurs. Elle contribue déjà à renforcer notre communauté de soutien à la recherche. Et ce n’est qu’un début.

Lorsque nous planifions, nous prenons bien soin de viser des changements à grande échelle. Axées sur la mise en place de solutions, nos feuilles de route s’échelonnent sur plusieurs années pour concrétiser les aspirations de l’Université. Les initiatives décrétées prioritaires permettront de lancer de nouveaux outils et services. En utilisant activement ces ressources, vous accélérez le déploiement de technologies qui ont un impact.

Impact communautaire du projet TI (par audience)

« Nous avons soif de découvertes qui ont une influence sur le monde dans lequel nous vivons. Les technologies permettent d’y arriver plus rapidement. »

– Le vice-recteur à la recherche, Sylvain Charbonneau

plus durables : Planifier pour l'avenir

Nous avons un rôle important à jouer dans la définition de notre paysage technologique. Il nous faut veiller à ce que nos solutions informatiques demeurent utiles pendant de longues années. C’est aussi une question d’écoresponsabilité.

Voilà pourquoi nous nous fixons des objectifs à long terme. En nous montrant stratégiques et en optimisant notre rendement, nous atténuons notre empreinte environnementale. Nous avons besoin d’infrastructures performantes qui peuvent suivre la cadence de l’Université. En faisant de l’Université un pôle de connectivité, nous améliorons la qualité et la rapidité des services Web.

Nous avons aussi un programme de sécurité exhaustif visant à prolonger la vie des technologies informatiques. Nos politiques de sécurité révisées forment un cadre pour nous améliorer à ce chapitre. Ce cadre comprend des initiatives telles que l’authentification à facteurs multiples, qui protège les comptes des membres du personnel, nos données et nos réseaux contre des cyberattaques potentiellement dévastatrices. Comme nous menons le plus clair de nos activités en ligne, il est primordial d’assurer la sécurité des TI pour pouvoir continuer d’accéder aux ressources universitaires.

Le développement durable est l’affaire de tout le monde. Ensemble, nous pouvons établir des plans d’action et des pratiques exemplaires qui influent sur le cours des choses.

« Pour de nombreux universitaires et étudiants, les technologies changent la donnée en matière de recherche et d’apprentissage. Pour réussir, l’Université se doit d’être en mesure de s’adapter aux changements rapides au moyen de solutions de TI innovantes, tout en s’assurant de faire appel à des approches durables et à long terme. »

– La bibliothécaire en chef et vice-provost (gestion des savoirs), Talia Chung

Notre personnel, notre ressource la plus importante