Loading

System Awizacji Transportu prezentacja rozwiązania firmy SoftwareStudio Sp. z o.o.

O wdrożeniu systemu awizacyjnego warto pomyśleć w momencie wzmożonej ilości operacji związanej z dostawami i odbiorami z magazynów. Ponadto używanie systemu pozwala na przeniesienie części pracy związanej z awizowaniem na podwykonawców (przewoźników).

System awizacyjny zapewnia posiadanie jednego miejsca, w którym wszyscy zainteresowani mają wgląd do stanu dostaw i wysyłek – na najbliższą przyszłość i historycznych zdarzeń.

Zastosowanie programu awizacyjnego przez przedsiębiorstwa zapewnienia lepszą obsługę kontrahentów i firm transportowych oraz kierowców.

Program przyczynia się do ograniczania wąskich gardeł związanych z rozładunkiem i załadunkiem towarów.

Studio VSS to system informatyczny do zarządzania procesami logistycznymi związanymi z harmonogramowaniem transportów i wizyt oraz ruchu na terenie zakładu.

System rejestruje awizacje, wizyty, kontroluje czas i przebieg oraz koordynuje dostęp do zdefiniowanych zasobów (doków, bram i wag).

Awizacja transportów przez stronę www lub telefon komórkowy z systemem Android.

Wielojęzyczna platforma

Dostęp do programu mają użytkownicy w swoim języku.

Definiowanie okien czasowych i obliczanie czasów na podstawie ilości palet w dostawie.

Kontrola i weryfikacja awizacji przez dział logistyki.

Powiadomienia o zmianie terminów przez mail lub SMS kontrahenta, firmę transportową lub bezpośrednio kierowcę.

Kalendarze oraz oś czasu. Blokowanie okienek czasowych, odwołanie lub zmiana terminu.

Weryfikacja transportu na bramie, gdzie prowadzona jest ewidencja i kontrola pojazdów (wjazd – wyjazd) wraz z możliwością ważenia auta.

Dostęp do bieżących transportów bezpośrednio w magazynie.

Ewidencja dostaw nieawizowanych np. firmy kurierskie.

Pełna historia + dokumentacja fotograficzna.

Obsługa wielu oddziałów (zakładów), bram na wspólnej bazie danych.

Możliwość integracji z system ERP np. SAP, systemem WMS itp.

Wersje wielojęzyczne dla kierowców.

Dodawanie awizacji transportu

Przeglądanie awizacji

Wysyłanie powiadomień SMS

Do przewoźnika lub kierowcy system wysyła powiadomienia o ważnych zmianach w awizacji. Ponadto pracownik ma możliwość ad hoc wysłać z systemu wiadomość.

Wysłane wiadomości są zapisane w archiwum, możemy więc szybko i łatwo sprawdzić historię wysłanych komunikatów.

Wysyłanie powiadomień e-mail

System w określonych zdarzeniach może wysyłać powiadomienia do dostawców lub przewoźników.

Ponadto pracownik może bezpośrednio z platformy awizacyjnej wysłać taką wiadomość.

Wszystkie wiadomości trafiają do archiwum wysłanych powiaodmień.

Podpis na tablecie

Przy dokumencie mamy możliwość umieszczania podpisu w formie obrazka. Podpisem możemy potwierdzać dostawy lub dowolny inny dokument. Podpis realizuje magazyn lub ochrona za pomocą tabletu lub w samoobsługowym kiosku.

Baza zdjęć

W programie możemy przechowywać zdjęcia tablic rejestracyjnych aut.

Ponadto do każdej awizacji możemy dodawać dowolną liczbę zdjęć dokumentujących stan dostawy, zapakowania. Stanowić to może podstawę składania reklamacji.

Ponadto program posiada wyszukiwarkę bazy ze zdjęciami.

Cechy dodatkowe i parametry dostawy

W systemie VSS.net mamy możliwość ewidencjonowania wielu dodatkowych cech i parametrów. Są to:

  • szczegółowe dane kierowcy, w tym język komunikacji;
  • obsługa dostaw przez rolę agencja celna;
  • mierzenie temperatury kierowcy;
  • ewidencja opakowań, palet pustych, wymiana palet;

Przepustki

Ochrona obiektu za pomocą systemu może wygenerować elektroniczną przepustkę. Dokument wyposażony w unikalny kod QR może być skanowany w kolejnych miejscach obiektu (magazyn, biuro, kontrola jakości, agencja celna itp). A na samym końcu stanowi pozwolenie na opuszczenie obiektu.

Przepustka może być drukowana na małej drukarce i papierze samoprzylepnym (do umieszczania na dokumentach dostawy) lub elektronicznie wysłana na telefon kierowcy.

Samodzielna rejestracja w kiosku

W czasie pandemii popularne staje się eliminowanie zbędnych kontaktów międzyludzkich. Ograniczenie kontaktu ochrony z kierowcą można osiągnąć poprzez wdrożenie tzw kiosków. Gdzie ma dotykowym monitorze kierowca może potwierdzić swoje przybycie.

Wykorzystać można także skaner kodów QR awizacji / przepustki.

Obsługa kiosku jest wielojęzyczna.

Rola dla dostawcy

Część użytkowników może mieć dostęp dla roli DOSTAWCA, gdzie po zalogowaniu mają dostęp do opcji przeglądania swoich awizacji, historii oraz mogą rezerwować okna czasowe.

Rola spedytor - przewoźnik

Każdy przewoźnik może mieć dostęp do platformy. Po zalogowaniu może przeglądać swoje awizacje.

