Loading

KA1: KRATKOROČNI PROJEKTI U OBRAZOVANJU ODRASLIH SAVJETI ZA ISPUNJAVANJE PRIJAVNOG OBRASCA KA122-ADU

Online obrazac KA122-ADU za prijavu kratkoročnog projekta mobilnosti polaznika i osoblja u obrazovanju odraslih u sklopu Ključne aktivnosti 1 dostupan je na sljedećoj poveznici. Budite pažljivi pri odabiru, kako biste izabrali ispravan obrazac koji odgovara području i aktivnosti za koju se vaša organizacija prijavljuje.

Zelenom strelicom označen relevantni prijavni obrazac i ikona za prijavu (Apply)

Jednom kada započnete s procesom ispunjavanja uneseni podaci se automatski spremaju, a obrazac je dostupan za uređivanje sve do konačnog podnošenja, najkasnije do 23. veljače 2022. u 12:00 sati po briselskom vremenu. Naravno, obrazac je u svakom trenutku moguće sačuvati kao nacrt pritiskom na plavu ikonu PDF u gornjem desnom kutu obrasca.

Ikona za preuzimanje nacrta obrasca na računalo u PDF obliku

Unaprijed vas obavještavamo da će online sustav ponekad imati poteškoća te prijavi možda nećete moći uvijek pristupiti. Stoga, kako biste imali dovoljno vremena za uređivanje prijave i na vrijeme ju predali u sustav, ne čekajte posljednji dan za njezino podnošenje.

REGISTRACIJA ORGANIZACIJE

Svi novi prijavitelji moraju prije podnošenja prijave registrirati organizaciju na portalu za sudionike (Organisation Registration System) kako bi organizaciji bio dodijeljen OID broj koji se unosi u prijavni obrazac. Registracija organizacija izvršava se samo jednom i nije ju potrebno ponavljati pri budućim prijavama projekata, stoga već registrirane organizacije mogu na portalu provjeriti točnost informacija i preuzeti OID broj.

U slučaju da je vaša organizacija prethodno sudjelovala u Erasmus+ programu s PIC brojem, OID je automatski dodijeljen i ne morate se ponovno registrirati već slijedite poveznicu na portal za sudionike kako biste jednostavnom pretragom po nazivu saznali dodijeljeni OID broj. Sve o načinu registracije pročitajte u uputama Europske komisije.

PRIJAVNI OBRAZAC

Nakon što otvorite relevantni prijavni obrazac (područje u kojem je vaša organizacija prihvatljivi prijavitelj i odgovarajući tip ključne aktivnosti), krenite redom, slijedeći izbornik na lijevoj strani obrasca u kojem su vidljivi svi dijelovi prijave koje je potrebno ispuniti. Određeni ispunjeni dijelovi obrasca uvjetuju otvaranje novih dijelova, a određeni segmenti automatski se popunjavaju unosom podataka u neki od prethodnih dijelova prijave. Sva polja označena crvenom zvjezdicom obavezna su za unos traženih podataka. Kada dio obrasca ispunite u cijelosti u izborniku će se pojaviti zelena kvačica. Broj znakova koje možete upisati u polja predviđena za unošenje teksta je ograničen i uvijek se prikazuje u desnom gornjem kutu polja za unos teksta.

Prikaz izbornika prijavnog obrasca i polja za unos teksta

CONTEXT

U ovom dijelu uz naslov projekta na hrvatskom i engleskom jeziku, potrebno je izabrati datum početka projekta (klikom na ikonu kalendara) i trajanje projekta u mjesecima (padajući izbornik), čime će se automatski pojaviti datum završetka projekta. Važno je također iz padajućih izbornika odabrati šifru hrvatske nacionalne agencije (HR01-Agencija za mobilnost i programe EU), te jezik na kojem ćete ispunjavati obrazac (hrvatski ili engleski).

