Fundamentos da Administração de Estoques Rosinei Batista Ribeiro - Logística de Suprimentos

INTRODUÇÃO

A gestão dos estoques no curso da cadeia de suprimentos é essencial para a administração eficiente dos materiais nas organizações, sejam estas públicas ou privadas. A falta de materiais de alta rotatividade, ou mesmo de baixa, porém que sejam importantes para o funcionamento da organização, pode implicar significativos prejuízos para as organizações, uma vez que podem ter, devido a estas faltas, seu sistema produtivo afetado.

A escolha de uma ferramenta eficiente para auxiliar os gestores de almoxarifados na administração de materiais pode ajudar a solucionar diferentes problemas que esse setor organizacional vem enfrentando. Segundo Gianesi e Biazzi (2011), apesar de sua importância para as organizações, a gestão dos estoques tem sido frequentemente tratada de modo pouco formal. As principais técnicas aplicadas no dimensionamento de estoques datam do início do século XX. Para os autores, a despeito de todo o desenvolvimento acadêmico relacionado à aplicação de métodos quantitativos às tomadas de decisões que envolvem questões sobre “quanto” e “quando” suprir os estoques, há falta de conhecimento dessas técnicas estatísticas por grande parte dos gestores. Esse panorama induz à utilização de métodos qualitativos que, eventualmente, são baseados na intuição e na experiência pessoal dos próprios gestores.

Gianesi e Biazzi (2011) argumentam, ainda, que a utilização de métodos computacionais que auxiliam o tratamento adequado e individualizado de cada item do estoque é recente, tendo em média quinze anos. Dessa forma, os autores explicam que diversas organizações que não possuem esses instrumentos de controle geraram práticas de gestão de estoque direcionadas para o tratamento uniforme de todos ou quase todos os itens. Algumas destas organizações continuam fazendo sua gestão sob essa prerrogativa. O bom relacionamento entre uma Organização e seus fornecedores pode facilitar a aplicação de modelos que buscam reduzir os estoques a níveis próximos de zero, como o uso do just-in-time e tecnologias Intercâmbio (troca ou transmissão) Eletrônica de Dados – EDI e Resposta Eficiente ao Consumidor – ECR.

Para Pozo (2001), os gestores das organizações públicas ou privadas devem conferir especial atenção à administração de materiais, dada a capacidade de esta atividade afetar positiva ou negativamente os resultados organizacionais. Para o autor, o objetivo principal da administração de materiais é maximizar o uso dos recursos que são estocados no almoxarifado, mantendo sempre o estoque necessário para atender às demandas e buscando, também, minimizar os investimentos nos vários tipos de estoques.

Fonte: Vago, F. R. M. ; SOUSA, Caissa V. ; MELO, J. M. C. ; LARA, J. E. ; FAGUNDES, A. F. A. ; Sampaio, D. O. . A importância do gerenciamento de estoque por meio da Curva ABC. Sociais e Humanas, v. 26, p. 638-655, 2013.

ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES VERSUS ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A administração dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a área de finanças, pois enquanto a Administração de Materiais está voltada para a facilitação do fluxo físico dos materiais e o abastecimento adequado à produção e a vendas, a área financeira está preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais.

DEFINIÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Visa a abastecer, de modo contínuo, a empresa com material que seja necessário às suas atividades. São cinco os requisitos básicos para o abastecimento:

  • Qualidade do material: O material deverá apresentar qualidade que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado).
  • Quantidade: Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque, evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa, bem como o excesso em estoque.
  • Prazo de entrega: Deverá ser o menor possível, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material.
  • Menor preço: O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado, proporcionando à empresa um lucro maior.
  • Condições de pagamento: Deverão ser as melhores possíveis, para que a em- presa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto.

DEFINIÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

Francischini define estoques como “quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo”. Mas em termos práticos, o que diferencia o estoque de matérias-primas de uma empresa e as ferramentas armazenadas na oficina mecânica? Ambos ficam armazenados na empresa, sob o controle de um sistema. Mas o que os distingue é a aplicação. Os materiais estocados são consumidos (peças para máquinas, matéria-prima, material de escritório, material de limpeza, etc) com certa regularidade e sua aquisição depende de fatores geográficos e econômicos, que definem as quantidades mínimas e máximas. Já as ferramentas são retiradas e devolvidas para serem usadas novamente. É comum nas empresas, que algumas pessoas entendam que tudo que há num armazém seja tratado como estoque, mas é preciso tratar cada grupo conforme o seu registro contábil.

São grupos ou famílias de estoque: 1-Matérias-primas; 2-Materiais em Processo; 3-Produtos Auxiliares; 4-Produtos Acabados. Podem ser definidos como mercadorias mantidas pelas firmas que se apresentam de diferentes formas:

  • Estoque de matérias primas e materiais: mercadorias mantidas pela firma, não comprometidas ainda com o processo produtivo.
  • Estoque de produtos em processo: materiais comprometidos com o processo de fabricação, mas que ainda não completaram o processo produtivo.
  • Estoque de produtos acabados: produtos completos que estão aguardando venda.
  • Estoque para revenda: mercadorias adquiridas já prontas, com o propósito de vendê-las sem qualquer processamento.

QUAL É A FUNÇÃO DOS ESTOQUES?

Os estoques funcionam com amortecedores entre o fluxo de entradas e o fluxo de saídas, originados pelas etapas de compra, produção e venda, permitindo que cada uma dessas etapas possa seguir sua velocidade ótima. Se não existissem estoques, as compras e a produção deveriam seguir rigidamente as vendas. Para a maioria das empresas isto seria impossível de acontecer por causa de uma série de fatores tais como:

a) - Prazos longos de entrega dos fornecedores.

b) - Quantidade mínima a serem adquiridas em cada compra.

c) - Atrasos nos prazos prometidos de entrega, etc.

ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

A administração de estoques deve garantir a cobertura da demanda do setor produtivo, evitando paralisações na produção. Simultaneamente deve possibilitar uma elevada rotação de estoques para:

1 - Aumentar a taxa de retorno da empresa

2 - Liberar fundos (recursos financeiros) para outras aplicações

A administração de estoques constitui um componente importante da administração de capital de giro, principalmente quando a empresa utiliza grandes quantidades de materiais e/ou quando precisa manter um alto volume de estoques. A administração de estoques está intimamente ligada à gestão das contas a pagar e à preservação do fluxo de caixa, que dependem fundamentalmente da política e prática de compras da empresa. A despesa com suprimentos é um fator significativo, que pode resultar em custos desnecessários quando a política de compras e armazenamento de materiais for inadequada, observando-se que para muitas empresas ainda existe outra agravante que é a “perecibilidade” e o prazo de validade de muitos materiais. Fica patente que os estoques representam um item importante para a administração financeira. Os princípios que regem a administração de estoques são semelhantes àqueles que orientam a administração de caixa. Realmente, administrar estoques consiste essencialmente em determinar, como no caso do caixa, qual o nível médio do estoque a ser mantido para que a segurança seja garantida, minimizando o custo total. Devemos ter sempre o produto de que se necessita, mas não podemos estourar o caixa com estoque em excesso, essa é uma frase que descreve bem o dilema da administração de estoques.

A administração de estoques é parte vital do composto logístico, pois estes podem absorver de 25% a 40%dos custos totais, representando uma porção substancial do capital da empresa. Olhando apenas pelo prisma financeiro, podemos ser induzidos a erros que se contrapõem às razões para manter estoques, tais como: jamais perder uma venda; melhorar o nível do serviço oferecido; incentivar a economia na produção; permitir melhores compras e transporte; proteger-se contra alteração de preços; precaver-se contra oscilações na demanda ou no tempo de ressuprimento; proteger-se contra contingências; etc. Para administrar os estoques, foram desenvolvidas várias técnicas, algumas de difícil aplicação nas micro e pequenas empresas:

  • Curva ABC;
  • Custo do Pedido
  • PEPS e UEPS
  • Just-in-Time, dentre outros.

