第五次會議前準備事項 年會前一個月跨組協調

年會手冊跟催

2017/2/28 截稿

總監辦事處+編錄印刷組密集跟催

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撰寫企劃書

重點: 如何做, 自己準備資源, 需要他組資源, 告示牌/工讀生/便當/無線電等

  1. 茶水點心便當組
  2. 分組討論組: 分組討論所有主講人, 引言人, 記錄人, 舉牌, 帶領人, 簡報蒐集, 工讀生, 茶水, 海報, 散場檢視遺失物交到大會服務處, 現場清理還原
  3. 程序組: 上台等待區地圖繪製, 社長與地區團隊上台通知點名, 與司儀同步做法, 上台站位流程規劃演練, 照相流程規劃演練
  4. 註冊組: 註冊分區規劃圖, 註冊物分裝線, 打包, 清點, 分派, 點收等
  5. 外賓接待組: RIPR接待程序表, RIPR在台行程表, 歡迎歡送會, 專屬攝影, 專屬司機, 餐具, 禮物, 翻譯
  6. 貴賓接待組: 貴賓室茶點, 佈置, 配戴胸花團隊規劃, RIPR 到場配戴胸花
  7. 糾察組: 所需資源, 排班表
  8. 場內佈置組: 場內佈置圖, 舞台佈置圖, 講台佈置圖, 展覽佈置圖, 扶輪成果展, 大廳照相背板規劃, 座位表, 指示告示牌
  9. 場外佈置組: 精神堡壘, 帳篷桌椅等規格相片, 國旗升旗排班與旗幟準備, 廣場扶輪旗, 現場氛圍裝置
  10. 摸彩組: 摸彩辦法, 人員確認做法標準
  11. 園遊會組: 美食餐點規劃, 桌椅/工讀生資源
  12. 友誼廣場組: 招商攤位列表, 各廠家資源需求調查, 帳篷攤位規劃, 帳篷吊牌, 便當, 停車位宣導
  13. 美學組: 展覽物品收送, 保險, 裝置, 保全
  14. 回顧展覽組: 展覽物品收送, 保險, 裝置, 保全
  15. 膳食組: 菜色相片, 桌椅相片, 碗筷相片, 衣架, 用餐人員識別與管理, 臨時椅規劃, 貴賓桌/素桌標示
  16. 交通組: 帳篷, 桌椅, 告示牌, 工作人員表, 接駁車規劃
  17. 大會服務組: 輪值表, 物品接收交付流程, 遺失物登記與現場公告, 領取流程
  18. 節目委員會-節目 Rundown

跨組需求協調

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