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Use Report zur GCB-Mitgliederversammlung 2020 Durchgeführt in der Virtual Venue von Proske

Am 29. Juni 2020 war es soweit: Das GCB German Convention Bureau e.V. lud seine Mitglieder zu einer hybriden Mitgliederversammlung ein. Neben der Präsenzveranstaltung, die in diesem Jahr im Estrel Congress Center in Berlin stattfand, konnten sich die Vertreter*innen der GCB-Mitglieder erstmalig auch für die Online-Teilnahme in der Virtual Venue von Proske entscheiden. Die Motivation hinter dieser Entscheidung fasste Matthias Schultze, Managing Director des GCB, wie folgt zusammen: „Mit der hybriden Mitgliederversammlung sind wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder im „New Now“ eingegangen. Gefragt ist nicht mehr nur eine einzige monolithische Delegate Journey, sondern das gleichzeitige Angebot von analogen, hybriden und digitalen Formaten. Wir wollten all unseren Mitgliedern die Teilnahme entsprechend ihrer persönlichen Präferenzen ermöglichen.“ Damit ging das GCB sowohl auf den wichtigen User Centric-Approach, aber auch auf die neue Normalität im Kontext einer globalen Pandemie und die dadurch beschleunigten Digitalisierungsprozesse ein. Im vorliegenden Use Report erfahren Sie mehr über die Virtual Venue von Proske und die Erfahrungen der Teilnehmer*innen bei der GCB-Mitgliederversammlung 2020. Diese wurden über einen anonymen Fragebogen sowie ergänzende qualitative Interviews im Anschluss an die Veranstaltung erhoben und ausgewertet.

Ziel: Optimale User Experience

Neben den benötigten Tools und den vom GCB gesetzten Zielen spielten vor allem die Bedürfnisse der Veranstaltungsteilnehmer*innen eine zentrale Rolle bei der Wahl und Ausgestaltung der virtuellen Veranstaltungslocation. Die virtuell teilnehmenden GCB-Mitglieder sollten ebenso wie die persönlich anwesenden Gäste eine möglichst optimale User Journey erleben. Ein wichtiger Faktor bei der Gestaltung der virtuellen Location lag daher auf einer übersichtlichen sowie intuitiven Nutzeroberfläche. Dass dies gelang und gut bei den Teilnehmer*innen ankam, zeigt sich in den Zahlen. Rund 95 Prozent der Befragten gaben an, sich gut oder sehr gut in der Virtual Venue zurechtgefunden zu haben. Ronald Kötteritzsch, Director Marketing & Sales bei der Leipziger Messe GmbH und virtueller Teilnehmer der GCB-MV 2020, fasst seine Erfahrung zusammen: „Man sieht zwar, dass es sich nicht um Reality, sondern um Virtual Reality handelt. Dennoch finde ich die grafische Realisierung hochwertig und ansprechend. Sie strahlt ein freundliches und einladendes Ambiente aus. Als jemand, der mit solchen Formaten bisher wenig Erfahrung hat, war ich zudem erstaunt darüber, wie einfach die Einwahl war. Dies hatte ich mir wesentlich komplizierter vorgestellt. Die Orientierung war ebenfalls logisch und klar – sehr nutzerfreundlich.“ Die problemfreie Einwahl in die Venue wurde von den meisten Teilnehmer*innen bestätigt, nur in einem Fall kam es trotz vorherigen Tests zu Schwierigkeiten bei der Einwahl. Grund hierfür waren mutmaßlich die Firewall-Einstellungen auf dem Endgerät sowie ein teilweise schwaches WIFI-Signal. Diese wichtige Erkenntnis bestätigt die Notwendigkeit von ausführlichen Vorab-Tests, um technische Probleme möglichst zu vermeiden und eine gelungene Veranstaltungserfahrung für alle Beteiligten zu ermöglichen.

