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El proceso de inscripción en el RNBD Colombia

En esta sección se debe informar el encargado de la base de datos.

Es importante recordar que un Encargado no corresponde a la persona que dentro de la organización realice cualquier tratamiento a la base de datos, sino que es una tercerización de este tratamiento.

Un encargado es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. En caso que la base de datos no tenga encargados, puede continuar a la siguiente sección. Si en algún momento la base de datos pasa a tener Encargado(s), actualice la información, agregando los datos solicitados.

En esta sección se deben inscribir los canales de atención a los titulares, es decir, los distintos medios que el responsable y/o encargado ha puesto a disposición de éstos para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012

Finalizado el registro de canales, se inicia el cargue de la Política de Tratamiento de la Información, aquí se cargarán, una por una, según corresponda, las políticas de Tratamiento de datos personales de los Responsables y, si cuenta con ella, la de los Encargados. Con tan solo cargar las políticas del Responsable se habilitará la opción “Continuar”. Dichas políticas deben incluir, por lo menos, la información señalada en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Sección 3 Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Una vez cargada la Política de tratamiento de la información, tanto del Responsable de la Base de Datos como de (los) Encargado(s), en caso de que se inscriban Encargados, el usuario deberá hacer clic en Continuar, para seguir con el registro de la Forma de Tratamiento de la base de datos, donde se indicará si la base de datos tiene un tratamiento manual o automatizado y la ubicación física de la misma. Las bases de datos manuales o archivos son aquellos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas electrónicas o informáticas. En caso de que una base de datos que se maneja en medio electrónico tenga un respaldo en archivo físico se entenderán como dos bases de datos diferentes, por lo tanto se deberán inscribir cada una en forma independiente, ya que la disposición, medidas de seguridad o controles implementados aplican de manera diferente según la forma de tratamiento.

El usuario deberá registrar la información contenida en la base de datos, para lo cual deberá seleccionar las subcategorías de datos almacenados en la base de datos, las cuales se encuentran agrupadas por categorías de acuerdo con su naturaleza, con el fin de facilitar la inscripción de los datos.

Una vez se guarde la información y se haga clic en Continuar, el sistema mostrará el paso 6, Medidas de Seguridad de la Información, en donde el usuario podrá seleccionar los controles implementados por el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de la base de datos que está registrando, para lo cual hará clic en el recuadro que se encuentra frente a cada una de las medidas, si las ha implementado. En caso contrario, dejará en blanco dicha casilla.

Cuando se requiera autorización para el tratamiento de los datos personales y se cuente con ella, se debe seleccionar la opción SI, de lo contrario, se debe seleccionar NO. Si se cuenta con autorización de los titulares sólo en algunos casos, deberá seleccionar la opción ALGUNOS CASOS. Cuando no sea necesaria la autorización, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, se deberá seleccionar, dentro de las opciones dispuestas, la(s) causal(es) que corresponda(n)

En caso que el Responsable realice transferencia internacional de los datos personales contenidos en la base de datos que está registrando se debe hacer clic en el botón Agregar Destinatario y diligenciar sus datos, así como los demás campos solicitados en el formulario y hacer clic en el botón Guardar. En caso contrario debe hacer clic en el botón Continuar.

Cuando el Responsable realice transmisión internacional de los datos personales contenidos en la base de datos que está registrando debe hacer clic en el botón Agregar Destinatario y diligenciar sus datos así como los demás campos solicitados en el formulario y hacer clic en el botón Guardar. En caso contrario debe hacer clic en el botón Continuar.

En caso de que el Responsable realice o haya realizado cesión de los datos personales de la base de datos que está registrando y cuente con la información de dicha cesión, selecciona SI y escoge la opción que corresponda a la forma como cedió la información, dependiendo de si la misma fue gratuita, si recibió una contraprestación por ella o es un requerimiento de una autoridad judicial o administrativa. También se diligencian los datos de Cesionario

Al seleccionar la opción Finalizar Registro el sistema genera el número de radicación del registro de la base de datos.
Created By
Giovanni Montoya Aldawe
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