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Klassische Projekte agiler machen Tipps für den Sofort-Einsatz

Alle reden über Agile

Agiles Projektmanagement, agile Führung, agiles Mindset. Klassisches Projektmanagement erscheint vielen Organisationen zu starr, zu umständlich, zu bürokratisch, zu angestaubt. Projekte sollen leichtgewichtiger und flexibler werden. Projektleiter wollen ihre Zeit in die Entwicklung marktfähiger Produkte investieren - und nicht in die Ausarbeitung von Projektplänen, die nach einer Woche schon wieder veraltet sind.

Man schaut oft neidisch auf die Software-Branche, wo agile Methoden längst fest etabliert sind und Projekte angeblich schneller und erfolgreicher abgeschlossen werden.

Aber funktionieren agile Methoden auch bei nicht-IT-Projekte? Bei der Entwicklung von Fahrzeug-Komponenten, im Anlagen- oder Maschinenbau, im Aufbau von Dienstleistungen, bei der Entwicklung von Medikamenten oder Herstellung von Milchprodukten?

Welcher Ansatz für welches Projekt?

Beim Blick auf die Geschichte des Projektmanagements wird schnell klar, vor welchem Hintergrund klassische, vorausplanende Methoden entstanden: Werkzeuge wie Gantt-Charts tauchten beispielsweise um 1910 auf. Damals ging es in erster Linie um Ingenieursprojekte mit hohem mechanischen Anteil. Dabei waren die Ziele bis zum Ende vordefiniert, zumindest theoretisch durchdacht und die Umsetzung von Änderungswünschen teuer. Die Erreichung des klar definierten Ziels stand unverrückbar im Mittelpunkt.

Auch heute hat die strikte Vorabplanung der klassischen Methode zweifelsfrei Ihre Berechtigung und punktet mit folgenden Vorteilen: Klassische Methoden ermöglichen eine Vorausplanung des Fertigstellungstermins und geben dem Auftraggeber damit eine gewisse Sicherheit. Das Projektteam hat eine klare Vorgabe, wie das Projekt ablaufen soll. Dadurch können die Ressourcen für die gesamte Projektdauer fest zugeteilt und die Kosten des Projektes bereits im Voraus geschätzt werden.

Unser Tipp: Klassische Projektmanagement-Herangehensweisen bieten viele Methoden für Kontrolle und Steuerung. Planen Sie ein Projekt über einen längeren Zeitraum mit dem Ziel ein bestimmtes Produkt zuverlässig zu liefern, eignet sich klassisches Projektmanagement sehr gut. Typische Beispiele sind Bau-, Anlagenbau- oder Pharmaprojekte.

Bereits in den 90er Jahren war man mit den steifen und unflexiblen Prozessen in der Produkt-Entwicklung unzufrieden. Sehr hohe Innovationsgeschwindigkeiten forderten schnellere Produktzyklen. Agiles Projektmanagement wird geboren, auch wenn es noch nicht so genannt wurde. In vielen Branchen sind Kunden heute nicht mehr in der Lage eigene Anforderungen langfristig zu definieren, sondern reagieren nur noch auf die Präsentation neuer technischer Möglichkeiten und Produkte. Dies trifft selbst für als langlebig eingeschätzte Produkte wie Automobile oder Flugzeuge zu.

Unser Tipp: Agiles Projektmanagement eignet sich für Projekte, die aufgrund der Komplexität, der hohen Dynamik von Veränderungen der Anforderungen, Technologien, Marktbedingungen und des Umfeldes, nicht mehr durchgängig planbar sind, die nur ein vages Bild der Anforderungen haben oder die schnell Ergebnisse liefern müssen, z.B. weil es der Markt verlangt. Agiles Projektmanagement kommt zumindest in Ansätzen in vielen Branchen im Einsatz.

Spannend ist die Tatsache, dass nicht nur Ideen der agilen Vorgehensweisen wie z.B. Time Boxing Einzug in klassisches Projektmanagement finden, es kommen auch klassische Elemente im agilen Projektmanagement zum Einsatz. Denn es setzt sich die Auffassung durch, dass auch agil geführte Projekte einen festen Handlungsrahmen benötigen. Typische klassische Elemente wie Risikomanagement und Qualitätsmanagement sind inzwischen wesentliche Bestandteile von agilem Projektmanagement geworden.

Also: Warum strikt nach klassisch und agil unterscheiden? Kombinieren Sie die Vorteile aller Methoden miteinander und wählen Sie den entsprechend zielführenden Ansatz für das jeweilige (Teil-) Projekt. Es lohnt sich!

