Loading

Ka2 mALA PARTNERSTVA Savjeti za ispunjavanje prijavnog obrasca

UVOD

Novi program Erasmus+ donio je i novu mogućnost u Ključnoj aktivnosti 2: Mala partnerstva koja su namijenjena manje iskusnim organizacijama i onim koje nisu do sada sudjelovale u programu Erasmus+, a aktivne su u bilo kojem području obrazovanja, osposobljavanja, mladih i sporta ili drugim socioekonomskim sektorima te organizacijama koje provode interdisciplinarne aktivnosti u različitim područjima (npr. lokalna, regionalna i nacionalna tijela).

Ako ste jedna od njih, na dobrom ste mjestu. Ovdje ćete pronaći upute kako ispuniti online prijavni obrazac za sljedeća područja: odgoj i opće obrazovanje (School education), strukovno obrazovanje i osposobljavanje (Vocational, education and training) i nestrukovno obrazovanje odraslih (Adult education).

Projekti malih partnerstava mogu trajati od 6 do 24 mjeseci, uz minimalno sudjelovanje dvije organizacije iz dvije različite zemlje sudionice programa (tzv. Programme countries). Organizacija prijaviteljica prijavu podnosi svojoj nacionalnoj agenciji u ime svih organizacija koje sudjeluju u projektu. Hrvatski prijavitelji prijavu podnose Agenciji za mobilnost i programe EU (oznaka HR01).

Financijska potpora iznosi 30.000 EUR ili 60.000 EUR, ovisno o aktivnostima koje prijavitelji žele provesti i rezultatima koje žele postići, a više informacija o pravilima i uvjetima sudjelovanja potražite u Vodiču kroz program Erasmus+.

REGISTRACIJA ORGANIZACIJE

Kako biste mogli krenuti s Erasmus+ prijavom, potrebno je registrirati vašu organizaciju u Sustavu za registraciju organizacija kako biste dobili svoj organizacijski broj OID kojeg ćete unijeti u prijavni obrazac u za to predviđeno polje. Registracija organizacija izvršava se samo jednom i nije ju potrebno ponavljati pri budućim prijavama Erasmus+ projekata, stoga je potrebno provjeriti ima li organizacija već svoj OID broj, provjeriti točnost informacija te preuzeti OID broj. U slučaju da je vaša organizacija prethodno sudjelovala u programu Erasmus+ s PIC brojem, OID je automatski dodijeljen i ne morate se ponovno registrirati. Sve o načinu registracije pročitajte u kratkim uputama.

ROKOVI

Odmah na početku vam savjetujemo da svoju online prijavu predate na vrijeme. Dva su roka za Mala partnerstva u 2021. godini: 20. svibnja 2021. u 12:00h i 3. studenoga 2021. u 12:00h. Trenutno su otvorene prijave za rok 20. svibnja 2021. Unaprijed vas obavještavamo da će online sustav ponekad imati poteškoća te prijavi možda nećete moći uvijek pristupiti, no to vas ne treba zabrinjavati. Imate dovoljno vremena za uređivanje prijave, a najvažnije je da ne čekate posljednji dan za njezino podnošenje. Jednom kada započnete s unosom svog projektnog prijedloga u online sustav on je cijelo vrijeme dostupan i podložan promjenama sve do krajnjeg roka (čak i ako ste stisnuli submit, prijavu možete ponovno predati, a u obzir će se uzeti posljednja predana prijava). Obrazac je u svakom trenutku moguće sačuvati i u formatu PDF. Nakon isteka roka, online obrasci će biti zatvoreni za unos podataka.

Klikom na poveznicu za obrasce došli ste na glavnu stranicu Opportunities for Erasmus+ na kojoj možete prijaviti svoju projektnu ideju. Kako? Prije nego krenete s ispunjavanjem, potrebno je znati u kojem području želite prijaviti projekt te u FIELD OF OPPORTUNITY (područja) klikom na See open calls odabrati područje koje želite. Ove upute vam pomažu proći kroz prijavne obrasce za Mala partnerstva (Small-scale partnerships) u tri područja: School education (oznaka KA210-SCH), Vocational education and traning (oznaka KA210-VET) i Adult education (oznaka KA210-ADU).

Prijavni obrasci se razlikuju i zato je važno odabrati ispravni prijavni obrazac za aktivnost i područje za koje želite podnijeti projektni prijedlog.
Primjer odabira prijave za Mala partnerstva za područje Strukovnog obrazovanja i osposobljavanja (KA210-VET) - odabirom tipke APPLY otvorit će vam se prijavni obrazac za područje Strukovnog obrazovanja i osposobljavnja.

