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L'APRÈS COVID Quelles actions conduire pour bien redémarrer ?

Cette période est incroyable ! Nul ne pouvait imaginer en ce début d’année que la France serait totalement confinée quelques semaines plus tard...

Ce coup d’arrêt qui, de prime abord, peut sembler n’être qu’une catastrophe, peut aussi constituer une occasion unique de se poser et de prendre un temps de réflexion sur le fonctionnement global de son entreprise ; ceci afin de sortir de cette crise avec une stratégie définie.

C’est pourquoi, nous vous proposons, en pleine humilité et au-delà des chiffres, de vous soumettre quelques axes de réflexions mais aussi des actions concrètes pour vous aider à préparer ce renouveau avec sérénité mais aussi plein de lucidité. Les thèmes choisis nous semblent majeurs mais ne sont pas exhaustifs. Nous considérons néanmoins que la gestion de la trésorerie restera le point d’attention et que les actions coordonnées de l’entreprise doivent servir ce but.

Coucher vos idées, les tester, écrire votre plan d’action pour les mois à venir peuvent être des solutions pour vous apporter la sérénité.

Nous restons à votre disposition pour échanger et vous accompagner dans une période qui demandera de l’imagination et de l’audace !

Les équipes SOREX restent partenaires pour réussir !

- Les axes de réflexion -

Bien gérer la relation « client ».

Il nous semble urgent :

  • d'entamer rapidement un dialogue avec les clients pour identifier les effets de la crise sur leurs besoins,
  • d'intervenir auprès d'eux et faire de la pédagogie pour un étalement des commandes et définir un nouveau planning de réalisation,
  • d'être attentif aux clauses contractuelles contraignantes (pénalités en cas de retard),
  • de prévoir, si besoin, une communication écrite pour rappeler que les pénalités ne peuvent pas s’appliquer dans un cas de force majeure comme celui que nous connaissons,
  • de revoir le portefeuille clients et définir de nouveaux plafonds d’encours : mise à jour des bases « clients », qualifier les clients selon le niveau de risque,
  • de revoir les processus de validation des commandes selon le niveau de risque,
  • de réfléchir à des solutions différentes de facturation et/ou de paiement pour assurer l'encaissement des créances : endossement de LCR, facturation au client final,
  • le contrôle de gestion doit alerter la gouvernance sur l’évolution possible des prix de vente en fonction de l’évolution des prix d’achat des matières premières,
  • de vérifier si vos contrats commerciaux prévoient des corrections de prix en cas d’écarts majeurs.

Préserver les relations avec les fournisseurs constitue une action majeure.

Elle doit permettre, dans cette période perturbée, de sécuriser les approvisionnements de matières. L'absence de matières premières ne génère pas d'activité et donc pas de chiffre d'affaires.

Les actions concrètes doivent permettre :

  • d'établir, si besoin, un tableau de suivi extra-comptable d’achats de matières premières pour s’assurer qu’il n’y aura pas de rupture ou de limite d’approvisionnement pour certains fournisseurs,
  • d’identifier rapidement les délais d’approvisionnement, les délais de transport par fournisseur, avant le redémarrage,
  • d'engager un dialogue avec les fournisseurs stratégiques pour s’assurer qu’ils ne vont pas modifier, à court terme, les conditions commerciales (encours accordés, conditions de commande, de prix et de délais de paiement),
  • de prévoir d’agir auprès du fournisseur, ou plus encore vis-à-vis de l’assureur-crédit, pour maintenir la relation de confiance si nécessaire par une transparence sur les comptes (communication d’un tableau de bord, utiliser le PGE pour le versement d’acomptes),
  • de préparer la communication avec l’assureur-crédit quitte à prendre l’initiative de l’appel.

Nous sommes à vos côtés pour préparer cette communication.

La gestion du capital humain.

Depuis le début du confinement, vous avez pris des mesures d'urgence et pu organiser les mesures d'activité partielle et/ou de prise de congés. Nos équipes restent présentes à vos côtés pour la mise en œuvre de cette nouvelle phase.

Cette étape doit vous conduire à :

  • planifier la reprise des équipes en fonction de la charge de travail,
  • focaliser votre attention sur la planification pour anticiper les besoins de main d’œuvre sur les prochains mois,
  • réfléchir à l’opportunité d’une modulation du temps de travail sur les prochains mois (accord dérogatoire d’entreprise),
  • réfléchir à l’adéquation de la demande de chômage partiel avec la charge réelle de l'entreprise,
  • anticiper les demandes complémentaires à opérer,
  • porter une attention sur l’état psychologique des équipes à l’issue du confinement (prévenir les situations de tension),
  • informer rapidement les équipes sur la réorganisation des plannings de congés.

