Prozesse intelligent digitalisieren – für mehr Freiraum für die Kundenbindung Von Michael Ertel

Straffer, schneller, kosteneffizienter: Die Erwartungen in den Chefetagen an die Digitalisierung sind hoch. Prozesse sollen optimiert, Abläufe transparenter und Workflows smarter werden. Was attraktiv und einfach klingt, muss in der Praxis hart erarbeitet werden. Denn vorgefertigte digitale Standardlösungen passen meist nur bedingt zu den individuellen Prozessen in den Unternehmen. Mühe und Investitionen stecken in den spezifischen Adaptionen. Doch wer diese umsetzt, kann von der Digitalisierung erheblich profitieren.

Steffen Tropitzsch ist Juniorchef des Marktredwitzer Unternehmens „Cmf“. Er verkörpert die Managementkultur einer Generation, die als Digital Natives mit den Entwicklungen der IT aufgewachsen, ja geradezu sozialisiert worden ist. Seit 2006 steht er seinem Vater Oskar Tropitzsch bei der Leitung der Geschäfte zur Seite – und führt ein Unternehmen, dessen Wurzeln bis in das 18. Jahrhundert reichen.

Die frühere, 1788 gegründete „Chemische“, wie die Chemiefabrik früher von den Marktredwitzern genannt wurde, existiert heute noch als Handelsunternehmen. In der Historie beruft man sich zwar auf die Gründung als erste chemische Produktionsstätte in Deutschland und geht als Firma, die chemische Substanzen entwickelt und hergestellt hat, rückblickend durch zwei Jahrhunderte. Aber seit 1985 firmiert das Unternehmen als Oskar Tropitzsch GmbH – ohne Fabrik und eigene Herstellung.

Hochkomplexe Workflows

„Mein Vater war einer der beiden letzten Vorstände der früheren Chemischen Fabrik“, erzählt Steffen Tropitzsch. Nach der Schließung des großen, den Industriestandort Marktredwitz prägenden Werkes übernimmt Oskar Tropitzsch „Goodwill und Know-how“ der traditionsreichen Firma und baut einen weltweiten Handel mit chemischen und biotechnischen Substanzen auf. Doch die Abwicklung der Geschäfte ist hochkomplex. Hinter jedem Kundenauftrag aus der Chemie- und Pharmabranche verbirgt sich, von einer Masse an gesetzlichen Vorgaben und Sicherheitsbestimmungen dominiert, ein penibel zu dokumentierender Workflow. Und diesen hat Steffen Tropitzsch nun erfolgreich digitalisiert.

Die Digitalisierung macht Prozesse transparenter: Dass dies für die Oskar Tropitzsch GmbH von größter Bedeutung ist, macht ein Blick auf das Geschäftsfeld deutlich. „Wir handeln mit hochsensiblen Substanzen und kaufen diese im Auftrag unserer Kunden über ein weltweites Netzwerk ein“, erklärt Steffen Tropitzsch. „Das ist mehr als ein einfaches Handelsgeschäft mit Ware von der Stange.“ Denn: Seine Firma sei ein Dienstleister, der sich an der Schnittstelle zwischen den Kunden aus der Pharma- und Chemieindustrie einerseits und den Herstellern der Substanzen andererseits befinde. „Unsere Kunden sagen uns, was sie brauchen – und wir besorgen es über unser Lieferanten- und Herstellernetzwerk.“

Was den Geschäftsprozess so aufwändig macht? „Die große Transparenz in der Chemie- und Pharmabranche“, so Steffen Tropitzsch. Die Anforderungen an die gleichbleibende Qualität der Substanzen seien sehr hoch, belegt durch eine Vielzahl an Bestimmungen und Sicherheitsrichtlinien. „Bei unseren kaufmännischen Transaktionen unterliegen wir einer strengen Dokumentationspflicht aller einzelnen Schritte.“