Nakon što ste otvorili relevantni prijavni obrazac krenite s ispunjavanjem kroz izbornik na lijevoj strani u kojem su vidljivi svi dijelovi prijave koje je potrebno ispuniti. Određeni ispunjeni dijelovi obrasca uvjetuju otvaranje novih dijelova, a određeni segmenti automatski se popunjavaju unosom podataka u neki od prethodnih dijelova prijave. Sva polja označena crvenom zvjezdicom obavezna su za unos traženih podataka. Kada dio obrasca ispunite u cijelosti u izborniku će se pojaviti zelena kvačica. Broj znakova koje možete upisati u polja predviđena za unošenje teksta je ograničen i uvijek se prikazuje u desnom gornjem kutu polja za unos teksta.

CONTEXT

Obrazac prijave za Mala partnerstva na samom početku će vas tražiti da u rubrici Context upišete osnovne podatke poput naziva vašeg projekta, datum početka i trajanje, nacionalnu agenciju kojoj prijavljujete projekt (HR01 je oznaka Agencije za mobilnost i programe EU), jezik kojim ćete ispunjavati prijavu (hrvatski ili engleski) i VAŽNO za ovu aktivnost: odaberete paušalni iznos (Project Lump Sum) za vaš projekt koji može biti 30 ili 60 tisuća eura:

Primjer zatraženog lump sum iznosa 30 tisuća eura

PRIORITIES AND TOPICS

U sljedećem koraku bit će potrebno odabrati prioritet koji želite adresirati projektom, a ovisno o području u kojem prijavljujete vašu ideju. U Vodiču kroz program Erasmus+ navedeni su horizontalni prioriteti koji se odnose na sva područja (str. 165), ali i dodatni sektorski prioriteti relevanti za pojedinačno područje (str. 166). Kako bi ih se moglo uzeti u obzir za financiranje, mala partnerstva moraju biti usmjerena na barem jedan horizontalni prioritet i/ili barem jedan prioritet iz relevantnog područja . Ako je relevantno, možete odabrati i do dva dodatna prioriteta prema ciljevima vašeg projekta, a trebate odabrati i do tri teme kojima se bavi vaš projekt:

Prioriteti i teme su odabrani nasumično kao primjeri iz različitih područja (nikako nisu relevantni samo za jedno područje)

PROJECT DESCRIPTION

Projekt malog partnerstva sastoji se od četiri faze koje započinju čak i prije nego što se projektni prijedlog odabere za financiranje: planiranja, pripreme, provedbe i pratećih mjera. Organizacije sudionice i sudionici uključeni u aktivnosti trebali bi aktivno sudjelovati u svim tim fazama i na taj način poboljšati svoje iskustvo učenja.

Kada ste odabrali prioritete, možete krenuti u detaljniju razradu vaše projektne ideje u dijelu Project description. Projekt je potrebno dobro opisati kako bi ocjenjivači dobili preciznu sliku postavljenih ciljeva i željenih rezultata. Kako biste to postigli, odgovorite jasno i detaljno na sljedeća pitanja: koji su konkretni ciljevi koje biste željeli postići te ishodi ili rezultati koje biste željeli ostvariti? Ciljevi trebaju biti realno postavljeni i odnositi se na potrebe i ciljeve organizacija sudionica te njihovih ciljnih skupina. VAŽNO: Broj ciljeva ne pridonosi kvaliteti projekta, važnije je odabrati manji broj ostvarivih ciljeva koji su povezani s temom projekta. Opišite kako su oni povezani s prioritetima koje ste prethodno odabrali (objasnite prethodno odabrane prioritete na način da svaki odabrani prioritet mora imati jasnu povezanost s ciljevima, temom i aktivnostima vašeg prijedloga). Objasnite motivaciju za provedbu projekta i zašto ga je potrebno financirati? Također, u ovom dijelu potrebno je opisati potrebe ciljane skupine za provedbom ovog projekta (potrebno je prije provedbe utvrditi te potrebe kroz npr. analizu potreba, dokumente ili istraživanja) te zašto je potrebno projekt provesti s partnerima iz drugih zemalja kako bi se ostvarili postavljeni ciljevi? Napominjemo kako su sva polja označena ovim * znakom obaveznog unosa teksta jer će u suprotnom sustav označiti prijavu kao nepravilno ispunjenu i nećete je moći predati (submit).