PARTICIPATING ORGANISATIONS

Klikom na participating organisations otvara se padajući izbornik u koji unosite podatke za: Applicant organisation (vaša organizacija, kao organizacija prijaviteljica) i Hosting organisation (organizacija primateljica, domaćin vaših sudionika mobilnosti). Unosom OID broja vaše organizacije u dijelu Applicant organisation, automatski će se popuniti polja s osnovnim podacima organizacije. Kod unosa Applicant organization u padajućem izborniku navedite i popunite podatke za najmanje dvije osobe odgovorne za provedbu projekta - zakonskog zastupnika i kontakt osobu. Osobe dodajete pritiskom na plavu ikonu Add an associated persons. Pri tome je obavezno označiti jednu osobu kao Contact person for Online language support (to može biti ista osoba koja ima ulogu zakonskog zastupnika ili je kontakt osoba). Unesene podatke možete brisati ili mijenjati pritiskom na odgovarajuće ikone na desnoj strani.

Popis obaveznih zahtjeva pri unosu osoba iz organizacije prijaviteljice
Odabir uloga osobe u projektnom timu
Ikone za brisanje i uređivanje podataka, te dodavanje novih osoba

Kod unosa podataka u dio Hosting organisation potrebno je odgovoriti na pitanja s kojom vrstom organizacije planirate suradnju, jeste li s nekom od organizacija primateljica već ostvarili prijašnju suradnju ili ostvarili kontakt, te, ako još niste identificirali sve organizacije primateljice, objasniti kako ćete pronaći prikladne organizacije za mobilnosti koje planirate organizirati.

Pitanja vezana uz organizacije primateljice i opcija dodavanja organizacija

Možete dodavati organizacije primateljice sa ili bez OID broja pritiskom na plavu ikonu Add Hosting organisation. Ako u fazi prijave ne raspolažete svim informacijama o hosting organizaciji ili njenom OID broju, odaberite ikonu Add Hosting organisation without OID te u prozor koji se potom otvara ručno unesite zemlju destinacije i ostale odgovarajuće informacije. Tijekom provedbe projekta može doći do promjene hosting organizacije, sve dok ste i dalje usmjereni na ostvarenje istih ciljeva i rezultata planiranih projektnom prijavom.

Moguće je, ali nije obavezno, označiti polje kojim potvrđujete da ćete u provedbi projekta imati i tzv. suradničke organizacije, koje pomažu u provedbi aktivnosti, ali ne primaju sudionike mobilnosti.

BACKGROUND

U ovom dijelu predstavite vašu organizaciju, a ako se prijavljujete u ime veće organizacije s više sektora i odjela, osobito je važno jasno opisati strukturu cijele organizacije i objasniti koji dijelovi organizacije su relevantni u području obrazovanja odraslih.

U odgovarajućim poljima izaberite opcije iz padajućih izbornika te opišite glavne aktivnosti i programe obrazovanja koje organizacija provodi (ako se provodi više vrsta obrazovnih programa, potrebno je navesti specifične aktivnosti relevantne s obzirom na područje u kojem se prijavljujete (nestrukovno obrazovanje odraslih), karakteristike i dob polaznika koji pohađaju programe obrazovanja, te godine iskustva, broj polaznika i broj nastavnog i nenastavnog osoblja (u području nestrukovnog obrazovanja odraslih).

U dijelu Past participation potvrdite da se slažete s korištenjem informacija o prethodnom sudjelovanju vaše organizacije kako bi Nacionalna agencija mogla procijeniti organizacijske kapacitete za provedbu aktivnosti. Informacije o prethodnom sudjelovanju automatski se popunjavaju podacima dostupnim u središnjem sustavu portala. Na kraju imate mogućnost dodati komentare ili informacije o prijašnjem sudjelovanju vaše organizacije u Erasumus+ programu.

PROJECT OBJECTIVES

U dijelu koji se odnosi na ciljeve projekta potrebno je opisati najvažnije potrebe i izazove s kojima se vaša organizacija trenutno susreće, na koji način se organizacija može poboljšati u odnosu na pružanje obrazovanja polaznicima te svakako dopunite svoje odgovore konkretnim primjerima.

Potom za svaki cilj što konkretnije opišite što želite postići (title), kako je cilj povezan s ranije opisanim potrebama i izazovima (explanation) i kako ćete mjeriti je li cilj postignut (measuring success). Nove ciljeve možete dodavati pritiskom na plavu ikonu Add objective (desno dolje). Iz padajućeg izbornika odaberite od jedne do najviše tri teme na kojima ćete raditi u projektu.