Le contrôle des mesures d'hygiène pour rassurer vos interlocuteurs.

L'enjeu est de donner confiance, sur ce plan, aux clients et aux équipes. Un travail préalable de recoupement des moyens matériels puis de communication sera nécessaire.

Il convient par conséquent :

  • de fixer les règles de fonctionnement interne, prévoir le matériel de protection nécessaire pour faciliter la reprise,
  • de recenser les recommandations déjà formulées par vos organisations professionnelles et syndicales pour une application directe des mesures essentielles,
  • de constituer une réserve de produits et équipements de protection,
  • de réfléchir aux aménagements des lieux de travail et aux mesures de prévention à prendre : protection des postes de travail, vestiaires, zones d’accueil des clients, des fournisseurs, réceptions, l'essayage des produits (commerce de détail),
  • de mettre à jour le Document Unique d'Évaluation des Risques professionnels et le transmettre à la médecine du travail,
  • de prévenir un possible renouvellement de la période de confinement.

Enfin et surtout, communiquer aux tiers vos règles de fonctionnement : conditions d'accueil, conditions de livraison par voie d'affichage, mail, etc...

Le pilotage de trésorerie : ce sera le nerf de la guerre !

Il convient donc de traiter rapidement les retards.

Dans certaines entités, ce travail peut être confié à une équipe restreinte voire une seule personne. Il est nécessaire que cette équipe puisse exécuter ce travail dans un délai court et donc de prévoir des plages de travail durant lesquelles elles consacreront l’intégralité de leur temps à cette tâche (blocage de plages ? Non transfert d’appels téléphoniques, télétravail, reprise anticipée ?)

Pilotez votre planning de trésorerie en travaillant plusieurs hypothèses de reprise d'activité pour éviter les situations de rupture.

Vous devez réserver du temps, dans votre emploi du temps, pour gérer votre trésorerie avec les équipes dédiées.

Limitez, dans la période à venir, l'autofinancement de vos investissements. L'investissement « long terme » doit être financé par des financements « long terme »…. et la trésorerie doit être consacrée au financement de votre BFR.

Vous devez avoir réfléchi à la mise en report d'échéances et/ou de l'activation du Prêt Garanti par l’État. PGE en lien avec BPI France.

Vos équipes administratives doivent avoir des balances auxiliaires (clients/fournisseurs) à jour pour disposer d'une information fiable. Vous devez pouvoir vous appuyer sur les balances âgées pour opérer vos suivis d'échéances.

Assurez-vous que les fonctions automatisées de vos systèmes d'informations sont correctement paramétrées (chargement des mouvements bancaires, automatisation des ERB, lettrage automatique sur les N° de pièces, etc...) pour libérer du temps administratif et se consacrer plus à l'anticipation de la trésorerie et au contrôle de gestion.

Bien revoir les bases clients/fournisseurs et notamment toutes les informations relatives aux plafonds, aux modes de paiement et délais renseignés…

Cette période doit être mise à profit pour porter un œil critique mais aussi bienveillant sur l'organisation de votre entreprise.

Certains aspects peuvent s'avérer positifs et d'autres doivent être corrigés. Ce travail d'examen doit donner lieu à un plan d'action pour les prochains mois.

Nous vous recommandons d'écrire ce plan.

Nous restons à vos côtés pour vous aider à le formaliser et le concrétiser.

  • L’organisation en place a-t-elle permis de traverser sereinement cette crise ?
  • Avons-nous observé des points positifs ou des points de faiblesse ?
  • Dresser un bilan sur les relais de management, sur la capacité des équipes à prendre les bonnes décisions, sur la qualité de la communication interne, de la remontée des informations à la direction.
  • Dresser un bilan de fonctionnement (positif/négatif) des systèmes informatiques afin d’établir un plan d’action sur les investissements à prévoir.
  • Le développement commercial est-t-il profondément affecté ? Quelles mesures pour le relancer avant le déconfinement ? Actions à prévoir auprès des prescripteurs ?
  • Prévoir des cercles de discussions pour coordonner les actions de reprise entre les différents services de l’entreprise, pour parler d’une seule voix !
  • Des opportunités de croissance peuvent se présenter. Faut-il les saisir ? Sommes-nous prêts ?
  • Quels outils de pilotage pour anticiper l'avenir de mon entreprise ?