A mais simples e, portanto, mais acessível ao segmento é o sistema ABC, que comumente já é instintivamente praticado pela maioria das empresas de alguma forma. Os estoques representam custos acumulados de matéria-prima, material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro. Eles têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado). Os estoques são formados para:

a) separar os segmentos individuais nas linhas de matéria-prima, manufatura e distribuição, para que cada um possa funcionar eficientemente em relação ao fluxo da linha de produção;

b) criar condições sob as quais cada segmento possa fornecer o máximo de serviço compatível com seu nível de operação;

c) permitir a cada um dos segmentos atingir seu ritmo eficientemente, por meio das compras ou produção da quantidade que resultará no menor custo total. O estoque serve apenas de reservatório entre uma fase e outra da produção.

Antigamente, a manutenção de altos estoques era considerada demonstração de “poder econômico” ou “requinte”. Atualmente, o estoque é considerado uma necessidade para garantir a alta taxa de rentabilidade do capital.

CONTROLE DE ESTOQUE

O controle de estoque tem por objetivo otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as necessidades de capital investido. Os estoques do produto acabado, matéria-prima e material em processo não serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque influenciarão os outros tipos. Às vezes, acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e conservadoras. O controle de estoque tem também o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa.

POLÍTICA DE ESTOQUE

A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoque o programa de objetivos a ser atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desenvolvimento do departamento. Essas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes:

a) metas de empresas quando há tempo de entregados produtos ao cliente;

b) definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a ser estocados nele;

c) controle do nível em que deverão flutuar os estoques para atender a uma alta ou baixa demanda ou a uma alteração de consumo. As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoques. Os estoques representam custos acumulados de matéria-prima, material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro. Os estoques têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado).

MÉTODOS APLICADOS À ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

Analisar em profundidade milhares de itens num estoque é uma tarefa extremamente difícil e, na grande maioria das vezes, desnecessária. É conveniente que os itens mais importantes, segundo algum critério, tenham prioridade sobre os menos importantes. Assim, economiza-se tempo e recursos. Para simplificar a construção de uma curva ABC, separamos o processo em 6 etapas a seguir:

1º) Definir a variável a ser analisada: A análise dos estoques pode ter vários objetivos e a variável deverá ser adequada para cada um deles. No nosso caso, a variável a ser considerada é o custo do estoque médio, mas poderia ser: o giro de vendas, o mark-up, etc.

2º) Coleta de dados: Os dados necessários neste caso são: quantidade de cada item em estoque e o seu custo unitário. Com esses dados obtemos o custo total de cada item, multiplicando a quantidade pelo custo unitário.

3º) Ordenar os dados: Calculado o custo total de cada item, é preciso organizá-los em ordem decrescente de valor, como mostra a tabela a seguir:

4º) Calcular os percentuais: Na tabela a seguir, os dados foram organizados pela coluna “Ordem” e calcula-se o custo total acumulado e os percentuais do custo total acumulado de cada item em relação ao total.

5º) Construir a curva ABC: Desenha-se um plano cartesiano, onde no eixo “x” são distribuídos os itens do estoque e no eixo “y”, os percentuais do custo total acumulado.

6º) Análise dos resultados: Os itens em estoque devem ser analisados segundo o critério ABC. Na verdade, esse critério é qualitativo, mas a tabela abaixo mostra algumas indicações para sua elaboração:

A aplicação prática dessa classificação ABC pode ser vista quando, por exemplo, reduzimos 20% do valor em estoque dos itens A (apenas 2 itens), representando uma redução de 16% no valor total, enquanto que uma redução de 50% no valor em estoque dos itens C (sete itens), impactará no total em apenas 2,2%. Logo, reduzir os estoques do grupo A, desde que calculadamente, seria uma ação mais rentável para a empresa do nosso exemplo.