Ciljevi projekta - primjer odabira tema iz padajućeg izbornika i ikona za dodavanje ciljeva

ACTIVITIES

U dijelu aktivnosti projekta izuzetno je važno redom ispunjavati dio po dio u izborniku koji se dodatno grana ovisno o vašim odabirima. Klikom na svaku od grana izbornika pristupate ispunjavanju navedenog dijela. Unos podataka potrebno je započeti od vrha izbornika.

Na samom početku izbornika u dio Activities iz padajućeg izbornika odaberite jednu ili više vrsta aktivnosti koje planirate provesti projektom. Možete odabrati niz različitih vrsta aktivnosti, s obzirom na sudionike mobilnosti koje planirate uključiti u projekt: osoblje i/ili odrasle polaznike s manje mogućnosti (uključujući nižu razinu vještina).

Moguće vrste aktivnosti za osoblje su tečajevi i treninzi, praćenje rada i/ili aktivnosti poučavanja i osposobljavanja, dok vrste aktivnosti za odrasle polaznike s manje mogućnosti obuhvaćaju individualne i/ili grupne mobilnosti. Također postoje tzv. ostale aktivnosti u okviru kojih je vaša organizacija domaćin te možete pozvati stručnjake i/ili primiti sudionike koji se školuju u nastavnom području ili su nedavno diplomirali (do 12 mjeseci od stjecanja diplome). Detaljnije informacije o vrstama aktivnosti i polaznicima u području obrazovanja odraslih pronađite u relevantnom poglavlju Vodiča kroz Erasmus+ program (od 114. stranice nadalje).

Izbor vrsta aktivnosti utjecat će na daljnje grananje izbornika i stvaranje budžetnih stavki za svaku od odabranih aktivnosti. Aktivnosti možete dodavati pritiskom na plavu ikonu Add an activity.

Horizontalna pomična traka i ikona za dodavanje aktivnosti

Obratite pažnju na horizontalnu pomičnu traku kako biste ispunili sva polja koja vam možda neće biti vidljiva bez dodatnog pomicanja trake u desnu stranu. Podaci koje ste unijeli koristit će se u procjeni projektnog prijedloga i zatraženog budžeta. Predložene aktivnosti i planiranje budžeta trebaju biti realistični odraz planirane provedbe projekta. Tijekom provedbe može doći do promjena u odredištu, broju sudionika, trajanju aktivnosti i slično ukoliko ste i dalje usmjereni na ostvarenje istih ciljeva i rezultata kako je planirano projektnom prijavom te objasnite razloge promjena.

Kada ste iz padajućeg izbornika odabrali sve vrste aktivnosti koje planirate provesti, krenite s ispunjavanjem stavki u izborniku za svaku od njih. Bitno je ispuniti sva polja u koja je unos moguć: organizaciju primateljicu, destinaciju, broj sudionika, trajanje aktivnosti u danima, broj osoba u pratnji, broj dana na putu, dužinu puta u km (koristeći kalkulator udaljenosti), unijeti opis za svaku aktivnost te, ako je primjenjivo, označiti moguće opcije, npr. Blended mobility activities ako planirate kombinirati fizičku mobilnost i virtualnu komponentu i Green travel. Zeleno putovanje (Green travel) definira se kao putovanje na kojem se veći dio puta koriste prijevozna sredstva s niskom razinom emisija (npr. autobus ili vlak). Unos u ovom dijelu obrasca utječe na druge dijelove unutar kategorije Activities, koji se automatski popunjavaju s obzirom na vrijednosti koje ste unijeli.

Pritiskom na plavu ikonu Add dodajete jednu ili više organizacija primateljica (Hosting organisation) iz padajućeg izbornika (podaci se "povlače" iz polja upisanih u dijelu obrasca Participating organisations). U sljedećem padajućem izborniku trebala bi biti odabrana destinacija (zemlja), a potom upisujete broj sudionika, trajanje aktivnosti u danima, te, ako je primjenjivo, broj osoba u pratnji i dane za osobe u pratnji (upisati 0 ako nema osoba u pratnji). Također, ako je primjenjivo za vaš projekt, označite polja Blended mobility activities i Green Travel, te ako je primjenjivo unesite broj sudionika koji pripadaju nenastavnom osoblju (rukovoditelji, administrativno osoblje i sl.).