PARTICIPATING ORGANISATIONS

Sljedeći korak vas vodi prema unosu i opisu organizacija koje će sudjelovati u projektu. Mala partnerstva zahtijevaju sudjelovanje minimalno dvije organizacije iz dvije različite programske zemlje, no, sustav dopušta unos i većeg broja organizacija (Add partner organisation). Ne postoji najveći dopušteni broj organizacija koje sudjeluju u jednom partnerstvu. Upisom OID broja sustav automatski upisuje unesene podatke iz Sustava za registraciju organizacija. Za svaku partnersku organizaciju potrebno je unijeti njen OID kako bi sustav učitao osnovne informacije, a vi (ili osoba kojoj ste dodijelili ovlasti kroz sustav) dalje unosili detaljnije podatke.

Klikom na zeleno označeno polje otvaraju se podrubrike za detaljnije opise organizacija. Ovisno o prioritetu i ciljevima projekta u Mala partnerstva trebalo bi uključiti najprikladnije i najraznolikije partnere kako bi se iskoristila njihova različita iskustva, profili i posebno stručno znanje.

Klikom na žutom strelicom označen dio otvorit će vam se podkategorije u kojima će biti potrebno detaljnije opisati organizacije koje sudjeluju u projektu. Potrebno je opisati vaše kapacitete (koje su glavne aktivnosti organizacije, tip organizacije, broj zaposlenih, broj članova i njihova stručnost (opišite), ciljevi, misija, vizija i područje rada vaše organizacije) za provedbu Erasmus+ projekata. Koja je stručnost organizacije vezano uz temu i ciljeve ovog projekta? Navedite profil i dobnu skupinu polaznika organizacije (vaša ciljna skupina ovim projektnim prijedlogom). VAŽNO: kako je i navedeno u Vodiču kroz program Erasmus+ jedan od ciljeva Malih partnerstava je "poduprijeti uključivanje ciljnih skupina s manje mogućnosti" stoga preporučamo ovdje navesti detaljne informacije ako planirate njihovo uključivanje: objasnite u koje ćete sve aktivnosti uključiti osobe s manje mogućnosti i na koji način. Organizacije bi trebale osmisliti pristupačne i uključive projektne aktivnosti uzimajući u obzir stavove sudionika s manje mogućnosti te ih uključiti u donošenje odluka tijekom cijelog procesa. Potrebno je opisati kakvu podršku ćete pružiti sudionicima s manje mogućnosti kako bi oni mogli sudjelovati pod jednakim uvjetima kao i ostali sudionici projektnih aktivnosti.

Informacije o kapacitetima partnerskih organizacija potrebno je dodatno upisati. Opise bi trebalo prilagoditi svakoj prijavi, kako bi se ukazalo na kompetencije za sudjelovanje u ideji koju prijavljujete.

ACTIVITIES

Još jedan od uvjeta Malog partnerstva je da sve aktivnosti moraju biti održane u zemljama organizacija koje sudjeluju u projektu. Potrebno je upisati informacije o svakoj planiranoj aktivnosti u cjelini (klikom na dio označen žutom strelicom - npr. mjesto održavanja, trajanje itd.), zatim odrediti vodeću organizaciju aktivnosti i po želji navesti ostale organizacije sudionice. Procijenjeni datumi početka i završetka aktivnosti mogu se mijenjati tijekom provedbe. Kada budete upisivali aktivnosti - navedite iznos sredstava koji predviđate za svaku od njih. Imajte na umu da bi ukupni iznos trebao biti jednak traženom paušalnom iznosu za projekt. Kod opisa aktivnosti vodite računa da iz opisa treba biti jasno da su one direktno povezane s postavljenim ciljevima projekta, odnosno da doprinose ostvarivanju istih. Vodite računa o opisu uključivanja osoba s manje mogućnosti. VAŽNO: Navedite dovoljno informacija o aktivnostima i proračunskom planu kako bi ocjenjivači mogli procijeniti jesu li sve aktivnosti prikladne i međusobno logički povezane.