Antes de prosseguir assista ao Vídeo “Classificação Curva ABC”

CUSTOS DE ESTOQUE

Existem duas análises possíveis sobre o custeio de estoques. A gerencial, que fornece informações de custo relacionadas às operações da empresa, que servem para tomada de decisões, implantação de novos projetos e melhoria contínua. A outra é a contábil, que é utilizada para compor as demonstrações de lucro ou prejuízo da empresa e serve de referência para a fiscalização da Secretaria de Fazenda. Sobre os gerenciais, veremos os seguintes custos:

  • Custo de armazenagem;
  • Custo de pedido.
  • Custos Gerenciais
  • Custo de Armazenagem

Como vimos na introdução deste material, a estocagem de qualquer material implica em ocupação de espaços que ficam improdutivos por algum tempo; espaços estes que poderiam ser utilizados para, por exemplo, instalar mais máquinas e aumentar a produção de uma fábrica. Portanto, deve-se conhecer o custo da área ocupada para evitar que se mantenha um estoque elevado além do período necessário. Podemos calcular esse custo com a seguinte fórmula:

FÓRMULA: CAm = EM x PMu x T x CAmu, Onde:

Legenda:

CAm = Custo de Armazenagem de um item

EM = Estoque médio de um item no tempo T (QTD)

PMu = Preço médio unitário do item no tempo T (valor)

T = Tempo em estoque

CAmu = Custo de Armazenagem unitário

Exemplo:

Calcular o custo de armazenagem do item “Sonho de Valsa”. Foram fornecidos os seguintes dados pela empresa:

CUSTO DE PEDIDO

Quando falamos das etapas existentes no “tempo de reposição”, referimo-nos no tocante a etapa de compras, citando os tempos gastos com cotação, seleção da melhor oferta, confirmação do pedido, enfim, diversas rotinas de trabalho do comprador. Conforme o grau de complexidade da compra (Ex: importações, produtos controlados pelo governo, etc), os custos dessa atividade podem aumentar, encarecendo ainda mais cada pedido colocado. Portanto, o custo de pedido é dado pela seguinte equação:

Fórmula: CP = n (CPAu + CPVu)

Onde:

CP = Custo de Pedido

n = Número de Pedidos

CPAu = Custo de Pedido Administrativo unitário

CPVu = Custo de Pedido Variável unitário

Exemplo:

Calcular o custo de pedido nº 055, referente ao item “Ouro Branco”. A empresa solicitou que a quantidade comprada fosse feita em duas entregas e arcará com os custos de frete e desembaraço alfandegário.

Dados fornecidos pela empresa:

MÉTODO PEPS OU FIFO

As siglas acima significam que o Primeiro a Entrar é o Primeiro a Sair (ou First In, First Out). Agora, ao invés de se utilizar as entradas para se calcular um preço médio e valorizar as saídas (como no caso anterior), controla-se o estoque em lotes, conforme a data de entrada. O preço do lote mais antigo (o primeiro que entrou) é usado para valorizar as próximas saídas, até que este lote acabe e seja necessário usar o preço de outro lote mais antigo. Veja na tabela:

Aplicação: Produtos perecíveis cujo estoque não tenha tanta diversidade (o que facilita o controle) e que precisem obedecer à ordem da data de fabricação para evitar vencimento ou perdas.

Antes de prosseguir assista ao Vídeo “Controle de Estoques Método PEPS”

MÉTODO UEPS OU LIFO

Ao contrário do anterior, o método do Último a Entrar é o Primeiro a Sair (ou Last In, First Out) pressupõe que o último lote a entrar no estoque é o primeiro a ser considerado para efeito do cálculo de custo. Também nesse caso, cada lote é controlado separadamente, como no exemplo a seguir.

Aplicação: produtos onde não perecíveis ou que não percam valor ao longo do tempo. Ex: vinhos – quanto mais antigo, melhor; logo, tanto faz vender um lote mais recente quanto um mais antigo. Cada um terá o seu respectivo custo.

Vídeo “Controle de Estoques Métodos UEPS”

Created By
Lucas Campos Moura
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