Padajući izbornik za odabir organizacije primateljice i ikona za dodavanje organizacija primateljica
Ikone za brisanje i odabir sekcija za ispunjavanje grana izbornika unutar pojedine aktivnosti

1) Description (opis aktivnosti) - unosite informacije o svakom od odabranih tipova aktivnosti, a ako unutar jednog tipa aktivnosti planirate više mobilnosti, npr. više individualnih mobilnosti odraslih polaznika ili više vrsta tečajeva za osoblje, potrebno je opisom obuhvatiti sve. Pratite pitanja i opišite sadržaj aktivnosti koje planirate provesti, očekivane rezultate, koristi za sudionike aktivnosti, što će sudionici naučiti, kojim ciljevima doprinose planirane aktivnosti (odabir ciljeva iz padajućeg izbornika), kako ćete procijeniti jesu li postignuti očekivani učinci za sudionike i drugi rezultati, kako ćete odabrati sudionike aktivnosti i zašto ste izabrali navedenu metodu odabira sudionika.

2) Organisational support (organizacijska potpora) automatski se popunjava ovisno o vrsti aktivnosti i broju sudionika koje ste upisali ranije. Organizacijska potpora pokriva troškove direktno vezane uz provedbu aktivnosti mobilnosti kao što su priprema (pedagoška, interkulturalna i dr.), mentoriranje, praćenje i potpora sudionicima tijekom mobilnosti, usluge, alati i oprema potrebna za virtualne mobilnosti u kombiniranim aktivnostima, prepoznavanje ishoda učenja, dijeljenje i diseminaciju rezultata o projektu i EU financiranju.

3) Individual support (pojedinačna potpora) pokriva troškove sudionika za vrijeme provedbe aktivnosti mobilnosti (npr. trajanje tečaja) i osoba u pratnji (ako je primjenjivo; npr. asistent osobi s invaliditetom, kvalificirano osoblje organizacije u slučaju grupnih mobilnosti odraslih polaznika i sl.). U pojedinačnu potporu mogu se uključiti i dani provedeni na putovanju koje je potrebno upisati u polje Travel days - najviše 2 dana za standardno putovanje (jedan dan u odlasku, jedan dan u povratku), odnosno najviše 4 dana za okolišno održivo putovanje (ako ste ranije označili opciju Green Travel).

4) Travel (putovanje) pokriva troškove povratnog putovanja sudionika i osoba u pratnji između mjesta iz kojeg dolaze i destinacije na kojoj se odvija aktivnost mobilnosti. Osim polja koja su automatski popunjena prethodnim unosom organizacije primateljice i broja sudionika/osoba u pratnji, potrebno je iz padajućeg izbornika Travel Distance izabrati kategoriju udaljenosti u odnosu na zemlju u koju se putuje. Udaljenost se izračunava kalkulatorom udaljenosti (alat Europske komisije), unosom zemlje/grada u polja Start i End.

Primjer unosa i izračuna kalkulatorom udaljenosti

5) Course fees (troškovi tečaja) javlja se kao grana izbornika samo kod aktivnosti tečaja, a automatski se popunjava s obzirom na ranije unesene podatke o broju sudionika i trajanju aktivnosti tečaja (ne uključuje dane provedene na putu). Pokrivanje troškova tečaja (kotizacije) moguće je ostvariti za najviše 10 dana po sudioniku, s paušalnim iznosom od 80 EUR po danu (ukupno najviše 800 EUR).

6) Linguistic support (jezična potpora) predstavlja trošak materijala za učenje jezika za sudionike koji trebaju poboljšati znanje jezika kojim će se služiti tijekom aktivnosti u organizaciji primateljici (hosting organisation). Jezična potpora može se financirati za sudionike u mobilnosti osoblja koja traje dulje od 30 dana i sudionike u mobilnosti učenika u svrhu učenja za pojedince. Potpora se isplaćuje samo ako sudionik ne može primati mrežnu jezičnu potporu jer traženi jerik ili razina nisu dostupni. Iz padajućeg izbornika potrebno je odabrati jezik te upisati broj sudionika za koje podrška putem OLS platforme nije dostupna.

