Proceso de HDOº

Estatutos

ICAL

1. ¡Pilar Chavez ya no los invitara a nada de HDOo (les recuerdo este logro).

2. Existirán solo tres calendarios:

HDOº proyectos:

- Aquí se agendaran las ejecuciones.

- Será publico y cualquier persona podrá agendar citas - Todos lo podrán ver.

HDOº CRM:

- Aquí se agendaran todas las citas que ocupen a una o más personas.

- Este calendario será el medio para avisar si no se estará disponible por vacaciones, temas personas, etc. - Será publico y cualquier persona podrá agendar citas

- Todos lo podrán ver.

HDOº PR:

- Aquí se agendaran todas los talleres de HDOº - Será privado y solo el PR podrá agendar citas - Todos lo podrán ver.

3. Si una cita no existe en ICal, se da por entendido que no existe y las personas están libres.

4. Cada persona es responsable de mantener el ICAL actualizado, aceptar las citas y revisar la disponibilidad de las personas. SI ALGUIEN NO ACEPTA LA CITA SE DA POR ENTENDIDO QUE ESTÁ LIBRE.

5. Las citas TBD solo se tomarán como referente, si no están confirmadas, cualquier persona podrá disponer del tiempo de la persona agendada.

6. Cualquier conflicto con personas citadas en diferentes lugares el mismo día lo tendrá que resolver cada célula, de no ser posible comunicarse con el área de proyectos o la Business Development Officer.

SURVEYMONKEY:

1. Solo el área digital y de innovación tendrá acceso al Surveymonkey.

2. En caso de que se necesité una encuesta existente: la persona solicitará al área digital el link de la encuesta que necesita y mandará a digital una lista con las personas que deberán de responder.

3. En caso de que se necesité crear una nueva encuesta: la persona deberá de enviar un Word con las preguntas y su formato al área digital, quien tardará 24 hrs en cargar el cuestionario, además de una lista con las personas que deberán de responder.

4. Digital generará un link único por c/encuesta y diseñará una invitación (de ser necesario).

5. Los estrategas monitorearan con el cliente si ya contestaron la encuesta y revisaran con digital si las personas de la lista ya respondieron.

6. Digital será responsable de procesar los resultados y enviarlos a diseño. En el caso del “Culture Id” los resultados se enviaran al área de consultoría para generen la formula de la cultura. Consultoría enviara los resultados a digital.

7. Diseño será responsable de generar las manteletas de resultados y enviar a digital.

8. Digital enviará los resultados a los clientes, a través del Dr. Do, con copia al estratega. 9. El proceso se ajustará en el momento que se automaticen las encuestas.

10. Cualquier pregunta ir con el área digital o de proyectos.

DROPBOX:

1. Solo el área digital y de proyectos tendrá pleno acceso al Dropbox.

2. Los archivos en la carpeta de proyectos se guardarán con el siguiente formato: - Proyectos > Empresa > año > clave de oportunidad > las siguientes carpetas:

- Carpeta “$”: todos los archivos de cotizaciones que se realizaron en el proyecto.

- Carpeta “propuesta”: todos los archivos que se presentaron como propuesta durante el proyecto.

- Carpeta “ejecución”: todos los archivos que se utilizaron para ejecutar la propuesta durante el proyecto.

3. Todos los archivos deberán guardarse con el nombre final y/o clave asignada.

4. En las CARPETAS “PR, PRODUCTOS Y PROYECTOS” solo se podrán guardar VERSIONES FINALES de los archivos que se desarrollen en la firma, las diferentes versiones se guardarán en las computadoras o discos duros.

5. Se tendrán 5 usuarios de Dropbox con contraseñas diferentes:

- MAESTRO: No tiene restricciones.

- Estrategas / Consultores / Creativos / Digital: con restricciones.

- Cada área será responsable de su usuario y no podrá compartir su contraseña, en caso de que se borren archivos será responsabilidad del área.

6. Cada responsable de área/persona será responsable de mantener su carpeta de Dropbox actualizada día a día El área de proyectos revisara constantemente que así sea.

7. Cada responsable de área/persona será responsable de que su espació en Dropbox esté ordenado y sin archivos duplicados.

8. El área digital o la de proyectos tendrá la libertad de borrar archivos duplicados, que no sean versiones finales o sin nombre final/clave.

9. Cualquier pregunta ir con el área digital o de proyectos.

PROYECTOS:

1. Cada comercial será responsable de enamorar a la gente de su oportunidad, con un mini brief que contenga:

  • Cliente.
  • Empresa.
  • Datos de contacto.
  • Tipo de proyecto.
  • Tiempo de entrega.
  • Objetivo.

2. Los estrategas deberán de utilizar el formato de brief,. - El archivo lo podrán encontrar en la siguiente ruta de Dropbox:

Dropbox > HDOº > 3. Comercial > Formato de Brief

3. Las oportunidades se generarán con las siguientes nomenclaturas:

- Proyectos de HDO: H17-0001M(si es de Monterrey)-“NOMENCLATURA” | “EMPRESA” | “PROYECTO”

- Nomenclatura de procedencia:

MA - Mail, CHAT PROYECTOS

PA - Proactividad

PR - Relaciones públicas

RS - Redes sociales

TE - Teléfono, CHAT PROYECTOS

TT - Tawk to, CHAT PROYECTOS

4. Todas las oportunidades deberán de tener un valor económico estimado en Pipedrive.

5. Es obligatorio para todos seguir el proceso con roles y funciones en su totalidad. - El archivo lo podrán encontrar en la siguiente ruta de Dropbox:

Dropbox > HDOº > 0.1 Roles y funciones HDOº 2017

6. Se debe de realizar la encuesta de cierre de célula y enviar la encuesta de satisfacción al cliente, de lo contrario no se pagar las comisiones del proyecto.

7. Cualquier pregunta ir con el área de proyectos.

Credits:

Created with images by Shht! - "ical mac os x leopard" • Kinologik - "Dropbox Logo"

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