Abstimmungsprozess im virtuellen Raum

Der Livestream und die Abstimmungstechnik bildeten zwei grundlegende Elemente für die virtuelle Teilnahme an der GCB-Mitgliederversammlung 2020. Realisiert wurden sie von externen Dienstleistern, doch im Sinne eines übersichtlichen und intuitiven Teilnahmeerlebnisses waren sie bereits in der Virtual Venue integriert. Im Livestream wurden im Verlauf der Veranstaltung sowohl das Bühnenbild als auch die Präsentationen und Abstimmungsergebnisse im Split-Screen dargestellt. Dieses Angebot wurde von rund 75 Prozent der Befragten als „gut“ bis „sehr gut“ wahrgenommen. Zwei Teilnehmer*innen gaben hingegen an, mit dem Livestream Probleme gehabt zu haben und bewerteten diesen mit „mangelhaft“. Die verbliebenen Stimmen ordneten den Livestream als „befriedigend“ ein oder enthielten sich zu dieser Frage. Die für die Mitgliederversammlung verwendete Abstimmungstechnik ermöglichte es den Stimmberechtigen, ihre Stimmen sowohl vorab als auch live abzugeben und bei Bedarf sogar zu verändern. Dieses Feature wurde nahezu durchweg positiv bewertet: Rund 90 Prozent der Befragten stuften das Feature als „gut“ bis „sehr gut“ ein und lediglich jeweils fünf Prozent nahmen das Angebot als „befriedigend“ beziehungsweise „ausreichend“ wahr. Gerade im Fall von technischen Schwierigkeiten wurde die Möglichkeit einer vorherigen Stimmabgabe als wertvoll erachtet.

Zusatzfeatures: Welcome Desk, Chat und Meeting-Räume

Neben den Kerninhalten der Mitgliederversammlung wurden den Teilnehmer*innen in der Virtual Venue zusätzliche Angebote zur Verfügung gestellt, die das Nutzererlebnis ergänzten. Bei Eintritt in die Venue wurden die Teilnehmer*innen beispielsweise an einem Welcome Desk mit einem Video empfangen. Während rund 80 Prozent dieses Feature als „gut“ oder „sehr gut“ bewertet haben, führte dies bei den restlichen Befragten nur zu einer mittelmäßigen Bewertung („befriedigend“ oder „ausreichend“). Die an den Welcome-Desk angeknüpfte Chat-Funktion wurde von rund 37 Prozent der Befragten nicht wahrgenommen oder bewusst nicht genutzt. Die Befragten, welche die Funktion nutzten, nahmen dieses allerdings überwiegend positiv wahr. Zudem konnten in der Virtual Venue auch Räume für Meetings besucht werden. Dieses Angebot wurde von fast 70 Prozent positiv aufgenommen, wohingegen rund 20 Prozent der Befragten hierin nur eine befriedigende bis ausreichende Umsetzung sahen. Die verbliebenen 10 Prozent enthielten sich zu dieser Funktion.

Fazit: Zufriedene Teilnehmer*innen, einzelne technische Herausforderungen

Wenngleich bei einzelnen Teilnehmer*innen technische Herausforderungen zu lösen waren und eine Live-Veranstaltung mit Blick auf das Networking der Gäste rein virtuell nicht in vollem Umfang ersetzt werden konnte, kam das Angebot der Virtual Venue zur GCB Mitgliederversammlung 2020 insgesamt überwiegend positiv an. So sagt Claudia Wilhelm, Senior Manager Incoming Sales bei Lufthansa: „Der optische Eindruck hat mir sehr gut gefallen – es war sehr übersichtlich und gut verständlich.“ Dieser Eindruck wird von Carola Schröder, virtuelle Teilnehmerin für das GCB-Mitglied Intercongress aus Wiesbaden, bestätigt. Sie beschreibt ihre Erfahrungen auf der GCB-Mitgliederversammlung mit den Worten „Innovativ, intuitiv und professionell.“