7) Preparatory visits (pripremni posjeti) - ako je primjenjivo, potrebno je upisati broj sudionika u pripremnom posjetu (najviše 3). Pripremni posjeti mogu se održati u organizaciji primateljici prije početka mobilnosti. Međutim, imajte na umu važne napomene u Vodiču kroz program Erasmus+: pripremni posjet mora biti jasno obrazložen i služiti tome da poboljša uključivost, raspon i kvalitetu mobilnosti. Na primjer, pripremni posjeti mogu biti organizirani da bi se bolje pripremile mobilnosti sudionika s manje mogućnosti, počelo raditi s novom partnerskom organizacijom ili pripremile mobilnosti dugog trajanja. Pripremni posjeti ne mogu se organizirati za pripremu tečaja ili treninga za osoblje.

8) Inclusion support (potpora za uključivost) - potrebno je, kada je primjenjivo, navesti broj sudionika kojima je potrebna potpora za uključivost. Potpora je vezana uz organizaciju mobilnosti osoba s manje mogućnosti, a omogućena je na dva načina: za organizacije i sudionike. Potpora koju ostvaruju organizacije je fiksni iznos po sudioniku namijenjen pokrivanju administrativnih i drugih sitnih troškova. Potpora za sudionike pokriva 100% stvarno nastalih troškova vezanih uz sudionike s manje mogućnosti i osobe u pratnji.

Iz ove stavke moguće je pokriti i troškove putovanja te troškove života za vrijeme trajanja mobilnosti za osobe s manje mogućnosti (i osobe u pratnji), u slučaju da za pokrivanje troškova nisu dovoljne budžetne stavke Putovanja i Pojedinačne potpore. U tom je slučaju potrebno zatražiti punu svotu za putovanje i pojedinačnu potporu putem stavke Inclusion support te ne navoditi troškove za istu osobu u stavkama budžeta za putovanje i pojedinačnu potporu, sukladno principu zabrane dvostrukog financiranja.

9) Exceptional costs (izvanredni troškovi) - u ovu kategoriju spadaju troškovi u slučaju kada nacionalna agencija traži financijsku garanciju te iznimno visoki putni troškovi sudionika zbog teško dostupnih geografskih lokacija, ukoliko se isti ne mogu osigurati kroz budžetnu stavku Travel. Potrebno je unijeti broj sudionika za koje je potreban ovaj trošak, dobro objasniti potrebu za troškom i navesti iznos. Imajte na umu da je prihvatljivo najviše 80% navedenih izvanrednih troškova, što se automatski izračunava u obrascu.

Primjer grana izbornika Activities prije unosa vrste aktivnosti i podataka
Primjer grana izbornika Activities nakon odabira dvije vrste aktivnosti i unesenih podataka

QUALITY STANDARDS

Erasmus standardi kvalitete dio su Erasmus+ poziva za projekte u području Ključne aktivnosti 1 i sastoje se od četiri glavne cjeline: 1. Osnovni principi, 2. Dobro upravljanje aktivnostima mobilnosti, 3. Pružanje kvalitete i potpore sudionicima, 4. Dijeljenje rezultata i znanja. Standardi postoje kako bi osigurali dobro iskustvo mobilnosti i ishode učenja za sve sudionike i kako bi sve organizacije financirane Programom doprinijele njegovim ciljevima. Organizacije se trebaju pridržavati standarda kvalitete, a u slučaju konzorcija isti se primjenjuju na aktivnosti svih organizacija: koordinatora i članica konzorcija.

Pažljivo pročitajte Erasmus standarde kvalitete u prijavnom obrascu, te ih konzultirajte tijekom pisanja prijave kako biste osigurali njihovu primjenu u svim aspektima projekta. Nakon čitanja standarda kvalitete, potrebno je potvrditi da ih vaša organizacija razumije i prihvaća te pristaje da se isti koriste kao dio kriterija vrednovanja kvalitete projekta u fazi procjene završnog izvješća.

