Plenaire sessie
Bij de start van een plenaire sessie nodigen we de gasten gefaseerd uit om plaats te nemen in de zaal. Zo blijft rijvorming minimaal en kunnen we voldoende afstand bewaren. Eenmaal in de zaal staat ons team klaar om gasten via een éénrichtingsroute naar de juiste stoel te wijzen. Ook hier staan de stoelen uiteraard 1,5 meter uit elkaar. Attendeer je gasten aan het einde van de plenaire sessie op het met afstand van elkaar verlaten van de zaal.
Subsessies
Uiteraard zorgen wij ook hier voor een opstelling met 1,5 meter per stoel. Bij elke subruimte hangt een bordje met het maximaal aantal gasten per ruimte. We rekenen hierbij ook op de verantwoordelijkheid van onze gasten. Wanneer mogelijk wordt er in de subruimtes gebruik gemaakt van éénrichtingsverkeer. Hierdoor hoeven gasten elkaar niet te passeren bij het in- en uitlopen van de subsessies. In de subruimtes waar éénrichtingsverkeer bij het in- en uitlopen van de subsessies niet mogelijk is, wordt er rekening gehouden met de wisselmomenten, zodat gasten niet allemaal tegelijk de subsessie verlaten.
Programma
Elk event is uniek, het programma dus ook. We denken graag vanaf het begin met je mee en houden ervan uitgedaagd te worden om unieke ervaringen te creëren. Een impactvol evenement op maat, daar gaan we samen voor. Eén voorbeeldprogramma op basis van de veiligheidsrichtlijnen kunnen we daarom niet geven, maar we hebben wel tips die je kan meenemen in het samenstellen van het programma.
- Verruim de inlooptijd van je evenement tot 45-60 minuten. Hierdoor hebben gasten voldoende tijd om verspreid binnen te komen en zich comfortabel te maken in de cateringruimte.
- Wij adviseren om de plenaire- en subsessies gelijktijdig te starten en eindigen, zo vindt verplaatsing op vaste tijden en zo min mogelijk plaats.
- Verwacht je meer gasten dan de maximale capaciteit van de ruimtes? Wij raden aan het evenement over extra ruimtes, dagdelen of dagen te verspreiden. Houd het programma compact om gasten zo effectief mogelijk te rouleren.
- Probeer in het programma zo min mogelijk wisselmomenten te plannen. Laat bijvoorbeeld sprekers van ruimte wisselen in plaats van gasten.
- Laat wisselmomenten zoveel mogelijk aansluiten op cateringmomenten, zodat gasten voldoende tijd en ruimte hebben om zich te verspreiden.
- Gebruik je meerdere ruimtes? Wijs gasten een vaste cateringruimte en plenaire zaal toe.
- Verplaatsingen beperk je ook door de opening in andere ruimtes uit te zenden via een livestream.
- Een livestream biedt de mogelijkheid om meer gasten te laten deelnemen aan sessies. Je accountmanager staat voor je klaar om mogelijkheden te bespreken.
- Het is belangrijk dat de invulling van het programma goed wordt besproken met de accountmanager, zodat we de verwachtingen goed kunnen afstemmen met de uitvoering van het evenement.
Einde evenement
Aan het einde van het evenement zal het team van DeFabrique nogmaals klaar staan om gasten te attenderen op het bewaren van afstand. De hele dag is het uitgangspunt dat gasten met een fijn gevoel naar huis gaan en hebben genoten van het evenement. DeFabrique is een veilig en verantwoorde omgeving om een evenement in te beleven.