Unser Tipp: Hybrides Projektmanagement ist sehr oft die beste Lösung für Forschungs- und Entwicklungsprojekte in der Automobilbranche und im Maschinenbau, aber auch bei Change-Projekten in Organisationsentwicklungen oder bei der Entwicklung und Umsetzung von Vertriebs- und Marketingprogrammen.

Die Kombination von klassischen und agilen Methoden ist auch bei größeren Projekten mit mehreren Teilprojekten interessant. Für jedes Teilprojekt wird invidiuduell entschieden, ob es klassisch oder agil umgesetzt wird. So können Sie Teilprojekte und Aufgaben entsprechend ihrer Bedürfnisse steuern und die Effizienz des Projektes erhöhen. In größeren Projekten können die Mechanik-Komponenten klassisch und die Entwicklung von Bedienungselementen agil umgesetzt werden.

Auch eine wirkungsvolle Lösung: Kombinieren Sie agile und klassische Projektphasen: Steuern Sie ein Projekt in den ersten Phasen des Projektes, wenn das Entwicklungsziel noch unscharf ist, mit agilem Projektmanagement. Stellen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt, wenn alle Anforderungen geklärt sind, auf traditionelles Projektmanagement um. So profitieren Sie von den Vorteilen beider Vorgehensweisen. So kann beispielsweise bei einem großen Anlagenbau-Projekt die Konzeptionsphase agil und die Bau- und Implementierungsphase agil gestaltet werden.

Sie sind unsicher welches die „richtige“ Vorgehensweise für Ihr Projekt ist? Die Stacey Matrix hilft die Komplexität zu bestimmen und bietet hier eine Entscheidungshilfe. Bei höherer Komplexität punkten agile Methoden, wenn es "nur" kompliziert ist, haben die klassischen Methoden die Nase vorn.

Einfache Methoden für mehr Agilität in klassischen Projekten

Um ein klassisches Projekt agil(er) zu machen, kann es sinnvoll sein, verschiedene Techniken einzusetzen. Hier einige Beispiele:

Mit Kanban-Boards können Sie alle Aufgaben in einem Arbeitsprozess visualisieren und sorgen so für Transparenz. Die Boards ermöglichen den Teams, einen klaren Überblick über alle anstehenden und bereits erledigten Arbeitspakete zu behalten und hilft dem Team sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

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Das Daily Standing Meeting findet an jedem Arbeitstag statt. Es dauert nicht länger als 15 Minuten (Time-Box) und dient dem Team dazu, die Tätigkeiten im Zeitraum bis zum nächsten Daily Scrum zu teilen, zu planen und mögliche Hindernisse im Team zu kommunizieren, um notwendige Aktionen möglichst sofort einzuleiten. So können Missverständnisse im Nu ausgebügelt und Details auf direktem Wege geklärt werden - das spart Zeit - und Nerven ;-)

Retrospektiven (Lessons Learned) nach jedem Statusbericht-Meeting, und nicht erst am Ende: Typischerweise findet der Lessons Learned Workshop am Ende eines Projekts oder er fällt aus Zeitgründen ganz aus. Sehen Sie Retrospektiven als ein kontinuierlicher Teil der Arbeit eines Projektteams. So kann das Team den eignen Entwicklungsprozess, die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit Stakeholdern reflektieren. Basierend auf den Ursachen der identifizierten Probleme können Maßnahmen entwickelt werden, wie der laufende Entwicklungsprozess verbessert werden kann.

Verantwortung ins Teamübertragen mit agiler Führung ist eine logische Konsequenz aus der neuen Arbeitswelt. Nehmen Sie als Führungskraft nicht mehr die Rolle des einsamen Entscheiders ein. Eignen Sie sich notwendiges Know-how an, wie sie Mitarbeiter sinnvoll an Entscheidungen beteiligen sowie deren Motivation und Selbstverantwortung erhöhen können.

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Fazit

Was denn jetzt – agil oder klassisch? Entschiedene Vertreter des traditionellen und des agilen Projektmanagements können lange Diskussionen über die Frage abhalten, welche Methode die Richtige oder Bessere ist. Zum Glück wird für Projektleiter, Projektteams und Auftraggeber dieses Schwarz-Weiss-Denken immer seltener. Entscheidend ist – wie fast immer im Leben – die gesunde Balance und die innere Haltung. Dies erfordert Wissen und Können in beiden „Management Welten“ und vor allem einen agilen Geist. Daran scheitern wir nämlich viel häufiger als an der falschen Projektmanagement Methodik. Agil werden heißt auch, den Mut zu haben, Dinge in Frage zu stellen, die immer so gemacht wurden und immer wieder neue Lösungsmöglichkeiten zu suchen.

Created By
yvonne beck
Appreciate

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