Potvrda razumijevanja i prihvaćanja Erasmus standarda kvalitete

FOLLOW-UP

Ovaj dio obrasca također čini važan segment vaše prijave i odnosi se na učinak projekta, diseminaciju rezultata i evaluaciju (vrednovanje) aktivnosti koje u okviru projekta planirate provesti. Potrebno je precizno navesti kako će vaša organizacija integrirati rezultate provedenih aktivnosti mobilnosti u svoj redovni rad i djelovanje, te koje aktivnosti će organizacija provesti kako bi podijelila rezultate provedenih projektnih aktivnosti i znanje o Programu unutar organizacije i prema drugim organizacijama, lokalnoj zajednici i široj javnosti. Također navedite kako ćete javno objaviti rezultate i potvrditi financiranje Europske unije. Za promociju projekta i dijeljenje rezultata osim vlastitih kanala, medija i društvenih mreža, registrirajte se i koristite platformu EPALEe-platformu za obrazovanje odraslih u Europi, na kojoj možete pronaći i niz informacija, resursa i partnerskih organizacija u području obrazovanja odraslih.

PROJECT SUMMARY

U dijelu sažetka potrebno je sumirati informacije sadržane u ostatku prijave i dati kratke odgovore (do tisuću znakova) na svako od pitanja. Pri tome koristite pune rečenice i jasan jezik. Odgovorite na sljedeća pitanja: Zašto ste prijavili ovaj projekt? Što želite postići provedbom projekta? Koje ćete aktivnosti provesti? Koje rezultate projekta očekujete?

Važno je istaknuti da će vas sustav zatražiti, ako obrazac ispunjavate na hrvatskom jeziku, da na svako od pitanja odgovorite i na engleskom jeziku te će sažetak biti javno dostupan ako vaš projekt bude odobren za financiranje. Stoga je važno potruditi se oko kvalitetnog sažetka i njegovog prijevoda na engleski jezik.

ANNEXES

U ovaj dio prijavnog obrasca (Privitci) obavezno prilažete dokument naziva Declaration on Honour (Izjava o časti). Izjavu o časti najprije preuzimate na svoje računalo pritiskom na ikonu Download, a nakon što ju pravilno ispunite, potrebno ju je skenirati i učitati u sustav pritiskom na plavu ikonu Add Declaration on Honour.

Izjava o časti mora sadržavati potpis zakonskog predstavnika organizacije, datum i mjesto potpisa te pečat organizacije.

Moguće je, iako nije obavezno, priložiti dodatne dokumente koje smatrate relevantnima za prijavu. Pri tome jasno imenujte dokumente, izbjegavajući kratice i šifre. Sustav podržava učitavanje najviše 10 privitaka. Pojedini privitak može biti veličine do 15 MB, dok ukupna veličina svih učitanih privitaka može biti najviše 100 MB.

Ikone za preuzimanje i prilaganje Izjave časti i drugih dokumenata po izboru

CHECKLIST

Na kraju, prije nego što predate prijavu, označite polja u check-listi koja vas podsjeća da provjerite sljedeće: 1. prijava ispunjava kriterij prihvatljivosti naveden u Vodiču kroz program Erasmus+ za 2022. godinu, 2. sva relevantna polja u prijavi su popunjena i 3. izabrali ste ispravnu Nacionalnu agenciju u zemlji u kojoj je osnovana i djeluje vaša organizacija.

Pažljivom provjerom prijave koja je u cijelosti ispunjena (sve kategorije u izborniku označene su zelenom kvačicom) i označavanjem svih polja u check-listi došli ste do kraja online obrasca te možete predati projektnu prijavu pritiskom na plavu ikonu Submit u gornjem desnom kutu online obrasca.

Primjer popunjenog prijavnog obrasca i ikona za slanje prijave (Submit)

Još jednom podsjećamo: dobro je predati prijavu prije zadnjeg dana roka za predaju, zbog mogućih tehničkih poteškoća online sustava kao posljedice povećanog online prometa istodobnim slanjem prijava većeg broja prijavitelja.

DODATNE INFORMACIJE

Najvažniji dokument koji vam pomaže u pripremi kvalitetne projektne prijave jest Vodič kroz program Erasmus+ dostupan na engleskom i hrvatskom jeziku. U slučaju razlike, prednost pred informacijama iz ovih uputa imaju informacije objavljene u Vodiču.

U slučaju potrebe proučite dodatne tehničke upute vezane za podnošenje prijava.

Online obrazac KA122-ADU za prijavu kratkoročnog projekta u Ključnoj aktivnosti 1 u području obrazovanja odraslih dostupan je ovdje.

SRETNO S PRIJAVOM!