Rola Brama i ochrona

W procesie awizacji ważną rolę ogrywa funkcja ochrony obiektu tzw. brama wjazdowa. Pracownicy ochrony przy bramie rejestrują fakt przybycia transportu do zakładu.

Ponadto w tej roli możemy rejestrować

  • wjazdy nieawizowane (np. służby techniczne, goście);
  • wystawiać przepustki dla osób wchodzących na teren obiektu;
  • prowadzić księgę gości;
  • obsługiwać szlaban;
  • mierzyć temperaturę;
  • wykonać zdjęcia pojazdów, tablic rejestracyjnych;
  • przyjmować podpis kierowcy;
  • skanować dokumenty awizacji, dostawy;

Rola dla agencji celnej

Możliwość korzystania z roli dla agencji celnej, gdy jej pracownicy znajdują się na terenie obiektu. Dostawa oznaczona jako obsługa przez agencję celną nie może być przyjęta przez magazyn do czasu wyrażenia zgody w systemie na rozładunek.

Rola magazyn, rampy

Ostatnią standardową rolą w systemie awizacyjny jest rola pracowników magazynu.

Na podstawie skanu przepustki lub awizacji (kod QR z wydruku lub telefonu komórkowego) magazynier wie jaką dostawę obsługuje.

System nalicza czas podstawienia auta pod rampę, rozpoczęcie rozładunku, czas zakończenia. Zebrane dane służą do generowania szczegółowych raportów.

Tablet

Pracownicy magazynu i ochrony mogą korzystać z mobilnej wersji za pomocą tabletu.

Komunikacja wewnętrzna i powiadomienia

Użytkownicy platformy mogą wysyłać i otrzymywać powiadomienia. Program przechowuje historię wymiany informacji, pozwala odpowiedzieć nadawcy na komunikat.

Komunikaty mogą być wysyłane indywidualnie lub do poszczególnych grup użytkowników.

Cechy systemu

Planowanie załadunku i rozładunku, ruchome okna czasowe - zależnie od rodzaju pojazdu i ilości towaru.

Awizacje wprowadzane przez pracowników firmy, klienta, przewoźnika, lub kierowcę.

Strona www dla klienta i przewoźnika pozwala na awizowanie, przeglądanie dostępnych terminów w kalendarzach tylko swoich awizacji - bieżących oraz historycznych.

Przypisania do awizacji załączników, zdjęć, korespondencji mailowej i innych dokumentów.

Powiadomienia kontrahentów i przewoźników za pomocą wiadomości e-mail o zmianie terminu awizacji lub opóźnieniach.

Powiadomienia SMS do kierowców np. "Podstaw się na bramę ..."

System YMS

Rola Spedycja - dodawanie, edycja i anulowanie awizacji, podgląd statusu przewoźników, dodanie załączników do awizacji, praca na kalendarzach, wysyłka powiadomienia e-mail, wysyłka SMS z danymi awizacji do kierowców.

Rola kontrahent (klient lub przewoźnik) - dodanie załączników do awizacji, awizowanie, podgląd i edycja własnych awizacji, wysyłka powiadomień e-mail, wysyłka SMS z danymi awizacji do kierowców.

Rola Brama i ochrona obiektu - podgląd awizacji na dany dzień, awizacje adhoc, wydruk przepustki.

Rola magazyn - przeglądanie awizacji na bieżący dzień, przydzielanie ramp (doków), potwierdzenia podstawienia auta, zwalnianie bram.

Raporty i analizy

Raportowane i mierzenie czasów. Rejestracja czasów: wjazdu na teren zakładu; podstawienia pod rampę; rozpoczęcia i zakończenia odprawy celnej, wyjazd z zakładu.

Raporty: awizacja a rzeczywiste podstawienie aut; czas trwania odpraw celnych; czas obsługi (załadunek/rozładunek); zakończenie i opuszczenie zakładu.

Zobacz przykładowe zrzuty ekranów

galeria systemu VSS.net

Raporty i analizy

Na podstawie zapisanych informacji ochrona obiektów ma na bieżąco informację kto, kiedy i jak długo przebywał na określonym terenie, a w sytuacjach kryzysowych mamy kontrolę i wiedzę kto w danym momencie znajduje na terenie zakładu.

Awizacje przez telefon

Za pomocą aplikacji zainstalowanej na telefonie z systemem Android firma transportowa lub kierowca może zgłosić awizację lub sprawdzić i zmienić jej status. Dane dotyczące awizacji są przekazywane i dostępne OnLine, w czasie rzeczywistym przez całą dobę.

Przewoźnik i/lub kierowca otrzymują powiadomienie w przypadku odrzucenia (odmowa, brak akceptacji) oraz w sytuacji zmiany terminu przez dział logistyki zaawizowanego terminu. Powiadomienia mogą być wysyłane wiadomością email lub SMS.

Planowanie wizyt (awizacja) wspomaga optymalizację wykorzystania posiadanej infrastruktury (bram i doków) wraz z personelem. Na podstawie zapisanych informacji dział logistyki lub transportu uzyskuje narzędzia analityczne za pomocą których, można przeprowadzać oceny firm transportowych związanych z terminowością, a także monitorować czasy za i rozładunków przez magazyn.

SoftwareStudio Sp. z o.o.

62-069 Dąbrowa k. Poznania, ul. Innowatorów 8

mail: kontakt@softwarestudio.com.pl

telefon +48 533 32 26 26