Klikom na zelenu tipku otvaraju se podkategorije za detaljnije opise aktivnosti

BUDGET SUMMARY

U kategoriji budget sustav će vam odmah signalizirati ako kroz dio upisa aktivnosti niste dobro odredili iznose koji ukupno trebaju biti jednaki zatraženom paušalnom iznosu za projekt. Vratite se na prethodni odjeljak i unesite ispravne iznose:

Primjer prijavnog obrasca: budget nepravilno zatražen

IMPACT AND FOLLOW UP

Dio Impact and Follow up je važan segment vaše prijave. Postavite si glavno pitanje na koje trebate dati odgovor u ovom dijelu obrasca: kako ćete procijeniti i ocijeniti je li projekt kvalitetan i jesu si postavljeni ciljevi ostvareni? Odredite kriterije kojima ćete to postići. Odgovorite jasno na sljedeća pitanja: Kako će sudjelovanje u ovom projektu dugoročno pridonijeti razvoju organizacija sudionica? Koji su mi planovi za nastavak korištenja rezultata projekta ili za nastavak provođenja nekih aktivnosti i nakon završetka projekta? Opišite planove za dijeljenje postignutih rezultata u svojim lokalnim zajednicama, ali i široj javnosti – jasno navedite glavne ciljane skupine s kojima ćete dijeliti postignute rezultate. Jednako tako, navedite kako ćete ih objaviti te ako postoje i druge organizacije ili skupine koje će imati koristi od postignutih rezultata – svakako ih navedite.

Dodatno opišite koji su očekivani pozitivni učinci na sudionike i organizacije sudionice te na širu zajednicu, kako ćete evaluirati rezultate projekta i navedite konkretne i učinkovite korake za objavljivanje rezultata projekta unutar organizacija prijaviteljica, dijeljenje rezultata s drugim organizacijama i javnošću i za informiranje javnosti o tome da je projekt financiran sredstvima Europske unije.

PROJECT SUMMARY

Project summary je posljednji dio online obrasca u koji trebate unositi tekst. Ovdje je posebno važno istaknuti da će vas sustav zatražiti, ako obrazac ispunjavate na hrvatskom ili nekom drugom službenom jeziku EU, da sažetak napišete i na engleskom jeziku te će on biti javno dostupan na Diseminacijskoj platformi ako vaš projekt bude financiran. Važno je stoga potruditi se oko kvalitetnog sažetka na engleskom jeziku.

ANNEXES

Za kraj, kako bi vaša prijava bila formalno prihvatljiva obavezno pravilno ispunite i priložite dva dokumenta: Deklaraciju časti i Mandatna pisma. Prvo preuzmite (klikom na ikonu Download Declaration On Honour), a zatim pravilno ispunite (zakonski zastupnik u mandatu potpisuje, pečatira i upisuje datum i mjesto potpisa) Deklaraciju časti koju zatim skeniranu ponovno priložite u online sustav (klikom na ikonu Add Declaration on Honour).

Prijavni obrazac: Deklaracija časti

Na isti način preuzmite, a zatim pravilno ispunite sa svakom partnerskom organizacijom (zakonski zastupnici u mandatu potpisuju, pečatiraju i upisuju datum i mjesto potpisa) Mandanta pisma koje potom skenirane ponovno priložite u online sustav.

Prijavni obrazac: Mandatna pisma

CHECKLIST

Kada ste još jednom prošli kroz cijeli obrazac odnosno prijavu, sigurni ste da ste sve unijeli kako ste željeli, a sve kategorije (s lijeve strane) su označene zelenom kvačicom, označite kvačicom sve tri kućice u Checklist kategoriji i tada možete stisnuti submit te predati vašu prijavu. NO, u slučaju crvenih kvačica (kao na slici) potrebno je vratiti se na nepravilno ispunjenu kategoriju i provjeriti jeste li unijeli sve potrebne podatke. Provjerite jesu li sve kvačice zelene i nakon toga možete stisnuti submit te je vaša projektna prijava predana u sustav. Podsjećamo još jednom za kraj - bilo bi dobro prijavu predati prije zadanog krajnjeg roka zbog mogućih tehničkih poteškoća.

Prijavni obrazac: pogrešno ispunjena prijava

SHARING

Obrazac također nudi mogućnost dijeljenja, kako bi pristup i/ili mogućnost unosa podataka imao veći broj osoba. Obrazac dijelite tako da kliknete na ikonu Share with a new person, unesete adresu e-pošte i definirate pristupnu razinu (čitanje, čitanje i uređivanje te čitanje, uređivanje i podnošenje prijave). Napomena: dodana osoba bi pristup trebala dobiti tek kad označite kućicu Active koja se na ekranu nalazi ispred rednog broja, datuma izmjene i adrese e-pošte.

U slučaju razlike, prednost pred informacijama iz ovih uputa imaju informacije objavljene u Vodiču.

Dodatne tehničke upute za prijavitelje

SRETNO S PRIJAVOM!