Zur lückenlosen Dokumentation verpflichtet

So haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Tagesgeschäft eine Flut an Dokumenten zu bewältigen. Begibt man sich im Auftrag des Kunden auf die Suche nach einer benötigten Substanz, fordert man von den potentiellen Herstellern bereits Analysen und Nachweise ein. Müssen gewisse Stoffe speziell nach Kundenanforderung entwickelt werden, fallen von der Testphase bis hin zum fertigen, für den Kunden verwendbaren Produkt viele weitere Papiere an. Steffen Tropitzsch: „Im Laufe eines Auftrages kann dies hundertfache Ausmaße annehmen.“

Die Digitalisierung macht Prozesse transparenter

In der Scharnierfunktion zwischen den Kunden und den Herstellern sind viele Abstimmungsprozesse notwendig. Und alle wichtigen, zwischen den Partnern ausgetauschten Informationen laufen über die Oskar Tropitzsch GmbH. „Bei uns ist deshalb Sorgfalt und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge das oberste Gebot. Nur so können wir für die Sicherheit unserer Prozesse sorgen.“ Doch das kostet Zeit – und der bürokratische Aufwand ist enorm. Zeit für Digitalisierung.

„Wir haben über einen längeren Zeitraum unsere Prozesse analysiert und zunächst selbst überlegt, mit welchem System wir eine Digitalisierung umsetzen können“, erzählt Steffen Tropitzsch. Die erste Erkenntnis: Mit einem herkömmlichen ERP-System wird es nicht gelingen, den komplexen Workflow mit seinen vielen Schnittstellen und Zugriffen auf verschiedenste Dokumente abzubilden. Nach einer Übergangsphase – in dieser Zeit hatte man sich einer selbstentwickelten MS-Office-Lösung bedient – holte sich Steffen Tropitzsch Profis ins Haus. Gemeinsam gestaltete man auf Basis einer existierenden Workflow-Software eine individuelle IT-Lösung, exakt angepasst an den vordefinierten Geschäftsprozess.

Zeitgewinn und höhere Prozessqualität

Das Workflow-Management kommuniziert über Schnittstellen mit anderen Programmen. So sind alle Dokumente in den verschiedensten Dateiformaten jederzeit abrufbereit und können den Aufträgen zugebucht sowie an zentraler Stelle hinterlegt werden. Mancher Zwischenschritt in der Auftragsbearbeitung fällt nun gänzlich weg, der Prozess ist deutlich gestrafft und so modifiziert, dass er – insbesondere beim dokumentationsaufwändigen Wareneingang – wesentlich schneller über die Bühne geht. „Wir haben die Digitalisierung so gestaltet, dass doppelte Arbeiten wegfallen und die Transparenz eines Geschäftsvorganges immer gegeben ist“, ist sich Steffen Tropitzsch sicher.

Der Gewinn: „Eine wesentlich höhere Prozessqualität und eine erhebliche Zeitersparnis.“ Die Mitarbeiter könnten nun wesentlich schneller agieren und sparten täglich bis zu einer Stunde Bearbeitungszeit ein. „In dieser gewonnenen Zeit haben sie nun die Möglichkeit, mit unseren Kunden zu arbeiten.“ Das heißt: Jeden Tag eine Stunde mehr pro Mitarbeiter für die direkte, telefonische Kommunikation und Detailabstimmungen. Steffen Tropitzsch’ Fazit: „Die Digitalisierung verschafft uns wichtigen Freiraum für eine noch intensivere Kundenbindung.“

Key-Facts Cfm Oskar Tropitzsch GmbH

Geschäftstätigkeit: Handel mit Produkten (Substanzen und Reagenzien) für die Analytik, Biotechnologie und pharmazeutische Industrie

Kunden: weltweit mittelständische Biotech-Unternehmen sowie namhafte Konzerne in der Pharmaindustrie wie beispielsweise Bayer, Novatis und La Roche, zudem Forschungseinrichtungen (Max-Plank-Institut, Helmholtz-Gesellschaft, ...) und Universitäten

Exportquote: 70 Prozent

Mitarbeiter: 15

Partnerunternehmen: IRIS Biotech GmbH, Startchemikalien und Reagenzien für die Life Science Forschung (Geschäftsführer Oskar Tropitzsch und Steffen Tropitzsch)

Created By
Michael Ertel
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